VirtuHire is een bedrijf voor recruitment en HR-technologie dat organisaties helpt om gescreend talent in Zuid-Afrika aan te werven en te beheren. De dienstverlening omvat het zoeken en selecteren van kandidaten, het coördineren van sollicitatiegesprekken, onboarding, salarisadministratie, compliance en doorlopend personeelsbeheer via een employer-of-record-model. Door recruitment te combineren met HR-activiteiten ondersteunt VirtuHire bedrijven bij het opbouwen van teams op afstand, terwijl het de administratieve werkzaamheden rond het in dienst nemen en beheren van medewerkers uit handen neemt.
Parttime persoonlijk assistent voor persoonlijke administratie en digitale organisatie, Zuid-Afrika op afstand
Parttime functie als persoonlijk assistent, gericht op het organiseren van persoonlijke administratie, digitale informatie en projecten voor een drukbezette professional. De functie omvat het opzetten van praktische systemen en het coördineren van internationale zaken in de VS, het VK en Frankrijk.
Beschrijving
- Openstaande persoonlijke administratieve taken en projecten beoordelen, organiseren en prioriteren
- Een gestructureerd actieplan ontwikkelen om een aanzienlijke achterstand aan taken aan te pakken
- Complexe of langdurige projecten opdelen in haalbare stappen en de uitvoering bewaken
- Persoonlijke e-mail, inboxorganisatie en correspondentie beheren
- Digitale bestanden, documenten, cloudopslag en persoonlijke informatie ordenen
- Agenda's, afspraken, herinneringen en belangrijke deadlines coördineren
- Systemen voor taakbeheer en productiviteit creëren en onderhouden
- Telefoneren en schriftelijke communicatie namens de persoon beheren
- Professioneel communiceren met banken, nutsbedrijven, verzekeraars, dienstverleners, overheidsinstanties en andere organisaties
- Ondersteunen bij administratieve zaken met betrekking tot de VS, het VK en Frankrijk
- Wachtwoorden, accounts en gevoelige digitale informatie veilig beheren
- Waar nodig geschikte oplossingen en dienstverleners onderzoeken
- Proactief opvolgen van onopgeloste zaken met minimale begeleiding
- Moderne productiviteits- en AI-tools inzetten om de efficiëntie te verhogen
- Duurzame systemen opbouwen om persoonlijke administratie op lange termijn georganiseerd te houden
Vereisten
- Minimaal 4–5 jaar ervaring als persoonlijk assistent, executive assistant, lifestyle-assistent, professionele organisator of in een vergelijkbare functie
- Aantoonbare ervaring met persoonlijke administratie en levensorganisatie, naast uitsluitend bedrijfsmatige administratieve werkzaamheden
- Sterke organisatorische en projectmanagementvaardigheden
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van het Engels
- Zelfverzekerd professioneel telefoneren en externe correspondentie beheren
- Sterke vaardigheden op het gebied van digitale organisatie
- Praktische ervaring met e-mail- en inboxbeheer, cloudopslag, agenda's en systemen voor taakbeheer
- Ervaring met Google Workspace, Gmail, Notion, Todoist, wachtwoordbeheerders en AI-gestuurde productiviteitstools
- Zelfstandig kunnen werken en structuur kunnen creëren zonder gedetailleerde aanwijzingen
- Uitstekende discretie bij het omgaan met privé-, persoonlijke en mogelijk financiële informatie
- Comfortabel werken met internationale organisaties en dienstverleners
- Beschikbaarheid voor aanzienlijke overlap met de Amerikaanse oostkusttijd
- Kennis van het Frans is een pluspunt
- Ervaring met persoonlijke administratie in het VK of Frankrijk is een pluspunt
- Achtergrond in een family office, private-clientomgeving, concierge- of lifestylemanagement is een pluspunt
- Ervaring met het ondersteunen van drukbezette leidinggevenden, professionals of gezinnen is een pluspunt
- Ervaring met het begeleiden van mensen tijdens grote veranderingen in hun leven of periodes van intense administratieve druk is een pluspunt