Twoconnect on Australiassa ja Uudessa-Seelannissa toimiva ulkoistus- ja offshore-henkilöstöpalvelujen tarjoaja. Yritys auttaa organisaatioita rakentamaan ja johtamaan omistautuneita etätiimejä tarjoamalla muun muassa osaajien hankintaa, HR-konsultointia, perehdytystä ja suorituskyvyn hallintaa. Sen toiminta kattaa esimerkiksi terveydenhuollon, laki- ja oikeusalan, logistiikan, kirjanpidon, IT:n ja vähittäiskaupan, ja siinä painotetaan skaalautuvia henkilöstöratkaisuja sekä jatkuvaa tiimien tukemista.
Talous- ja hallintovastaava (etätyö, Filippiinit)
Etätyötä ja kokoaikatyötä sisältävä talous- ja hallintotehtävä Filippiineillä toimivassa boutique-lakipalveluyrityksessä. Tehtäviin kuuluvat asiakasrekisterit, asiakirjahallinta, laskutus, kirjanpidon tukitehtävät ja päivittäinen koordinointi.
Kuvaus
- Hallitse yhteisiä sähköpostilaatikoita ja käsittele saapuvia hallinnollisia pyyntöjä.
- Järjestä kalenterit, kokoukset, tapaamiset ja niistä seuraavat jatkotoimet.
- Pidä asiakas- ja toimeksiantotiedot, arkistointirakenteet ja asiakirjahallinnan käytännöt täsmällisinä ja ajan tasalla.
- Tue perehdytystä keräämällä asiakastietoja, lähettämällä lomakkeita ja seuraamalla puuttuvia tietoja.
- Laadi, oikolue ja jaa kirjeenvaihtoa, raportteja ja muita liiketoiminta-asiakirjoja.
- Seuraa määräaikoja ja toimenpiteitä sekä eskaloi ongelmat tarvittaessa.
- Koordinoi toimittajiin, toimistoon ja tiimiin liittyvää hallintoa.
- Pidä yhteys-, suosittelu- ja liiketoimintamahdollisuustiedot ajan tasalla.
- Tue tarjousten laatimista, toimeksiantojen hallintaa ja palvelujen toimituksen koordinointia.
- Luo ja lähetä laskuja hyväksyttyjen laskutusohjeiden mukaisesti.
- Käsittele toimittajalaskut ja kulut sekä ylläpidä ostoreskontran tietoja.
- Kirjaa suoritukset, päivitä myyntireskontran tiedot ja seuraa erääntyneitä maksuja.
- Avusta säännöllisissä pankki- ja luottokorttitäsmäytyksissä.
- Laadi laskutuksen ja hallinnon tilanneraportteja sekä ehdota prosessien parannuksia.
- Kehitä mallipohjia, tarkistuslistoja ja tiedostonhallintamenettelyjä liiketoiminnan kasvaessa.
- Hoida muita hallinnollisia tehtäviä tarpeen mukaan.
Vaatimukset
- Kauppatieteiden, liiketalouden, laskentatoimen, oikeustieteiden tai vastaavan alan kandidaatin tutkinto katsotaan eduksi.
- Vähintään kolmen vuoden kokemus hallinnosta, toimistokoordinoinnista tai asiantuntijapalvelujen tukitehtävistä vaaditaan.
- Kokemus asianajotoimistosta tai lakipalveluorganisaatiosta, mukaan lukien asiakkaiden ja toimeksiantojen hallinta, katsotaan erittäin eduksi.
- Käytännön kokemus laskutuksesta, kulujen kirjaamisesta, perusmuotoisesta osto- ja myyntireskontrasta sekä säännöllisistä täsmäytyksistä vaaditaan.
- Vahva Microsoft 365 -osaaminen, erityisesti Outlookin, Wordin ja Excelin, vaaditaan.
- Kokemus kirjanpito-ohjelmistoista, asianhallintatyökaluista tai CRM-järjestelmästä katsotaan erittäin eduksi, samoin kuin kyky oppia uudet järjestelmät nopeasti.
- Ammattitaitoinen kirjallinen ja suullinen englannin kielen taito, mukaan lukien täsmällinen sähköpostiviestintä ja asiakasviestintä, vaaditaan.
- Vahvat asiakirjojen laatimis-, oikoluku-, digitaalisen arkistoinnin ja tietojenhallinnan taidot vaaditaan.
- Erinomainen organisointikyky, tarkkuus ja kyky hallita samanaikaisia määräaikoja vaaditaan.
- Harkintakykyä ja luotettavuutta luottamuksellisten asiakas-, oikeudellisten ja taloudellisten tietojen käsittelyssä vaaditaan.
- Dokumentoitujen hyväksyntämenettelyjen johdonmukainen noudattaminen laskutuksessa, kuluissa, maksuissa ja tietojen käyttöoikeuksissa vaaditaan.
- Käytännönläheinen ja palvelukeskeinen asenne pienen tiimin tukemiseen ja toistettavien prosessien kehittämiseen vaaditaan.
- Kyky työskennellä itsenäisesti, pyytää tarvittaessa lisäselvityksiä ja ilmoittaa virheistä tai riskeistä nopeasti vaaditaan.
- Kyky osoittaa nämä valmiudet käytännön arvioinnissa, joka kattaa sähköpostien käsittelyn, asiakirjojen muotoilun, Excelin, laskutuksen ja perusmuotoiset täsmäytykset, vaaditaan.
Edut
- Työskentele kotoa päivävuorossa klo 7.00–16.00 PHT-aikaa; kesäaikaan tehdään tarvittaessa muutoksia.
- Työaika maanantaista perjantaihin, viikonloput vapaat.
- HMO-terveydenhuolto kahdelle maksuttomalle huollettavalle sekä sairauskulukorvaukset.
- Lakisääteiset työsuhde-edut.
- Mahdollisuuksia tukea johtavia yrityksiä Australiassa ja muilla markkinoilla.
- Uran kehittymiseen keskittyviä koulutusohjelmia.
- Henkilöstöretkiä, tiimitoimintaa ja hyvinvointisessioita.
- Kannustava ja osallistava työyhteisö.
- Omistautuneet esihenkilöt, jotka tukevat työntekijöiden kasvua ja menestystä.
- Kilpailukykyinen palkka ja edut.
- Muut työsuhteeseen kuuluvat etuudet.
- Rakenteelliset urakehitysohjelmat.
- Yhdenvertaisuutta edistävä ja osallistava työpaikka.
- Vakaa, ihmiset etusijalle asettava työympäristö, jossa on kasvumahdollisuuksia.