VirtuHire ist ein Unternehmen für Personalvermittlung und HR-Technologie, das Unternehmen dabei unterstützt, geprüfte Talente in Südafrika zu finden und zu verwalten. Das Angebot umfasst die Suche und Vorauswahl von Kandidatinnen und Kandidaten, die Koordination von Vorstellungsgesprächen, das Onboarding, die Lohnabrechnung, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sowie die laufende Personalverwaltung über ein Employer-of-Record-Modell. Durch die Verbindung von Personalbeschaffung und HR-Administration unterstützt VirtuHire Unternehmen beim Aufbau von Remote-Teams und übernimmt dabei die administrativen Aufgaben rund um die Beschäftigung und Verwaltung von Mitarbeitenden.
Teilzeit-Assistenz für persönliche Verwaltung und digitale Organisation, Südafrika Remote
Teilzeitstelle als persönliche Assistenz mit Schwerpunkt auf der Organisation persönlicher Verwaltung, digitaler Informationen und Projekte für eine vielbeschäftigte Person. Die Position umfasst den Aufbau praktischer Systeme und die Koordination internationaler Angelegenheiten in den USA, im Vereinigten Königreich und in Frankreich.
Beschreibung
- Ausstehende persönliche Verwaltungsaufgaben und Projekte prüfen, organisieren und priorisieren
- Einen strukturierten Aktionsplan zur Bearbeitung eines umfangreichen Aufgabenrückstands entwickeln
- Komplexe oder lang laufende Projekte in erreichbare Schritte unterteilen und deren Umsetzung überwachen
- Persönliche E-Mails, Posteingangsorganisation und Korrespondenz bearbeiten
- Digitale Dateien, Dokumente, Cloud-Speicher und persönliche Informationen ordnen
- Kalender, Termine, Erinnerungen und wichtige Fristen koordinieren
- Systeme für Aufgabenverwaltung und Produktivität erstellen und pflegen
- Telefonate führen und schriftliche Kontaktaufnahme im Namen der betreffenden Person verwalten
- Professionell mit Banken, Versorgungsunternehmen, Versicherern, Dienstleistern, Behörden und anderen Organisationen kommunizieren
- Administrative Angelegenheiten im Zusammenhang mit den USA, dem Vereinigten Königreich und Frankreich unterstützen
- Passwörter, Konten und sensible digitale Informationen sicher verwalten
- Bei Bedarf geeignete Lösungen und Dienstleister recherchieren
- Ungelöste Angelegenheiten proaktiv und mit minimaler Aufsicht nachverfolgen
- Moderne Produktivitäts- und KI-Tools zur Effizienzsteigerung einsetzen
- Nachhaltige Systeme aufbauen, um die persönliche Verwaltung langfristig organisiert zu halten
Anforderungen
- Mindestens 4–5 Jahre Erfahrung als persönliche Assistenz, Executive Assistant, Lifestyle-Assistent, professionelle Organisationskraft oder in einer vergleichbaren Position
- Nachgewiesene Erfahrung in der persönlichen Verwaltung und Alltagsorganisation, nicht ausschließlich in der betrieblichen Administration
- Ausgeprägte Organisations- und Projektmanagementfähigkeiten
- Sehr gute mündliche und schriftliche Englischkenntnisse
- Sicheres Führen professioneller Telefonate und Bearbeiten externer Korrespondenz
- Ausgeprägte Fähigkeiten in der digitalen Organisation
- Praktische Erfahrung mit E-Mail- und Posteingangsverwaltung, Cloud-Speichern, Kalendern und Aufgabenverwaltungssystemen
- Sicherer Umgang mit Google Workspace, Gmail, Notion, Todoist, Passwort-Managern und KI-gestützten Produktivitätstools
- Selbstständige Arbeitsweise und Fähigkeit, ohne detaillierte Anleitung Strukturen zu schaffen
- Außergewöhnliche Diskretion im Umgang mit privaten, persönlichen und möglicherweise finanziellen Informationen
- Sicherer Umgang mit internationalen Organisationen und Dienstleistern
- Verfügbarkeit für eine erhebliche Überschneidung mit der US-Ostküstenzeit
- Französischkenntnisse sind von Vorteil
- Erfahrung mit persönlicher Verwaltung im Vereinigten Königreich oder in Frankreich ist von Vorteil
- Erfahrung in einem Family Office, im Private-Client-Bereich, Concierge- oder Lifestyle-Management ist von Vorteil
- Erfahrung in der Unterstützung vielbeschäftigter Führungskräfte, Fachkräfte oder Familien ist von Vorteil
- Erfahrung darin, Menschen bei größeren Veränderungen im Leben oder in Phasen intensiver administrativer Belastung zu unterstützen, ist von Vorteil