VirtuHire est une entreprise spécialisée dans les technologies du recrutement et des ressources humaines, qui aide les entreprises à recruter et à gérer des talents vérifiés en Afrique du Sud. Ses services couvrent la recherche et la présélection de candidats, la coordination des entretiens, l’intégration, la paie, la conformité et l’administration continue des employés grâce à un modèle d’employeur officiel. En associant recrutement et opérations RH, VirtuHire accompagne les entreprises qui souhaitent constituer des équipes à distance tout en déléguant les tâches administratives liées à l’emploi et à la gestion du personnel.
Assistant personnel à temps partiel – Administration personnelle et organisation numérique, télétravail depuis l’Afrique du Sud
Poste d’assistant personnel à temps partiel axé sur l’organisation de l’administration personnelle, des informations numériques et des projets d’un professionnel très occupé. La fonction consiste à mettre en place des systèmes pratiques et à coordonner des sujets internationaux entre les États-Unis, le Royaume-Uni et la France.
Description
- Évaluer, organiser et hiérarchiser les tâches administratives personnelles et les projets en attente
- Élaborer un plan d’action structuré pour traiter un volume important de tâches accumulées
- Diviser les projets complexes ou de longue durée en étapes réalisables et superviser leur achèvement
- Gérer les e-mails personnels, l’organisation de la boîte de réception et la correspondance
- Organiser les fichiers numériques, les documents, le stockage cloud et les informations personnelles
- Coordonner les calendriers, les rendez-vous, les rappels et les échéances importantes
- Créer et maintenir des systèmes de gestion des tâches et de productivité
- Passer des appels téléphoniques et gérer les communications écrites au nom de la personne
- Communiquer professionnellement avec les banques, les fournisseurs de services publics, les assureurs, les prestataires de services, les organismes publics et d’autres organisations
- Assurer le suivi des démarches administratives concernant les États-Unis, le Royaume-Uni et la France
- Gérer en toute sécurité les mots de passe, les comptes et les informations numériques sensibles
- Rechercher des solutions et des prestataires de services adaptés selon les besoins
- Relancer de manière proactive les sujets non résolus avec un minimum de supervision
- Utiliser des outils modernes de productivité et d’intelligence artificielle pour accroître l’efficacité
- Mettre en place des systèmes durables pour maintenir l’administration personnelle organisée au fil du temps
Exigences
- Au moins 4 à 5 ans d’expérience en tant qu’assistant personnel, assistant de direction, assistant lifestyle, organisateur professionnel ou dans un poste comparable
- Expérience avérée de la gestion de l’administration personnelle ou quotidienne, au-delà d’un travail administratif exclusivement en entreprise
- Solides compétences en organisation et en gestion de projets
- Excellent anglais parlé et écrit
- Aisance pour passer des appels professionnels et gérer la correspondance externe
- Très bonnes capacités d’organisation numérique
- Expérience pratique de la gestion des e-mails et des boîtes de réception, du stockage cloud, des calendriers et des systèmes de gestion des tâches
- Aisance avec Google Workspace, Gmail, Notion, Todoist, les gestionnaires de mots de passe et les outils de productivité reposant sur l’intelligence artificielle
- Capacité à travailler de manière autonome et à créer une structure sans directives détaillées
- Discrétion exceptionnelle dans la gestion d’informations privées, personnelles et potentiellement financières
- Aisance à travailler avec des organisations et des prestataires de services internationaux
- Disponibilité pour une plage de travail largement commune avec l’heure de l’Est des États-Unis
- La maîtrise du français est un atout
- Une expérience de la gestion de l’administration personnelle au Royaume-Uni ou en France est un atout
- Une expérience dans un family office, auprès de clients privés, dans la conciergerie ou la gestion lifestyle est un atout
- Une expérience auprès de cadres dirigeants, de professionnels ou de familles très occupés est un atout
- Une expérience d’accompagnement de personnes lors de changements majeurs ou de périodes de forte charge administrative est un atout