A VirtuHire toborzási és HR-technológiai vállalat, amely segít a vállalkozásoknak ellenőrzött szakembereket felvenni és kezelni Dél-Afrikában. Szolgáltatásai közé tartozik a jelöltek felkutatása és előszűrése, az interjúk koordinálása, a beléptetés, a bérszámfejtés, a megfelelőség biztosítása, valamint a munkavállalók folyamatos adminisztrációja munkáltatói nyilvántartási modellen keresztül. A toborzást a HR-műveletekkel ötvözve a VirtuHire támogatja azokat a vállalatokat, amelyek távoli csapatokat szeretnének kiépíteni, miközben kiszervezik a munkatársak alkalmazásával és kezelésével járó adminisztratív feladatokat.
Részmunkaidős személyi asszisztens – Életvezetési adminisztráció és digitális rendszerezés, távoli munkavégzés Dél-Afrikából
Részmunkaidős személyi asszisztensi pozíció egy elfoglalt szakember személyes adminisztrációjának, digitális információinak és projektjeinek rendszerezésére. A munkakör praktikus rendszerek kialakítását, valamint az Egyesült Államokkal, az Egyesült Királysággal és Franciaországgal kapcsolatos nemzetközi ügyek koordinálását foglalja magában.
Leírás
- A folyamatban lévő személyes adminisztrációs feladatok és projektek felmérése, rendszerezése és rangsorolása
- Strukturált cselekvési terv kidolgozása a jelentős feladathátralék kezelésére
- Összetett vagy hosszú távú projektek megvalósítható lépésekre bontása és a teljesítés nyomon követése
- Személyes e-mailek, postafiók és levelezés kezelése
- Digitális fájlok, dokumentumok, felhőtárhelyek és személyes információk rendszerezése
- Naptárak, időpontok, emlékeztetők és fontos határidők koordinálása
- Feladatkezelési és hatékonyságnövelő rendszerek létrehozása és karbantartása
- Telefonhívások kezdeményezése és írásbeli megkeresések kezelése a megbízó nevében
- Professzionális kommunikáció bankokkal, közműszolgáltatókkal, biztosítókkal, szolgáltatókkal, állami szervekkel és más szervezetekkel
- Az Egyesült Államokat, az Egyesült Királyságot és Franciaországot érintő adminisztratív ügyek támogatása
- Jelszavak, fiókok és érzékeny digitális információk biztonságos kezelése
- Megfelelő megoldások és szolgáltatók felkutatása szükség szerint
- A megoldatlan ügyek proaktív nyomon követése minimális felügyelet mellett
- Modern hatékonyságnövelő és mesterségesintelligencia-eszközök alkalmazása a hatékonyság növelésére
- Tartós rendszerek kialakítása a személyes adminisztráció hosszú távú rendezettségének fenntartására
Követelmények
- Legalább 4–5 év tapasztalat személyi asszisztensként, vezetői asszisztensként, életvezetési asszisztensként, professzionális rendszerezőként vagy hasonló munkakörben
- Bizonyított tapasztalat személyes vagy életvezetési adminisztrációban, nem kizárólag vállalati adminisztrációban
- Erős szervezési és projektmenedzsment-készségek
- Kiváló szóbeli és írásbeli angol nyelvtudás
- Magabiztosság professzionális telefonhívások lebonyolításában és külső levelezés kezelésében
- Kiemelkedő digitális rendszerezési képesség
- Gyakorlati tapasztalat e-mail- és postafiókkezelésben, felhőtárhelyek, naptárak és feladatkezelő rendszerek használatában
- A Google Workspace, Gmail, Notion, Todoist, jelszókezelők és mesterséges intelligenciával támogatott hatékonyságnövelő eszközök magabiztos használata
- Önálló munkavégzés és rendszerek kialakítása részletes útmutatás nélkül
- Kiemelkedő diszkréció magánjellegű, személyes és potenciálisan pénzügyi információk kezelésekor
- Nemzetközi szervezetekkel és szolgáltatókkal való munkavégzés vállalása
- Jelentős időbeli átfedés vállalása az Egyesült Államok keleti időzónájával
- A francia nyelvtudás előnyt jelent
- Az Egyesült Királyságban vagy Franciaországban szerzett személyes adminisztrációs tapasztalat előnyt jelent
- Családi irodában, kiemelt ügyfeleket kiszolgáló, concierge- vagy életvezetési menedzsmentkörnyezetben szerzett tapasztalat előnyt jelent
- Elfoglalt vezetők, szakemberek vagy családok támogatásában szerzett tapasztalat előnyt jelent
- Jelentős élethelyzet-változások vagy intenzív adminisztratív terhelés időszakában magánszemélyek támogatásában szerzett tapasztalat előnyt jelent