帳務與行政專員（遠端，菲律賓）
遠端全職帳務與行政職位，為菲律賓一家精品法律服務公司提供支援。 職責包括客戶紀錄、文件管理、開立發票、簿記支援及日常協調。
說明
- 管理共用收件匣並處理收到的行政要求。
- 安排行事曆、會議、預約及由此產生的後續任務。
- 確保客戶與案件紀錄、歸檔結構及文件控管準確並保持最新。
- 透過蒐集客戶資訊、寄送表格及追蹤未完成事項，支援客戶入職流程。
- 準備、校對並傳閱信函、報告及其他業務文件。
- 監控截止日期與行動事項，並在必要時升級問題。
- 協調供應商、辦公室及團隊行政事務。
- 持續更新聯絡人、推薦來源及商機紀錄。
- 支援提案、委任管理及服務交付協調。
- 依照核准的開票指示建立並寄送發票。
- 處理供應商發票與費用，同時維護應付帳款紀錄。
- 記錄收款、更新應收帳款紀錄並追蹤逾期款項。
- 協助進行例行銀行及信用卡對帳。
- 製作開票及行政狀態報告，並提出流程改善建議。
- 隨著業務擴展，優化範本、檢查清單及檔案管理程序。
- 依需要承擔其他行政職責。
職位要求
- 具備企業管理、商學、會計、法律研究或相關學科學士學位者優先。
- 必須具備至少三年行政、辦公室協調或專業服務支援經驗。
- 具備法律事務所或法律服務機構背景，包括客戶及案件管理經驗者尤佳。
- 必須具備發票處理、費用輸入、基礎應付及應收帳款處理，以及例行對帳經驗。
- 必須熟悉 Microsoft 365，尤其是 Outlook、Word 及 Excel。
- 具備簿記軟體、事務管理工具或 CRM 使用經驗者尤佳，並能快速學習新系統。
- 必須具備專業的英語書面及口語能力，包括準確撰寫電子郵件及與客戶溝通的能力。
- 必須具備良好的文件準備、校對、數位歸檔及紀錄管理能力。
- 必須具備出色的組織能力、細心度，以及平衡多項截止期限的能力。
- 處理機密客戶、法律及財務資訊時，必須具備保密意識及良好判斷力。
- 必須持續遵守有關開票、費用、付款及紀錄存取的書面核准程序。
- 必須具備務實且以服務為導向的思維，以支援小型團隊並改善可重複執行的流程。
- 必須能夠獨立工作，在適當時尋求釐清，並迅速升級錯誤或風險。
- 必須能透過涵蓋電子郵件分流、文件格式設定、Excel、開票及基礎對帳的實務評估，展現上述能力。
福利待遇
- 居家辦公，日班時間為菲律賓時間上午 7:00 至下午 4:00，並依日光節約時間調整。
- 週一至週五上班，週末休息。
- 提供 HMO 醫療保險，包含兩名免費受扶養人及醫療費用補助。
- 提供政府規定的福利。
- 有機會支援澳洲及其他市場的領先企業。
- 提供著重職涯發展的培訓計畫。
- 提供公司郊遊、團隊活動及健康活動。
- 擁有支持性且包容的職場文化。
- 配備致力於員工成長與成功的專責主管。
- 提供具競爭力的薪資與福利。
- 享有額外福利待遇。
- 提供結構化的職涯發展計畫。
- 提供平等機會及包容性的工作環境。
- 提供穩定、以人為本且具備成長機會的工作環境。