兼職私人助理——生活事務管理與數位整理（南非遠端）
兼職私人助理，負責為一位工作繁忙的專業人士整理個人事務、數位資訊與專案。 需要建立實用系統，並協調涉及美國、英國與法國的國際事務。
說明
- 評估、整理並確定待處理個人事務與專案的優先順序
- 制定結構化行動計畫，處理大量積壓任務
- 將複雜或長期專案拆分為可執行步驟，並監督完成
- 處理個人電子郵件、收件匣整理與通信往來
- 整理數位檔案、文件、雲端儲存空間與個人資訊
- 協調行事曆、預約、提醒事項與重要截止日期
- 建立並維護任務管理與效率系統
- 代表個人撥打電話並管理書面聯絡
- 與銀行、公用事業機構、保險公司、服務提供者、政府機關及其他組織進行專業溝通
- 支援涉及美國、英國與法國的行政事務
- 安全維護密碼、帳戶與敏感數位資訊
- 依需求研究合適的解決方案與服務提供者
- 在極少監督下主動跟進尚未解決的事項
- 運用現代效率工具與人工智慧工具提升效率
- 建立可長期維持個人事務井然有序的系統
職位要求
- 至少擁有4至5年私人助理、行政助理、生活助理、專業整理師或類似職務經驗
- 具備處理個人事務或生活管理的經驗，而非僅限於企業行政工作
- 具備出色的組織與專案管理能力
- 英語口語與書面表達能力優良
- 能自信地進行專業電話溝通並處理外部聯絡
- 具備出色的數位整理能力
- 具備電子郵件與收件匣管理、雲端儲存空間、行事曆及任務管理系統的實務經驗
- 熟悉使用 Google Workspace、Gmail、Notion、Todoist、密碼管理器與人工智慧效率工具
- 能夠獨立工作，並在缺乏詳細指導的情況下建立結構
- 處理私人、個人及可能涉及財務的資訊時具備極高的謹慎與保密意識
- 能夠與國際組織及服務提供者合作
- 可與美國東部時間進行長時間的工作重疊
- 具備法語能力者優先
- 具備管理英國或法國個人事務經驗者優先
- 具備家族辦公室、私人客戶服務、禮賓或生活管理背景者優先
- 具備支援繁忙高階主管、專業人士或家庭經驗者優先
- 具備協助個人度過重大生活變化或高強度行政需求時期經驗者優先