VirtuHire er en virksomhed inden for rekruttering og HR-teknologi, som hjælper virksomheder med at ansætte og administrere kvalitetssikret talent i Sydafrika. Tjenesterne omfatter blandt andet kandidatsøgning og -udvælgelse, koordinering af samtaler, onboarding, lønadministration, compliance og løbende medarbejderadministration gennem en employer-of-record-model. Ved at kombinere rekruttering med HR-drift hjælper VirtuHire virksomheder, der ønsker at opbygge fjernteams og samtidig overlade det administrative arbejde med at ansætte og administrere medarbejdere.
Personlig assistent på deltid – administration af privatlivet og digital organisering, fjernarbejde fra Sydafrika
Deltidsstilling som personlig assistent med fokus på at organisere privat administration, digital information og projekter for en travl erhvervsperson. Stillingen indebærer at opbygge praktiske systemer og koordinere internationale forhold på tværs af USA, Storbritannien og Frankrig.
Beskrivelse
- Vurdere, organisere og prioritere igangværende privat administration og projekter
- Udarbejde en struktureret handlingsplan for at håndtere en betydelig opgavebunke
- Opdele komplekse eller langvarige projekter i gennemførlige trin og føre tilsyn med afslutningen
- Håndtere personlig e-mail, organisering af indbakke og korrespondance
- Organisere digitale filer, dokumenter, cloudlagring og personlige oplysninger
- Koordinere kalendere, aftaler, påmindelser og vigtige tidsfrister
- Oprette og vedligeholde systemer til opgavestyring og produktivitet
- Foretage telefonopkald og håndtere skriftlig kontakt på personens vegne
- Kommunikere professionelt med banker, forsyningsselskaber, forsikringsselskaber, serviceudbydere, offentlige myndigheder og andre organisationer
- Understøtte administrative forhold vedrørende USA, Storbritannien og Frankrig
- Opbevare og håndtere adgangskoder, konti og følsomme digitale oplysninger sikkert
- Undersøge relevante løsninger og serviceudbydere efter behov
- Følge proaktivt op på uafklarede forhold med minimal supervision
- Anvende moderne produktivitets- og AI-værktøjer for at øge effektiviteten
- Opbygge holdbare systemer, der holder den private administration organiseret over tid
Krav
- Mindst 4–5 års erfaring som personlig assistent, executive assistant, livsstilsassistent, professionel organisator eller i en sammenlignelig rolle
- Dokumenteret erfaring med privat administration eller administration af privatlivet ud over udelukkende virksomhedsadministrativt arbejde
- Stærke organisatoriske evner og gode projektledelseskompetencer
- Fremragende mundtlige og skriftlige engelskkundskaber
- Tryg ved at foretage professionelle telefonopkald og håndtere ekstern korrespondance
- Stærke kompetencer inden for digital organisering
- Praktisk erfaring med e-mail- og indbakkehåndtering, cloudlagring, kalendere og systemer til opgavestyring
- Fortrolig med Google Workspace, Gmail, Notion, Todoist, adgangskodeadministratorer og AI-baserede produktivitetsværktøjer
- Evne til at arbejde selvstændigt og skabe struktur uden detaljeret vejledning
- Exceptionelt diskret ved håndtering af private, personlige og potentielt økonomiske oplysninger
- Tryg ved at arbejde med internationale organisationer og serviceudbydere
- Mulighed for betydeligt overlap med amerikansk østkysttid
- Franskkundskaber er en fordel
- Erfaring med privat administration i Storbritannien eller Frankrig er en fordel
- Baggrund fra et family office, private client-område, concierge- eller livsstilsadministration er en fordel
- Erfaring med at støtte travle ledere, erhvervspersoner eller familier er en fordel
- Erfaring med at hjælpe personer gennem større livsændringer eller perioder med stort administrativt pres er en fordel