VirtuHire on värbamis- ja personalitehnoloogia ettevõte, mis aitab ettevõtetel Lõuna-Aafrikas kontrollitud taustaga talente värvata ja hallata. Ettevõtte teenused hõlmavad kandidaatide otsimist ja eelvalikut, intervjuude koordineerimist, sisseelamist, palgaarvestust, nõuetele vastavuse tagamist ning töötajate järjepidevat haldamist tööandjaks registreerimise mudeli kaudu. Värbamise ja personalitoimingute ühendamisega toetab VirtuHire ettevõtteid, kes soovivad luua kaugtöömeeskondi ning delegeerida töötajate palkamise ja haldamisega seotud haldustöö.
Osalise tööajaga isiklik assistent – igapäevaasjade haldus ja digitaalne korraldus, kaugtöö Lõuna-Aafrikast
Osalise tööajaga isikliku assistendi roll, mille fookuses on kiire elutempoga spetsialisti isiklike haldusasjade, digitaalse teabe ja projektide korraldamine. Töö hõlmab praktiliste süsteemide loomist ning rahvusvaheliste asjaajamiste koordineerimist USA, Ühendkuningriigi ja Prantsusmaa vahel.
Kirjeldus
- Hinda, korralda ja sea tähtsuse järjekorda pooleliolevad isiklikud haldusasjad ja projektid
- Koosta mahuka ülesannete kuhjumise lahendamiseks struktureeritud tegevuskava
- Jaga keerukad või pikaajalised projektid saavutatavateks sammudeks ja jälgi nende lõpuleviimist
- Halda isiklikku e-posti, postkasti korrastamist ja kirjavahetust
- Korralda digifaile, dokumente, pilvesalvestust ja isiklikku teavet
- Koordineeri kalendreid, kohtumisi, meeldetuletusi ja olulisi tähtaegu
- Loo ja halda ülesannete haldamise ning tööviljakuse süsteeme
- Tee telefonikõnesid ja korralda inimese nimel kirjalikku suhtlust
- Suhtle professionaalselt pankade, kommunaalteenuste pakkujate, kindlustusandjate, teenusepakkujate, riigiasutuste ja teiste organisatsioonidega
- Toeta USA, Ühendkuningriigi ja Prantsusmaaga seotud haldusküsimusi
- Hoia paroole, kontosid ja tundlikku digitaalset teavet turvaliselt
- Uuri vajaduse korral sobivaid lahendusi ja teenusepakkujaid
- Tegele lahendamata küsimuste aktiivse järelkontrolliga minimaalse juhendamisega
- Kasuta tõhususe suurendamiseks tänapäevaseid tööviljakuse- ja tehisintellektitööriistu
- Loo püsivad süsteemid isiklike haldusasjade korrastatuna hoidmiseks pikema aja jooksul
Nõuded
- Vähemalt 4–5 aastat kogemust isikliku assistendi, tippjuhi assistendi, elustiiliassistendi, professionaalse korrastaja või sarnasel ametikohal
- Tõendatud kogemus isiklike või igapäevaasjade haldamisel, mitte ainult ettevõtte haldustöös
- Tugevad organiseerimis- ja projektijuhtimise oskused
- Väga hea inglise keele oskus kõnes ja kirjas
- Enesekindlus professionaalsete telefonikõnede tegemisel ja välise kirjavahetuse haldamisel
- Väga hea digitaalse korralduse oskus
- Praktiline kogemus e-posti ja postkasti haldamise, pilvesalvestuse, kalendrite ja ülesannete haldamise süsteemidega
- Google Workspace’i, Gmaili, Notioni, Todoisti, paroolihaldurite ja tehisintellektil põhinevate tööviljakustööriistade kasutamise oskus
- Võime töötada iseseisvalt ja luua struktuuri üksikasjalike juhisteta
- Erakordne diskreetsus eraelulise, isikliku ja potentsiaalselt finantsteabe käsitlemisel
- Valmidus töötada rahvusvaheliste organisatsioonide ja teenusepakkujatega
- Valmidus töötada olulises ajavööndite kattuvuses USA idaranniku ajaga
- Prantsuse keele oskus tuleb kasuks
- Isiklike haldusasjade korraldamise kogemus Ühendkuningriigis või Prantsusmaal tuleb kasuks
- Kogemus perebüroos, eraklientide teeninduses, concierge-teenustes või elustiilijuhtimise valdkonnas tuleb kasuks
- Kogemus kiire töötempoga juhtide, spetsialistide või perede toetamisel tuleb kasuks
- Kogemus inimeste toetamisel suurte elumuutuste või intensiivse halduskoormuse ajal tuleb kasuks