VirtuHire je společnost působící v oblasti náboru a HR technologií, která pomáhá firmám najímat a řídit prověřené talenty v Jihoafrické republice. Její služby zahrnují vyhledávání a předvýběr kandidátů, koordinaci pracovních pohovorů, onboarding, zpracování mezd, zajištění souladu s předpisy a průběžnou personální administrativu prostřednictvím modelu formálního zaměstnavatele. Díky propojení náboru s HR operacemi podporuje VirtuHire firmy, které chtějí budovat vzdálené týmy a zároveň delegovat administrativní práci spojenou se zaměstnáváním a řízením pracovníků.
Osobní asistent na částečný úvazek — správa osobních záležitostí a digitální organizace, práce na dálku z Jihoafrické republiky
Práce osobního asistenta na částečný úvazek zaměřená na organizaci osobní administrativy, digitálních informací a projektů vytíženého profesionála. Pozice zahrnuje vytváření praktických systémů a koordinaci mezinárodních záležitostí v USA, Spojeném království a Francii.
Popis
- Posuzovat, organizovat a určovat priority nevyřízené osobní administrativy a projektů
- Vytvářet strukturovaný akční plán pro řešení rozsáhlého seznamu nahromaděných úkolů
- Rozdělovat složité nebo dlouhodobé projekty na zvládnutelné kroky a dohlížet na jejich dokončení
- Spravovat osobní e-mail, organizovat doručenou poštu a vyřizovat korespondenci
- Uspořádávat digitální soubory, dokumenty, cloudové úložiště a osobní informace
- Koordinovat kalendáře, schůzky, připomínky a důležité termíny
- Vytvářet a udržovat systémy pro řízení úkolů a produktivity
- Telefonovat a vyřizovat písemnou komunikaci jménem dané osoby
- Profesionálně komunikovat s bankami, dodavateli energií a dalších služeb, pojišťovnami, poskytovateli služeb, státními institucemi a dalšími organizacemi
- Podporovat administrativní záležitosti týkající se USA, Spojeného království a Francie
- Bezpečně spravovat hesla, účty a citlivé digitální informace
- Podle potřeby vyhledávat vhodná řešení a poskytovatele služeb
- Proaktivně sledovat nevyřešené záležitosti s minimálním dohledem
- Využívat moderní nástroje produktivity a umělé inteligence ke zvýšení efektivity
- Budovat dlouhodobě udržitelné systémy pro organizaci osobní administrativy
Požadavky
- Alespoň 4–5 let zkušeností na pozici osobního asistenta, výkonného asistenta, lifestyle asistenta, profesionálního organizátora nebo v srovnatelné roli
- Prokazatelné zkušenosti se správou osobních záležitostí nebo životní administrativy, nad rámec výhradně firemní administrativní práce
- Silné organizační schopnosti a dovednosti v oblasti řízení projektů
- Výborná mluvená i psaná angličtina
- Jistota při vedení profesionálních telefonátů a externí korespondence
- Velmi dobré schopnosti digitální organizace
- Praktická zkušenost se správou e-mailu a doručené pošty, cloudových úložišť, kalendářů a systémů řízení úkolů
- Jistota při používání Google Workspace, Gmailu, Notion, Todoist, správců hesel a nástrojů produktivity využívajících umělou inteligenci
- Schopnost pracovat samostatně a vytvářet strukturu bez podrobných pokynů
- Mimořádná diskrétnost při nakládání se soukromými, osobními a potenciálně finančními informacemi
- Ochota pracovat s mezinárodními organizacemi a poskytovateli služeb
- Dostupnost pro značný překryv s východním časem USA
- Znalost francouzštiny je výhodou
- Zkušenost se správou osobních záležitostí ve Spojeném království nebo ve Francii je výhodou
- Zkušenost s prací v family office, pro privátní klienty, v oblasti concierge služeb nebo lifestyle managementu je výhodou
- Zkušenost s podporou vytížených vedoucích pracovníků, profesionálů nebo rodin je výhodou
- Zkušenost s podporou lidí během významných životních změn nebo období intenzivní administrativní zátěže je výhodou