Twoconnect ist ein Anbieter für Outsourcing und Offshore-Personalbesetzung, der Unternehmen in Australien und Neuseeland unterstützt. Das Unternehmen hilft Organisationen dabei, engagierte Remote-Teams aufzubauen und zu verwalten. Dazu gehören die Suche nach Talenten, HR-Beratung, Onboarding und Leistungsmanagement. Die Tätigkeiten erstrecken sich auf Branchen wie Gesundheitswesen, Recht, Logistik, Buchhaltung, IT und Einzelhandel. Im Mittelpunkt stehen skalierbare Personalmodelle und die kontinuierliche Unterstützung der Teams.
Sachbearbeiter/in für Buchhaltung und Verwaltung (Remote, Philippinen)
Remote-Vollzeitstelle für Buchhaltung und Verwaltung zur Unterstützung einer spezialisierten Rechtsdienstleistungsfirma auf den Philippinen. Zu den Aufgaben gehören Kundenakten, Dokumentenverwaltung, Rechnungsstellung, Unterstützung bei der Buchhaltung und die tägliche Koordination.
Beschreibung
- Gemeinsame Postfächer verwalten und eingehende administrative Anfragen bearbeiten.
- Kalender, Besprechungen, Termine und daraus entstehende Folgeaufgaben organisieren.
- Kunden- und Vorgangsakten, Ablagestrukturen sowie Dokumentenkontrollen korrekt und aktuell halten.
- Das Onboarding unterstützen, indem Kundeninformationen eingeholt, Formulare versendet und ausstehende Unterlagen überwacht werden.
- Korrespondenz, Berichte und andere Geschäftsdokumente erstellen, Korrektur lesen und verteilen.
- Fristen und Aufgaben überwachen und bei Bedarf Probleme eskalieren.
- Die Verwaltung von Lieferanten, Büro und Team koordinieren.
- Kontakt-, Empfehlungs- und Geschäftschancendaten aktuell halten.
- Angebote, Auftragsverwaltung und die Koordination der Leistungserbringung unterstützen.
- Rechnungen gemäß genehmigten Abrechnungsvorgaben erstellen und versenden.
- Lieferantenrechnungen und Ausgaben bearbeiten und dabei Kreditorenbuchhaltungsunterlagen pflegen.
- Zahlungseingänge erfassen, Debitorenbuchhaltungsunterlagen aktualisieren und ausstehende Zahlungen nachverfolgen.
- Bei routinemäßigen Bank- und Kreditkartenabstimmungen unterstützen.
- Statusberichte zu Abrechnung und Verwaltung erstellen und Verbesserungen der Abläufe empfehlen.
- Vorlagen, Checklisten und Verfahren zur Dateiverwaltung mit dem Wachstum des Unternehmens weiterentwickeln.
- Weitere administrative Aufgaben nach Bedarf übernehmen.
Anforderungen
- Ein Bachelorabschluss in Betriebswirtschaft, Handel, Rechnungswesen, Rechtswissenschaften oder einer verwandten Fachrichtung ist wünschenswert.
- Mindestens drei Jahre Erfahrung in Verwaltung, Bürokoordination oder der Unterstützung professioneller Dienstleistungen sind erforderlich.
- Erfahrung in einer Anwaltskanzlei oder Rechtsdienstleistungsorganisation, einschließlich der Verwaltung von Kunden und Vorgängen, ist besonders wertvoll.
- Praktische Erfahrung mit Rechnungsstellung, Erfassung von Ausgaben, grundlegender Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sowie routinemäßigen Abstimmungen ist erforderlich.
- Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word und Excel, sind erforderlich.
- Erfahrung mit Buchhaltungssoftware, Kanzleimanagementsystemen oder einem CRM ist besonders wertvoll; ebenso die Fähigkeit, neue Systeme schnell zu erlernen.
- Professionelle schriftliche und mündliche Englischkenntnisse, einschließlich der präzisen Erstellung von E-Mails und der Kommunikation mit Kunden, sind erforderlich.
- Ausgeprägte Fähigkeiten in Dokumentenerstellung, Korrekturlesen, digitaler Ablage und Aktenverwaltung sind erforderlich.
- Hervorragendes Organisationstalent, große Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, konkurrierende Fristen auszugleichen, sind erforderlich.
- Diskretion und gutes Urteilsvermögen im Umgang mit vertraulichen Kunden-, Rechts- und Finanzinformationen sind erforderlich.
- Die konsequente Einhaltung dokumentierter Genehmigungsverfahren für Abrechnungen, Ausgaben, Zahlungen und den Datenzugriff ist erforderlich.
- Eine praxisorientierte, serviceorientierte Einstellung zur Unterstützung eines kleinen Teams und zur Verbesserung wiederholbarer Abläufe ist erforderlich.
- Die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten, bei Bedarf Rückfragen zu stellen und Fehler oder Risiken umgehend zu eskalieren, ist erforderlich.
- Die Fähigkeit, diese Kompetenzen in einer praktischen Prüfung zu E-Mail-Triage, Dokumentenformatierung, Excel, Rechnungsstellung und grundlegenden Abstimmungen nachzuweisen, ist erforderlich.
Zusatzleistungen
- Arbeit im Homeoffice in der Tagschicht von 7:00 bis 16:00 Uhr PHT, mit Anpassungen an die Sommerzeit.
- Montag bis Freitag, Wochenenden frei.
- HMO-Versicherung mit zwei kostenlosen mitversicherten Angehörigen und Erstattung medizinischer Kosten.
- Gesetzlich vorgeschriebene Leistungen.
- Möglichkeiten zur Unterstützung führender Unternehmen in Australien und anderen Märkten.
- Schulungsprogramme zur beruflichen Weiterentwicklung.
- Betriebsausflüge, Teamaktivitäten und Wellnessangebote.
- Unterstützende und integrative Unternehmenskultur.
- Engagierte Führungskräfte, die sich für die Entwicklung und den Erfolg der Mitarbeitenden einsetzen.
- Wettbewerbsfähige Vergütung und Leistungen.
- Zusätzliche Ansprüche.
- Strukturierte Programme zur beruflichen Weiterentwicklung.
- Arbeitsplatz mit Chancengleichheit und inklusiver Kultur.
- Stabiles, menschenorientiertes Umfeld mit Entwicklungsmöglichkeiten.