Twoconnect là nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài và nhân sự ngoài khơi, phục vụ các doanh nghiệp tại Úc và New Zealand. Công ty hỗ trợ các tổ chức xây dựng và quản lý đội ngũ làm việc từ xa chuyên trách thông qua các dịch vụ tìm kiếm nhân tài, tư vấn nhân sự, hội nhập nhân viên mới và quản lý hiệu suất. Hoạt động của công ty bao phủ các lĩnh vực như y tế, pháp lý, logistics, kế toán, công nghệ thông tin và bán lẻ, tập trung vào các mô hình bố trí nhân sự có khả năng mở rộng cùng sự hỗ trợ liên tục dành cho đội ngũ.
Nhân viên Kế toán và Hành chính (Làm việc từ xa, Philippines)
Vị trí kế toán và hành chính toàn thời gian, làm việc từ xa, hỗ trợ một công ty dịch vụ pháp lý chuyên biệt tại Philippines. Công việc bao gồm quản lý hồ sơ khách hàng, tài liệu, lập hóa đơn, hỗ trợ ghi sổ kế toán và điều phối hoạt động hằng ngày.
Mô tả
- Quản lý các hộp thư dùng chung và xử lý các yêu cầu hành chính đến.
- Sắp xếp lịch, cuộc họp, cuộc hẹn và các công việc theo dõi phát sinh.
- Duy trì hồ sơ khách hàng, hồ sơ vụ việc, cơ cấu lưu trữ và kiểm soát tài liệu chính xác, cập nhật.
- Hỗ trợ quy trình tiếp nhận khách hàng bằng cách thu thập thông tin, gửi biểu mẫu và theo dõi các hạng mục còn thiếu.
- Soạn thảo, hiệu đính và lưu hành thư từ, báo cáo cùng các tài liệu kinh doanh khác.
- Theo dõi thời hạn và các đầu việc, đồng thời báo cáo cấp trên khi cần.
- Điều phối công việc hành chính của nhà cung cấp, văn phòng và đội ngũ.
- Cập nhật hồ sơ liên hệ, giới thiệu và cơ hội kinh doanh.
- Hỗ trợ đề xuất, công tác hành chính liên quan đến hợp đồng dịch vụ và điều phối cung cấp dịch vụ.
- Lập và gửi hóa đơn theo hướng dẫn lập hóa đơn đã được phê duyệt.
- Xử lý hóa đơn nhà cung cấp và chi phí, đồng thời duy trì hồ sơ các khoản phải trả.
- Ghi nhận các khoản thu, cập nhật hồ sơ các khoản phải thu và theo dõi các khoản thanh toán còn tồn đọng.
- Hỗ trợ đối chiếu định kỳ tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng.
- Lập báo cáo tình trạng lập hóa đơn và hành chính, đồng thời đề xuất cải tiến quy trình.
- Hoàn thiện biểu mẫu, danh sách kiểm tra và quy trình quản lý hồ sơ khi doanh nghiệp mở rộng.
- Đảm nhận các trách nhiệm hành chính khác khi cần.
Yêu cầu
- Ưu tiên ứng viên có bằng cử nhân quản trị kinh doanh, thương mại, kế toán, nghiên cứu pháp lý hoặc ngành liên quan.
- Yêu cầu có ít nhất ba năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính, điều phối văn phòng hoặc hỗ trợ dịch vụ chuyên nghiệp.
- Kinh nghiệm tại công ty luật hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ pháp lý, bao gồm quản lý khách hàng và hồ sơ vụ việc, là một lợi thế lớn.
- Yêu cầu có kinh nghiệm thực tế về lập hóa đơn, nhập chi phí, các khoản phải trả và phải thu cơ bản, cũng như đối chiếu định kỳ.
- Yêu cầu thành thạo Microsoft 365, đặc biệt là Outlook, Word và Excel.
- Kinh nghiệm sử dụng phần mềm kế toán, công cụ quản lý nghiệp vụ hoặc CRM là một lợi thế lớn, cùng khả năng nhanh chóng học các hệ thống mới.
- Yêu cầu khả năng sử dụng tiếng Anh chuyên nghiệp trong văn viết và giao tiếp, bao gồm soạn email chính xác và trao đổi với khách hàng.
- Yêu cầu kỹ năng tốt về soạn thảo tài liệu, hiệu đính, lưu trữ kỹ thuật số và quản lý hồ sơ.
- Yêu cầu khả năng tổ chức xuất sắc, chú ý kỹ đến chi tiết và cân đối nhiều thời hạn cạnh tranh.
- Yêu cầu sự thận trọng và phán đoán đúng đắn khi xử lý thông tin mật của khách hàng, pháp lý và tài chính.
- Yêu cầu tuân thủ nhất quán các quy trình phê duyệt đã được lập thành văn bản đối với việc lập hóa đơn, chi phí, thanh toán và truy cập hồ sơ.
- Yêu cầu tư duy thực tế, tập trung vào dịch vụ để hỗ trợ một đội ngũ nhỏ và cải thiện các quy trình có thể lặp lại.
- Yêu cầu khả năng làm việc độc lập, chủ động xin làm rõ khi phù hợp và nhanh chóng báo cáo các lỗi hoặc rủi ro.
- Yêu cầu có thể thể hiện các năng lực này trong bài đánh giá thực tế về phân loại email, định dạng tài liệu, Excel, lập hóa đơn và đối chiếu cơ bản.
Phúc lợi
- Làm việc tại nhà theo ca ngày, từ 7:00 đến 16:00 theo giờ Philippines, có điều chỉnh theo thời gian mùa hè.
- Làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu, nghỉ cuối tuần.
- Được hưởng bảo hiểm HMO với hai người phụ thuộc miễn phí và các khoản hoàn trả chi phí y tế.
- Các phúc lợi theo quy định của chính phủ.
- Cơ hội hỗ trợ các công ty hàng đầu tại Australia và các thị trường khác.
- Các chương trình đào tạo tập trung vào phát triển nghề nghiệp.
- Các chuyến đi công ty, hoạt động đội nhóm và buổi chăm sóc sức khỏe.
- Văn hóa nơi làm việc hỗ trợ và hòa nhập.
- Quản lý tận tâm với sự phát triển và thành công của nhân viên.
- Mức lương và phúc lợi cạnh tranh.
- Các quyền lợi bổ sung.
- Chương trình phát triển nghề nghiệp có cấu trúc.
- Môi trường làm việc bình đẳng và hòa nhập.
- Môi trường ổn định, đặt con người làm trọng tâm, với cơ hội phát triển.