VirtuHire היא חברת גיוס וטכנולוגיות משאבי אנוש המסייעת לעסקים לגייס ולנהל עובדים שנבדקו ואושרו בדרום אפריקה. שירותיה כוללים איתור מועמדים וסינונם, תיאום ראיונות, קליטת עובדים, ניהול שכר, ציות ורגולציה, וניהול שוטף של העובדים באמצעות מודל של מעסיק רשום. באמצעות שילוב בין גיוס עובדים לתפעול משאבי אנוש, VirtuHire מסייעת לחברות המעוניינות לבנות צוותים מרחוק ולהעביר את האחריות על המשימות האדמיניסטרטיביות הכרוכות בהעסקת עובדים ובניהולם.
עוזר אישי במשרה חלקית – ניהול ענייני החיים וארגון דיגיטלי, עבודה מרחוק מדרום אפריקה
תפקיד של עוזר אישי במשרה חלקית, המתמקד בארגון ניהול העניינים האישיים, המידע הדיגיטלי והפרויקטים עבור איש מקצוע עסוק. התפקיד כולל בניית מערכות מעשיות ותיאום עניינים בינלאומיים מול ארצות הברית, בריטניה וצרפת.
תיאור
- להעריך, לארגן ולתעדף עניינים אישיים ופרויקטים ממתינים
- לפתח תוכנית פעולה מובנית לטיפול במאגר משימות נרחב
- לחלק פרויקטים מורכבים או ממושכים לשלבים הניתנים לביצוע ולפקח על השלמתם
- לטפל בדוא״ל אישי, בארגון תיבת הדואר הנכנס ובתכתובות
- לארגן קבצים דיגיטליים, מסמכים, אחסון בענן ומידע אישי
- לתאם יומנים, פגישות, תזכורות ומועדי יעד חשובים
- ליצור ולתחזק מערכות לניהול משימות ולפרודוקטיביות
- לבצע שיחות טלפון ולנהל פניות בכתב בשם האדם
- לתקשר באופן מקצועי עם בנקים, חברות שירותים, חברות ביטוח, ספקי שירותים, גופים ממשלתיים וארגונים אחרים
- לתמוך בעניינים מנהליים הקשורים לארצות הברית, לבריטניה ולצרפת
- לשמור באופן מאובטח על סיסמאות, חשבונות ומידע דיגיטלי רגיש
- לחקור פתרונות מתאימים וספקי שירותים לפי הצורך
- לבצע מעקב יזום אחר עניינים שלא נפתרו, עם פיקוח מינימלי
- להשתמש בכלי פרודוקטיביות ובינה מלאכותית מודרניים כדי להגביר יעילות
- לבנות מערכות עמידות לשמירה על סדר בניהול העניינים האישיים לאורך זמן
דרישות
- לפחות 4–5 שנות ניסיון כעוזר אישי, עוזר מנהלים, עוזר לאורח חיים, מארגן מקצועי או בתפקיד דומה
- ניסיון מוכח בניהול עניינים אישיים או ענייני חיים, מעבר לעבודה מנהלית תאגידית בלבד
- כישורים חזקים בארגון ובניהול פרויקטים
- אנגלית מצוינת בדיבור ובכתב
- ביטחון בביצוע שיחות טלפון מקצועיות ובניהול תכתובות חיצוניות
- יכולת גבוהה בארגון דיגיטלי
- ניסיון מעשי בניהול דוא״ל ותיבת דואר נכנס, אחסון בענן, יומנים ומערכות לניהול משימות
- נוחות בשימוש ב-Google Workspace, Gmail, Notion, Todoist, מנהלי סיסמאות וכלי פרודוקטיביות מבוססי בינה מלאכותית
- יכולת לעבוד באופן עצמאי וליצור סדר ללא הנחיות מפורטות
- דיסקרטיות יוצאת דופן בטיפול במידע פרטי, אישי ובעל אופי פיננסי פוטנציאלי
- נוחות בעבודה עם ארגונים וספקי שירותים בינלאומיים
- זמינות לחפיפה משמעותית עם השעון המזרחי של ארצות הברית
- ידע בצרפתית הוא יתרון
- ניסיון בניהול עניינים אישיים בבריטניה או בצרפת הוא יתרון
- רקע במשרד משפחתי, שירות ללקוחות פרטיים, קונסיירז׳ או ניהול אורח חיים הוא יתרון
- ניסיון בתמיכה במנהלים בכירים, אנשי מקצוע או משפחות עסוקים הוא יתרון
- ניסיון בסיוע לאנשים במהלך שינויים משמעותיים בחיים או בתקופות של עומס מנהלי אינטנסיבי הוא יתרון