VirtuHire è un’azienda di tecnologia per il recruiting e le risorse umane che aiuta le imprese ad assumere e gestire talenti verificati in Sudafrica. I suoi servizi comprendono la ricerca e la preselezione dei candidati, il coordinamento dei colloqui, l’onboarding, l’elaborazione delle buste paga, la conformità normativa e l’amministrazione continuativa dei dipendenti attraverso un modello di employer of record. Combinando il recruiting con le operazioni HR, VirtuHire supporta le aziende che desiderano creare team da remoto delegando le attività amministrative legate all’assunzione e alla gestione del personale.
Assistente personale part-time – Amministrazione personale e organizzazione digitale, da remoto dal Sudafrica
Ruolo di assistente personale part-time incentrato sull’organizzazione dell’amministrazione personale, delle informazioni digitali e dei progetti di un professionista molto impegnato. La posizione prevede la creazione di sistemi pratici e il coordinamento di questioni internazionali tra Stati Uniti, Regno Unito e Francia.
Descrizione
- Valutare, organizzare e stabilire le priorità dell’amministrazione personale e dei progetti in sospeso
- Sviluppare un piano d’azione strutturato per affrontare un consistente arretrato di attività
- Suddividere i progetti complessi o di lunga durata in fasi realizzabili e supervisionarne il completamento
- Gestire le e-mail personali, l’organizzazione della posta in arrivo e la corrispondenza
- Organizzare file digitali, documenti, archiviazione cloud e informazioni personali
- Coordinare calendari, appuntamenti, promemoria e scadenze importanti
- Creare e mantenere sistemi di gestione delle attività e della produttività
- Effettuare telefonate e gestire le comunicazioni scritte per conto della persona
- Comunicare in modo professionale con banche, aziende di servizi pubblici, assicuratori, fornitori di servizi, enti pubblici e altre organizzazioni
- Fornire supporto per questioni amministrative riguardanti Stati Uniti, Regno Unito e Francia
- Proteggere e gestire in modo sicuro password, account e informazioni digitali sensibili
- Ricercare soluzioni e fornitori di servizi adeguati secondo necessità
- Seguire proattivamente le questioni irrisolte con una supervisione minima
- Utilizzare moderni strumenti di produttività e intelligenza artificiale per aumentare l’efficienza
- Creare sistemi duraturi per mantenere organizzata l’amministrazione personale nel tempo
Requisiti
- Almeno 4–5 anni di esperienza come assistente personale, assistente di direzione, assistente lifestyle, organizzatore professionale o in un ruolo comparabile
- Esperienza comprovata nella gestione dell’amministrazione personale o della vita quotidiana, oltre a un’attività amministrativa esclusivamente aziendale
- Solide capacità organizzative e di gestione dei progetti
- Ottima conoscenza dell’inglese parlato e scritto
- Sicurezza nel fare telefonate professionali e nel gestire la corrispondenza esterna
- Spiccate capacità di organizzazione digitale
- Esperienza pratica con la gestione delle e-mail e della posta in arrivo, l’archiviazione cloud, i calendari e i sistemi di gestione delle attività
- Dimestichezza con Google Workspace, Gmail, Notion, Todoist, i gestori di password e gli strumenti di produttività basati sull’intelligenza artificiale
- Capacità di lavorare in autonomia e creare una struttura senza indicazioni dettagliate
- Massima discrezione nella gestione di informazioni private, personali e potenzialmente finanziarie
- Dimestichezza nel lavorare con organizzazioni e fornitori di servizi internazionali
- Disponibilità a una significativa sovrapposizione con il fuso orario della costa orientale degli Stati Uniti
- La conoscenza del francese costituisce un vantaggio
- L’esperienza nella gestione dell’amministrazione personale nel Regno Unito o in Francia costituisce un vantaggio
- Un’esperienza in un family office, nell’assistenza a clienti privati, nel concierge o nella gestione lifestyle costituisce un vantaggio
- L’esperienza nel supporto a dirigenti, professionisti o famiglie molto impegnati costituisce un vantaggio
- L’esperienza nell’aiutare persone durante importanti cambiamenti di vita o periodi di intensa attività amministrativa costituisce un vantaggio