VirtuHire — компанія у сфері рекрутингу та HR-технологій, яка допомагає бізнесу наймати й керувати перевіреними фахівцями в Південній Африці. Послуги компанії охоплюють пошук і попередній відбір кандидатів, координацію співбесід, онбординг, нарахування заробітної плати, дотримання вимог законодавства та поточне кадрове адміністрування за моделлю роботодавця за наймом. Поєднуючи рекрутинг із HR-операціями, VirtuHire підтримує компанії, які хочуть створювати віддалені команди, делегуючи адміністративну роботу, пов’язану з наймом і управлінням персоналом.
Персональний асистент на неповний робочий день — ведення особистих справ і цифрова організація, віддалено з Південної Африки
Робота персональним асистентом на неповний робочий день, зосереджена на організації особистих адміністративних справ, цифрової інформації та проєктів зайнятого фахівця. Посада передбачає створення практичних систем і координацію міжнародних питань у США, Великій Британії та Франції.
Опис
- Оцінювати, організовувати та визначати пріоритети поточних особистих адміністративних справ і проєктів
- Розробляти структурований план дій для опрацювання значного накопиченого переліку завдань
- Розподіляти складні або тривалі проєкти на досяжні етапи та контролювати їх завершення
- Опрацьовувати особисту електронну пошту, організовувати вхідні повідомлення та вести листування
- Організовувати цифрові файли, документи, хмарне сховище й особисту інформацію
- Координувати календарі, зустрічі, нагадування та ключові дедлайни
- Створювати й підтримувати системи керування завданнями та продуктивністю
- Здійснювати телефонні дзвінки й вести письмову комунікацію від імені людини
- Професійно спілкуватися з банками, комунальними службами, страховими компаніями, постачальниками послуг, державними органами та іншими організаціями
- Підтримувати адміністративні питання, пов’язані зі США, Великою Британією та Францією
- Безпечно зберігати паролі, облікові записи та конфіденційну цифрову інформацію
- За потреби досліджувати відповідні рішення та постачальників послуг
- Проактивно контролювати невирішені питання за мінімального нагляду
- Застосовувати сучасні інструменти продуктивності та штучного інтелекту для підвищення ефективності
- Створювати надійні системи для довготривалої організації особистих адміністративних справ
Вимоги
- Щонайменше 4–5 років досвіду роботи персональним асистентом, асистентом керівника, лайфстайл-асистентом, професійним організатором або на подібній посаді
- Підтверджений досвід ведення особистих справ і побутової адміністрації, а не лише корпоративної адміністративної роботи
- Сильні організаційні навички та навички управління проєктами
- Відмінне усне та письмове володіння англійською мовою
- Упевненість у здійсненні професійних телефонних дзвінків і веденні зовнішнього листування
- Висока компетентність у цифровій організації
- Практичний досвід роботи з електронною поштою та вхідними повідомленнями, хмарними сховищами, календарями й системами керування завданнями
- Упевнене користування Google Workspace, Gmail, Notion, Todoist, менеджерами паролів та інструментами продуктивності на основі штучного інтелекту
- Здатність працювати самостійно й створювати структуру без детальних вказівок
- Виняткова делікатність під час роботи з приватною, особистою та потенційно фінансовою інформацією
- Готовність працювати з міжнародними організаціями та постачальниками послуг
- Можливість забезпечити значний перетин робочого часу зі східним часом США
- Знання французької мови буде перевагою
- Досвід ведення особистих справ у Великій Британії або Франції буде перевагою
- Досвід роботи в сімейному офісі, із приватними клієнтами, у сфері консьєрж-послуг або управління стилем життя буде перевагою
- Досвід підтримки зайнятих керівників, фахівців або сімей буде перевагою
- Досвід допомоги людям під час значних життєвих змін або періодів інтенсивного адміністративного навантаження буде перевагою