VirtuHire är ett rekryterings- och HR-teknikföretag som hjälper företag att anställa och hantera kvalitetssäkrad personal i Sydafrika. Tjänsterna omfattar bland annat kandidatsökning och urval, samordning av intervjuer, introduktion, lönehantering, regelefterlevnad och löpande personaladministration genom en arbetsgivarorganisationstjänst. Genom att kombinera rekrytering med HR-drift hjälper VirtuHire företag som vill bygga distansbaserade team och samtidigt överlåta det administrativa arbetet med att anställa och leda personal.
Deltidsanställd personlig assistent – livsadministration och digital organisering, distansarbete från Sydafrika
Deltidstjänst som personlig assistent med fokus på att organisera privat administration, digital information och projekt för en upptagen yrkesperson. Tjänsten innebär att bygga praktiska system och samordna internationella ärenden i USA, Storbritannien och Frankrike.
Beskrivning
- Bedöma, organisera och prioritera pågående privata administrativa ärenden och projekt
- Utveckla en strukturerad handlingsplan för att hantera en omfattande uppgiftskö
- Dela upp komplexa eller långvariga projekt i genomförbara steg och övervaka slutförandet
- Hantera personlig e-post, organisering av inkorgen och korrespondens
- Organisera digitala filer, dokument, molnlagring och personlig information
- Samordna kalendrar, möten, påminnelser och viktiga tidsfrister
- Skapa och underhålla system för uppgiftshantering och produktivitet
- Ringa telefonsamtal och hantera skriftlig kontakt på individens vägnar
- Kommunicera professionellt med banker, energibolag, försäkringsbolag, tjänsteleverantörer, myndigheter och andra organisationer
- Stödja administrativa ärenden som rör USA, Storbritannien och Frankrike
- Hantera lösenord, konton och känslig digital information på ett säkert sätt
- Undersöka lämpliga lösningar och tjänsteleverantörer vid behov
- Följa upp olösta ärenden proaktivt med minimal handledning
- Använda moderna produktivitets- och AI-verktyg för att öka effektiviteten
- Bygga hållbara system för att hålla den privata administrationen organiserad över tid
Krav
- Minst 4–5 års erfarenhet som personlig assistent, chefsassistent, livsstilsassistent, professionell organisatör eller i en jämförbar roll
- Dokumenterad erfarenhet av privat administration eller livsadministration, utöver uteslutande företagsadministrativt arbete
- Stark organisatorisk förmåga och goda projektledningskunskaper
- Utmärkt talad och skriven engelska
- Trygghet i att ringa professionella telefonsamtal och hantera extern korrespondens
- Mycket god förmåga inom digital organisering
- Praktisk erfarenhet av e-post- och inkorgshantering, molnlagring, kalendrar och system för uppgiftshantering
- Vana vid Google Workspace, Gmail, Notion, Todoist, lösenordshanterare och AI-baserade produktivitetsverktyg
- Förmåga att arbeta självständigt och skapa struktur utan detaljerad vägledning
- Exceptionellt gott omdöme vid hantering av privat, personlig och potentiellt ekonomisk information
- Vana vid att arbeta med internationella organisationer och tjänsteleverantörer
- Möjlighet till betydande överlappning med amerikansk östkusttid
- Franskkunskaper är meriterande
- Erfarenhet av att hantera privat administration i Storbritannien eller Frankrike är meriterande
- Bakgrund inom family office, private client-verksamhet, concierge eller livsstilsadministration är meriterande
- Erfarenhet av att stödja upptagna chefer, yrkespersoner eller familjer är meriterande
- Erfarenhet av att hjälpa personer genom stora livsförändringar eller perioder med intensiv administrativ belastning är meriterande