VirtuHire je tvrtka za zapošljavanje i HR tehnologiju koja pomaže poduzećima zaposliti i upravljati provjerenim talentima u Južnoj Africi. Njezine usluge obuhvaćaju pronalaženje i uži izbor kandidata, koordinaciju razgovora za posao, uvođenje u posao, obračun plaća, usklađenost s propisima i kontinuiranu administraciju zaposlenika putem modela poslodavca za službenu evidenciju. Kombiniranjem zapošljavanja s HR operacijama VirtuHire podržava tvrtke koje žele izgraditi udaljene timove, a administrativni posao povezan sa zapošljavanjem i upravljanjem zaposlenicima prepustiti drugome.
Osobni asistent na nepuno radno vrijeme – osobna administracija i digitalna organizacija, rad na daljinu iz Južne Afrike
Posao osobnog asistenta na nepuno radno vrijeme usmjeren je na organizaciju osobne administracije, digitalnih informacija i projekata za zaposlenog profesionalca. Uloga uključuje izgradnju praktičnih sustava i koordinaciju međunarodnih obveza povezanih sa SAD-om, Ujedinjenom Kraljevinom i Francuskom.
Opis
- Procijeniti, organizirati i odrediti prioritete za otvorene osobne administrativne zadatke i projekte
- Izraditi strukturirani akcijski plan za rješavanje opsežnog zaostatka zadataka
- Podijeliti složene ili dugotrajne projekte na ostvarive korake i nadzirati njihovo dovršenje
- Upravljati osobnom e-poštom, organizacijom ulaznog sandučića i korespondencijom
- Organizirati digitalne datoteke, dokumente, pohranu u oblaku i osobne informacije
- Koordinirati kalendare, sastanke, podsjetnike i važne rokove
- Izraditi i održavati sustave za upravljanje zadacima i produktivnost
- Obavljati telefonske pozive i voditi pisanu komunikaciju u ime osobe
- Profesionalno komunicirati s bankama, komunalnim poduzećima, osiguravateljima, pružateljima usluga, državnim tijelima i drugim organizacijama
- Pružati podršku u administrativnim pitanjima povezanima sa SAD-om, Ujedinjenom Kraljevinom i Francuskom
- Sigurno održavati lozinke, račune i osjetljive digitalne informacije
- Prema potrebi istraživati odgovarajuća rješenja i pružatelje usluga
- Proaktivno pratiti neriješena pitanja uz minimalan nadzor
- Primjenjivati moderne alate za produktivnost i umjetnu inteligenciju radi povećanja učinkovitosti
- Izgraditi trajne sustave za dugoročno održavanje organizirane osobne administracije
Zahtjevi
- Najmanje 4–5 godina iskustva kao osobni asistent, izvršni asistent, lifestyle asistent, profesionalni organizator ili na usporedivoj poziciji
- Dokazano iskustvo u vođenju osobne administracije ili svakodnevnih životnih obveza, izvan isključivo korporativnog administrativnog rada
- Izvrsne organizacijske i projektno-menadžerske vještine
- Izvrsno znanje govornog i pisanog engleskog jezika
- Sigurnost u obavljanju profesionalnih telefonskih poziva i vođenju vanjske korespondencije
- Izrazita sposobnost digitalne organizacije
- Praktično iskustvo s e-poštom i upravljanjem ulaznim sandučićem, pohranom u oblaku, kalendarima i sustavima za upravljanje zadacima
- Ugodno korištenje alata Google Workspace, Gmail, Notion, Todoist, upravitelja lozinki i alata za produktivnost temeljenih na umjetnoj inteligenciji
- Sposobnost samostalnog rada i stvaranja strukture bez detaljnih uputa
- Iznimna diskrecija pri rukovanju privatnim, osobnim i potencijalno financijskim informacijama
- Ugodan rad s međunarodnim organizacijama i pružateljima usluga
- Dostupnost za znatno preklapanje s vremenom prema istočnoj obali SAD-a
- Znanje francuskog jezika je prednost
- Iskustvo vođenja osobne administracije u Ujedinjenom Kraljevstvu ili Francuskoj je prednost
- Iskustvo rada u obiteljskom uredu, s privatnim klijentima, u concierge uslugama ili upravljanju životnim stilom je prednost
- Iskustvo podrške zaposlenim rukovoditeljima, profesionalcima ili obiteljima je prednost
- Iskustvo pomaganja pojedincima tijekom velikih životnih promjena ili razdoblja intenzivnih administrativnih potreba je prednost