兼职私人助理——生活事务管理与数字整理（南非远程）
兼职私人助理，负责为一位工作繁忙的专业人士整理个人事务、数字信息和项目。 需要建立实用系统，并协调涉及美国、英国和法国的国际事务。
描述
- 评估、整理并确定待处理个人事务和项目的优先级
- 制定结构化行动计划，处理大量积压任务
- 将复杂或长期项目拆分为可执行步骤，并监督完成
- 处理个人电子邮件、收件箱整理和通信往来
- 整理数字文件、文档、云存储和个人信息
- 协调日历、预约、提醒事项和重要截止日期
- 创建并维护任务管理和效率系统
- 代表个人拨打电话并管理书面联络
- 与银行、公用事业机构、保险公司、服务提供商、政府机构及其他组织进行专业沟通
- 支持涉及美国、英国和法国的行政事务
- 安全维护密码、账户和敏感数字信息
- 根据需要研究合适的解决方案和服务提供商
- 在极少监督下主动跟进尚未解决的事项
- 运用现代效率工具和人工智能工具提高效率
- 建立可长期维持个人事务井然有序的系统
任职要求
- 至少拥有4至5年私人助理、行政助理、生活助理、专业整理师或类似岗位经验
- 有处理个人事务或生活管理的经验，而非仅限于企业行政工作
- 具备出色的组织和项目管理能力
- 英语口语和书面表达能力优秀
- 能够自信地进行专业电话沟通并处理外部联络
- 具备很强的数字整理能力
- 实际使用电子邮件和收件箱管理、云存储、日历及任务管理系统的经验
- 熟悉使用 Google Workspace、Gmail、Notion、Todoist、密码管理器和人工智能效率工具
- 能够独立工作，并在缺少详细指导的情况下建立结构
- 处理私人、个人及可能涉及财务的信息时具备极高的谨慎和保密意识
- 能够与国际组织和服务提供商合作
- 可与美国东部时间进行较长时间的工作重叠
- 具备法语能力者优先
- 有管理英国或法国个人事务的经验者优先
- 有家族办公室、私人客户服务、礼宾或生活管理背景者优先
- 有支持繁忙高管、专业人士或家庭的经验者优先
- 有帮助个人度过重大生活变化或高强度行政需求时期的经验者优先