Twoconnect to dostawca usług outsourcingu i offshore staffing dla firm w Australii i Nowej Zelandii. Firma pomaga organizacjom tworzyć i zarządzać dedykowanymi zespołami zdalnymi, oferując usługi obejmujące pozyskiwanie talentów, doradztwo HR, wdrażanie pracowników oraz zarządzanie efektywnością. Jej działalność obejmuje sektory takie jak opieka zdrowotna, prawo, logistyka, księgowość, IT i handel detaliczny, ze szczególnym naciskiem na skalowalne modele zatrudnienia i stałe wsparcie zespołów.
Specjalista ds. księgowości i administracji (zdalnie, Filipiny)
Zdalna praca na pełny etat w obszarze księgowości i administracji w butikowej firmie świadczącej usługi prawne na Filipinach. Zakres obowiązków obejmuje prowadzenie dokumentacji klientów, zarządzanie dokumentami, fakturowanie, wsparcie księgowe i bieżącą koordynację.
Opis
- Zarządzać wspólnymi skrzynkami odbiorczymi i obsługiwać przychodzące sprawy administracyjne.
- Organizować kalendarze, spotkania, wizyty oraz wynikające z nich zadania następcze.
- Dbać o aktualność i poprawność dokumentacji klientów i spraw, struktur przechowywania plików oraz kontroli dokumentów.
- Wspierać wdrażanie klientów, zbierając informacje, wysyłając formularze i monitorując zaległe elementy.
- Przygotowywać, korygować i rozpowszechniać korespondencję, raporty oraz inne dokumenty biznesowe.
- Monitorować terminy i zadania, eskalując problemy w razie potrzeby.
- Koordynować administrację dostawców, biura i zespołu.
- Dbać o aktualność danych kontaktowych, informacji o poleceniach i możliwościach biznesowych.
- Wspierać przygotowywanie ofert, administrację współpracą i koordynację realizacji usług.
- Tworzyć i wysyłać faktury zgodnie z zatwierdzonymi instrukcjami dotyczącymi fakturowania.
- Przetwarzać faktury dostawców i wydatki, prowadząc dokumentację zobowiązań.
- Rejestrować wpływy, aktualizować dokumentację należności i monitorować zaległe płatności.
- Wspierać rutynowe uzgodnienia bankowe i uzgodnienia kart kredytowych.
- Sporządzać raporty dotyczące stanu fakturowania i administracji oraz rekomendować usprawnienia procesów.
- Doskonalić szablony, listy kontrolne i procedury zarządzania plikami w miarę rozwoju firmy.
- Wykonywać inne obowiązki administracyjne w razie potrzeby.
Wymagania
- Preferowane jest wykształcenie wyższe na poziomie licencjackim w zakresie administracji biznesowej, handlu, rachunkowości, nauk prawnych lub dziedziny pokrewnej.
- Wymagane jest co najmniej trzyletnie doświadczenie w administracji, koordynacji pracy biura lub wsparciu usług profesjonalnych.
- Doświadczenie w kancelarii prawnej lub organizacji świadczącej usługi prawne, w tym w administracji klientów i spraw, będzie dużym atutem.
- Wymagane jest praktyczne doświadczenie w fakturowaniu, ewidencji wydatków, podstawowej obsłudze zobowiązań i należności oraz rutynowych uzgodnieniach.
- Wymagana jest biegła znajomość Microsoft 365, szczególnie Outlooka, Worda i Excela.
- Doświadczenie z oprogramowaniem księgowym, narzędziami do zarządzania praktyką lub CRM będzie dużym atutem, podobnie jak umiejętność szybkiego uczenia się nowych systemów.
- Wymagana jest profesjonalna znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie, w tym umiejętność poprawnego redagowania wiadomości e-mail i komunikacji z klientami.
- Wymagane są wysokie umiejętności przygotowywania dokumentów, korekty, cyfrowego archiwizowania i zarządzania dokumentacją.
- Wymagane są doskonałe umiejętności organizacyjne, duża dbałość o szczegóły oraz umiejętność godzenia konkurujących terminów.
- Wymagana jest dyskrecja i trafna ocena sytuacji podczas pracy z poufnymi informacjami klientów oraz danymi prawnymi i finansowymi.
- Wymagane jest konsekwentne przestrzeganie udokumentowanych procedur zatwierdzania faktur, wydatków, płatności i dostępu do dokumentacji.
- Wymagane jest praktyczne, nastawione na obsługę podejście do wspierania małego zespołu i doskonalenia powtarzalnych procesów.
- Wymagana jest umiejętność samodzielnej pracy, zadawania pytań w razie potrzeby oraz szybkiego zgłaszania błędów lub ryzyka.
- Wymagana jest możliwość zaprezentowania tych umiejętności podczas praktycznego zadania obejmującego segregowanie wiadomości e-mail, formatowanie dokumentów, Excela, fakturowanie i podstawowe uzgodnienia.
Benefity
- Praca z domu na zmianie dziennej od 7:00 do 16:00 czasu filipińskiego, z korektami na okres obowiązywania czasu letniego.
- Praca od poniedziałku do piątku, weekendy wolne.
- Ubezpieczenie HMO z dwoma bezpłatnymi osobami na utrzymaniu oraz zwrot kosztów leczenia.
- Świadczenia wymagane przepisami prawa.
- Możliwość wspierania wiodących firm w Australii i na innych rynkach.
- Programy szkoleniowe ukierunkowane na rozwój kariery.
- Wyjazdy firmowe, wydarzenia zespołowe i sesje wellness.
- Wspierająca i inkluzywna kultura pracy.
- Dedykowani menedżerowie zaangażowani w rozwój i sukces pracowników.
- Konkurencyjne wynagrodzenie i świadczenia.
- Dodatkowe uprawnienia.
- Ustrukturyzowane programy rozwoju kariery.
- Równe szanse i inkluzywne miejsce pracy.
- Stabilne środowisko stawiające ludzi na pierwszym miejscu i oferujące możliwości rozwoju.