VirtuHire to firma z branży rekrutacji i technologii HR, która pomaga przedsiębiorstwom zatrudniać sprawdzonych specjalistów w Republice Południowej Afryki i zarządzać nimi. Jej usługi obejmują wyszukiwanie i wstępną selekcję kandydatów, koordynację rozmów kwalifikacyjnych, onboarding, naliczanie wynagrodzeń, zapewnianie zgodności z przepisami oraz bieżącą administrację pracowniczą w modelu pracodawcy formalnego. Łącząc rekrutację z obsługą procesów HR, VirtuHire wspiera firmy, które chcą budować zdalne zespoły, delegując zadania administracyjne związane z zatrudnianiem i zarządzaniem pracownikami.
Asystent osobisty na część etatu — organizacja spraw osobistych i cyfrowa organizacja, praca zdalna z Republiki Południowej Afryki
Praca na część etatu dla asystenta osobistego, obejmująca organizowanie spraw administracyjnych, informacji cyfrowych i projektów zapracowanego specjalisty. Stanowisko wymaga tworzenia praktycznych systemów oraz koordynowania spraw międzynarodowych w USA, Wielkiej Brytanii i Francji.
Opis
- Ocenianie, organizowanie i ustalanie priorytetów bieżących spraw administracyjnych oraz projektów osobistych
- Opracowywanie uporządkowanego planu działania w celu rozwiązania znacznego zaległego zbioru zadań
- Dzielenie złożonych lub długoterminowych projektów na wykonalne etapy i nadzorowanie ich realizacji
- Obsługa prywatnej poczty elektronicznej, organizowanie skrzynki odbiorczej i prowadzenie korespondencji
- Porządkowanie plików cyfrowych, dokumentów, pamięci w chmurze i danych osobowych
- Koordynowanie kalendarzy, spotkań, przypomnień i kluczowych terminów
- Tworzenie i utrzymywanie systemów zarządzania zadaniami oraz produktywnością
- Wykonywanie połączeń telefonicznych i prowadzenie korespondencji pisemnej w imieniu danej osoby
- Profesjonalna komunikacja z bankami, dostawcami mediów, ubezpieczycielami, usługodawcami, instytucjami publicznymi i innymi organizacjami
- Wspieranie spraw administracyjnych dotyczących USA, Wielkiej Brytanii i Francji
- Bezpieczne zarządzanie hasłami, kontami i poufnymi informacjami cyfrowymi
- Wyszukiwanie odpowiednich rozwiązań i usługodawców w razie potrzeby
- Proaktywne monitorowanie nierozwiązanych spraw przy minimalnym nadzorze
- Stosowanie nowoczesnych narzędzi produktywności i sztucznej inteligencji w celu zwiększenia efektywności
- Budowanie trwałych systemów umożliwiających długoterminowe utrzymanie porządku w sprawach osobistych
Wymagania
- Co najmniej 4–5 lat doświadczenia na stanowisku asystenta osobistego, asystenta zarządu, asystenta lifestyle, profesjonalnego organizatora lub na porównywalnym stanowisku
- Udokumentowane doświadczenie w prowadzeniu spraw osobistych lub administracji życia prywatnego, wykraczające poza wyłącznie korporacyjną pracę administracyjną
- Doskonałe umiejętności organizacyjne i zarządzania projektami
- Bardzo dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie
- Swoboda w prowadzeniu profesjonalnych rozmów telefonicznych i zewnętrznej korespondencji
- Bardzo dobre umiejętności organizacji cyfrowej
- Praktyczne doświadczenie w obsłudze poczty elektronicznej i skrzynki odbiorczej, pamięci w chmurze, kalendarzy oraz systemów zarządzania zadaniami
- Swoboda w korzystaniu z Google Workspace, Gmaila, Notion, Todoist, menedżerów haseł i narzędzi produktywności opartych na sztucznej inteligencji
- Umiejętność samodzielnej pracy i tworzenia struktury bez szczegółowych wskazówek
- Wyjątkowa dyskrecja w obchodzeniu się z prywatnymi, osobistymi i potencjalnie finansowymi informacjami
- Swoboda we współpracy z międzynarodowymi organizacjami i usługodawcami
- Dostępność umożliwiająca znaczną część wspólnych godzin pracy z czasem wschodnim USA
- Znajomość języka francuskiego będzie dodatkowym atutem
- Doświadczenie w prowadzeniu spraw osobistych w Wielkiej Brytanii lub Francji będzie dodatkowym atutem
- Doświadczenie w pracy w biurze rodzinnym, z klientami prywatnymi, w concierge lub zarządzaniu stylem życia będzie dodatkowym atutem
- Doświadczenie we wspieraniu zapracowanych menedżerów, specjalistów lub rodzin będzie dodatkowym atutem
- Doświadczenie w pomaganiu osobom przechodzącym przez poważne zmiany życiowe lub okresy intensywnych obowiązków administracyjnych będzie dodatkowym atutem