VirtuHire یک شرکت فناوری استخدام و منابع انسانی است که به کسب‌وکارها کمک می‌کند نیروی کار تأییدشده را در آفریقای جنوبی استخدام و مدیریت کنند. خدمات این شرکت شامل یافتن و گزینش اولیه نامزدها، هماهنگی مصاحبه‌ها، پذیرش و شروع به کار کارکنان، حقوق و دستمزد، رعایت مقررات و مدیریت مستمر امور کارکنان از طریق مدل کارفرمای ثبت‌شده است. VirtuHire با ترکیب استخدام و عملیات منابع انسانی، از شرکت‌هایی پشتیبانی می‌کند که می‌خواهند با واگذاری امور اداری مربوط به استخدام و مدیریت کارکنان، تیم‌های دورکار تشکیل دهند.
دستیار شخصی پاره‌وقت – مدیریت امور زندگی و سازمان‌دهی دیجیتال، دورکار در آفریقای جنوبی
این موقعیت دستیار شخصی پاره‌وقت بر سازمان‌دهی امور اداری شخصی، اطلاعات دیجیتال و پروژه‌های یک فرد حرفه‌ای پرمشغله تمرکز دارد. این نقش شامل ایجاد سیستم‌های کاربردی و هماهنگی امور بین‌المللی میان ایالات متحده، بریتانیا و فرانسه است.
توضیحات
- ارزیابی، سازمان‌دهی و اولویت‌بندی امور اداری شخصی و پروژه‌های معوق
- تهیه برنامه‌ای ساختاریافته برای رسیدگی به حجم قابل‌توجه کارهای عقب‌افتاده
- تقسیم پروژه‌های پیچیده یا بلندمدت به گام‌های قابل دستیابی و نظارت بر تکمیل آن‌ها
- مدیریت ایمیل شخصی، سازمان‌دهی صندوق ورودی و مکاتبات
- سازمان‌دهی فایل‌های دیجیتال، اسناد، فضای ذخیره‌سازی ابری و اطلاعات شخصی
- هماهنگی تقویم‌ها، قرارها، یادآوری‌ها و مهلت‌های مهم
- ایجاد و نگهداری سیستم‌های مدیریت کار و بهره‌وری
- برقراری تماس‌های تلفنی و مدیریت ارتباطات کتبی از طرف فرد
- ارتباط حرفه‌ای با بانک‌ها، شرکت‌های خدمات عمومی، بیمه‌گران، ارائه‌دهندگان خدمات، نهادهای دولتی و سایر سازمان‌ها
- پشتیبانی از امور اداری مرتبط با ایالات متحده، بریتانیا و فرانسه
- نگهداری ایمن گذرواژه‌ها، حساب‌ها و اطلاعات حساس دیجیتال
- تحقیق درباره راهکارها و ارائه‌دهندگان خدمات مناسب در صورت نیاز
- پیگیری فعالانه امور حل‌نشده با حداقل نظارت
- استفاده از ابزارهای نوین بهره‌وری و هوش مصنوعی برای افزایش کارایی
- ایجاد سیستم‌های ماندگار برای منظم نگه داشتن امور اداری شخصی در طول زمان
شرایط لازم
- حداقل ۴ تا ۵ سال تجربه به‌عنوان دستیار شخصی، دستیار اجرایی، دستیار سبک زندگی، سازمان‌دهنده حرفه‌ای یا در نقشی مشابه
- تجربه اثبات‌شده در مدیریت امور اداری شخصی یا روزمره زندگی، فراتر از کارهای صرفاً اداری شرکتی
- مهارت‌های قوی در سازمان‌دهی و مدیریت پروژه
- تسلط عالی به زبان انگلیسی گفتاری و نوشتاری
- اعتمادبه‌نفس در برقراری تماس‌های حرفه‌ای و مدیریت مکاتبات خارجی
- توانایی قوی در سازمان‌دهی دیجیتال
- تجربه عملی در مدیریت ایمیل و صندوق ورودی، فضای ذخیره‌سازی ابری، تقویم‌ها و سیستم‌های مدیریت کار
- تسلط و راحتی در استفاده از Google Workspace، Gmail، Notion، Todoist، مدیران گذرواژه و ابزارهای بهره‌وری مبتنی بر هوش مصنوعی
- توانایی کار مستقل و ایجاد ساختار بدون راهنمایی جزئی
- احتیاط و رازداری استثنایی هنگام کار با اطلاعات خصوصی، شخصی و بالقوه مالی
- راحتی در همکاری با سازمان‌ها و ارائه‌دهندگان خدمات بین‌المللی
- آمادگی برای هم‌پوشانی قابل‌توجه با زمان شرقی ایالات متحده
- مهارت زبان فرانسوی مزیت محسوب می‌شود
- تجربه مدیریت امور اداری شخصی در بریتانیا یا فرانسه مزیت محسوب می‌شود
- سابقه فعالیت در دفتر خانوادگی، خدمات مشتریان خصوصی، کانسیرژ یا محیط مدیریت سبک زندگی مزیت محسوب می‌شود
- تجربه پشتیبانی از مدیران اجرایی، متخصصان یا خانواده‌های پرمشغله مزیت محسوب می‌شود
- تجربه کمک به افراد در دوره‌های تغییرات عمده زندگی یا فشار شدید امور اداری مزیت محسوب می‌شود