VirtuHire on rekrytointi- ja HR-teknologiayritys, joka auttaa yrityksiä palkkaamaan ja hallinnoimaan tarkistettuja osaajia Etelä-Afrikassa. Sen palveluihin kuuluvat ehdokkaiden etsiminen ja esikarsinta, haastattelujen koordinointi, perehdytys, palkanlaskenta, vaatimustenmukaisuus sekä jatkuva työntekijähallinto työnantajarekisteröintimallin kautta. Yhdistämällä rekrytoinnin ja HR-toiminnot VirtuHire tukee yrityksiä, jotka haluavat rakentaa etätiimejä ja ulkoistaa työntekijöiden palkkaamiseen ja hallinnointiin liittyvän hallinnollisen työn.
Osa-aikainen henkilökohtainen avustaja – arjen hallinto ja digitaalinen organisointi, etätyö Etelä-Afrikasta
Osa-aikainen henkilökohtaisen avustajan tehtävä, jossa keskitytään kiireisen ammattilaisen henkilökohtaisten hallintoasioiden, digitaalisten tietojen ja projektien järjestämiseen. Tehtävässä rakennetaan käytännöllisiä järjestelmiä ja koordinoidaan kansainvälisiä asioita Yhdysvaltojen, Ison-Britannian ja Ranskan välillä.
Kuvaus
- Arvioi, järjestä ja priorisoi keskeneräiset henkilökohtaiset hallintoasiat ja projektit
- Laadi jäsennelty toimintasuunnitelma laajan tehtäväruuhkan käsittelemiseksi
- Jaa monimutkaiset tai pitkäkestoiset projektit saavutettaviin vaiheisiin ja valvo niiden valmistumista
- Hoida henkilökohtaista sähköpostia, postilaatikon järjestämistä ja kirjeenvaihtoa
- Järjestä digitaaliset tiedostot, asiakirjat, pilvitallennustila ja henkilökohtaiset tiedot
- Koordinoi kalentereita, tapaamisia, muistutuksia ja tärkeitä määräaikoja
- Luo ja ylläpidä tehtävienhallinta- ja tuottavuusjärjestelmiä
- Soita puheluita ja hoida kirjallista yhteydenpitoa henkilön puolesta
- Viestittele ammattimaisesti pankkien, palveluntarjoajien, vakuutusyhtiöiden, viranomaisten ja muiden organisaatioiden kanssa
- Tue Yhdysvaltoihin, Isoon-Britanniaan ja Ranskaan liittyvien hallintoasioiden hoitamista
- Ylläpidä salasanoja, tilejä ja arkaluonteisia digitaalisia tietoja turvallisesti
- Etsi tarvittaessa sopivia ratkaisuja ja palveluntarjoajia
- Seuraa aktiivisesti ratkaisemattomia asioita vähäisellä ohjauksella
- Hyödynnä nykyaikaisia tuottavuus- ja tekoälytyökaluja tehokkuuden parantamiseksi
- Rakenna pitkäikäisiä järjestelmiä henkilökohtaisten hallintoasioiden järjestyksessä pitämiseksi ajan mittaan
Vaatimukset
- Vähintään 4–5 vuoden kokemus henkilökohtaisena avustajana, johdon assistenttina, elämäntapa-avustajana, ammattijärjestäjänä tai vastaavassa tehtävässä
- Todistettu kokemus henkilökohtaisten tai arjen hallintoasioiden hoitamisesta, ei ainoastaan yrityshallinnosta
- Vahvat organisointi- ja projektinhallintataidot
- Erinomainen suullinen ja kirjallinen englannin kielen taito
- Varmuus ammatillisten puheluiden soittamisessa ja ulkoisen kirjeenvaihdon hoitamisessa
- Vahva digitaalisen organisoinnin osaaminen
- Käytännön kokemus sähköpostin ja postilaatikon hallinnasta, pilvitallennuksesta, kalentereista ja tehtävienhallintajärjestelmistä
- Google Workspacen, Gmailin, Notionin, Todoistin, salasananhallintaohjelmien ja tekoälypohjaisten tuottavuustyökalujen sujuva käyttö
- Kyky työskennellä itsenäisesti ja luoda rakennetta yksityiskohtaisen ohjauksen puuttuessa
- Poikkeuksellinen hienotunteisuus yksityisten, henkilökohtaisten ja mahdollisesti taloudellisten tietojen käsittelyssä
- Valmius työskennellä kansainvälisten organisaatioiden ja palveluntarjoajien kanssa
- Mahdollisuus työskennellä merkittävässä päällekkäisyydessä Yhdysvaltojen itäisen aikavyöhykkeen kanssa
- Ranskan kielen taito katsotaan eduksi
- Kokemus henkilökohtaisten hallintoasioiden hoitamisesta Isossa-Britanniassa tai Ranskassa katsotaan eduksi
- Kokemus perhetoimistossa, yksityisasiakkaiden palveluissa, concierge-palveluissa tai elämäntapahallinnossa katsotaan eduksi
- Kokemus kiireisten johtajien, ammattilaisten tai perheiden tukemisesta katsotaan eduksi
- Kokemus yksityishenkilöiden tukemisesta suurten elämänmuutosten tai intensiivisen hallinnollisen kuormituksen aikana katsotaan eduksi