Twoconnect is een aanbieder van outsourcing en offshore personeelsdiensten voor bedrijven in Australië en Nieuw-Zeeland. Het bedrijf helpt organisaties bij het opbouwen en beheren van toegewijde teams op afstand, met diensten zoals het vinden van talent, HR-advies, onboarding en prestatiebeheer. De werkzaamheden omvatten sectoren als gezondheidszorg, juridische dienstverlening, logistiek, boekhouding, IT en detailhandel. De nadruk ligt op schaalbare personeelsoplossingen en voortdurende ondersteuning van teams.
Medewerker Boekhouding en Administratie (Remote, Filipijnen)
Voltijdse, volledig op afstand uitvoerbare functie in boekhouding en administratie ter ondersteuning van een gespecialiseerd juridisch dienstverleningsbedrijf in de Filipijnen. De werkzaamheden omvatten klantdossiers, documentbeheer, facturatie, ondersteuning bij de boekhouding en dagelijkse coördinatie.
Beschrijving
- Gedeelde inboxen beheren en binnenkomende administratieve verzoeken afhandelen.
- Agenda's, vergaderingen, afspraken en daaruit voortvloeiende opvolgtaken organiseren.
- Klant- en dossiergegevens, mappenstructuren en documentcontroles nauwkeurig en actueel houden.
- De onboarding ondersteunen door klantinformatie te verzamelen, formulieren te versturen en openstaande zaken te bewaken.
- Correspondentie, rapporten en andere bedrijfsdocumenten opstellen, proeflezen en verspreiden.
- Deadlines en actiepunten bewaken en waar nodig problemen escaleren.
- De administratie van leveranciers, kantoor en team coördineren.
- Contact-, doorverwijzings- en zakelijke kansgegevens actueel houden.
- Offertes, opdrachtadministratie en de coördinatie van de dienstverlening ondersteunen.
- Facturen opstellen en versturen volgens goedgekeurde factureringsinstructies.
- Leveranciersfacturen en onkosten verwerken en de crediteurenadministratie bijhouden.
- Ontvangsten registreren, de debiteurenadministratie bijwerken en openstaande betalingen opvolgen.
- Ondersteuning bieden bij routinematige bank- en creditcardafstemmingen.
- Statusrapporten over facturatie en administratie opstellen en procesverbeteringen aanbevelen.
- Sjablonen, checklists en procedures voor bestandsbeheer verder ontwikkelen naarmate het bedrijf groeit.
- Andere administratieve verantwoordelijkheden op zich nemen wanneer dat nodig is.
Vereisten
- Een bachelordiploma in bedrijfskunde, handel, accountancy, rechtswetenschappen of een verwante richting heeft de voorkeur.
- Minimaal drie jaar ervaring in administratie, kantoorcoördinatie of ondersteuning van professionele dienstverlening is vereist.
- Ervaring binnen een advocatenpraktijk of juridische dienstverleningsorganisatie, inclusief klant- en dossieradministratie, is zeer waardevol.
- Praktische ervaring met facturatie, het invoeren van onkosten, basiscrediteuren- en debiteurenadministratie en routinematige afstemmingen is vereist.
- Sterke vaardigheden in Microsoft 365, vooral Outlook, Word en Excel, zijn vereist.
- Ervaring met boekhoudsoftware, praktijkbeheertools of een CRM is zeer waardevol, evenals het vermogen om nieuwe systemen snel te leren.
- Professionele mondelinge en schriftelijke beheersing van het Engels, inclusief het nauwkeurig opstellen van e-mails en klantcommunicatie, is vereist.
- Sterke vaardigheden in documentvoorbereiding, proeflezen, digitale archivering en dossierbeheer zijn vereist.
- Uitstekende organisatorische vaardigheden, grote nauwkeurigheid en het vermogen om meerdere concurrerende deadlines te beheren zijn vereist.
- Discretie en een gezond beoordelingsvermogen bij het omgaan met vertrouwelijke klant-, juridische en financiële informatie zijn vereist.
- Consequente naleving van gedocumenteerde goedkeuringsprocedures voor facturatie, onkosten, betalingen en toegang tot gegevens is vereist.
- Een praktische, servicegerichte instelling voor het ondersteunen van een klein team en het verbeteren van herhaalbare processen is vereist.
- Het vermogen om zelfstandig te werken, waar nodig om verduidelijking te vragen en fouten of risico's snel te escaleren is vereist.
- Het vermogen om deze vaardigheden aan te tonen in een praktische beoordeling van e-mailtriage, documentopmaak, Excel, facturatie en basisafstemmingen is vereist.
Voordelen
- Thuiswerken in de dagdienst van 7:00 tot 16:00 uur PHT, met aanpassingen voor de zomertijd.
- Werkweek van maandag tot en met vrijdag, met vrije weekenden.
- HMO-dekking met twee gratis meeverzekerde gezinsleden en vergoeding van medische kosten.
- Wettelijk verplichte arbeidsvoorwaarden.
- Mogelijkheden om toonaangevende bedrijven in Australië en andere markten te ondersteunen.
- Trainingsprogramma's gericht op loopbaanontwikkeling.
- Bedrijfsuitjes, teamactiviteiten en welzijnssessies.
- Ondersteunende en inclusieve werkcultuur.
- Toegewijde managers die zich inzetten voor de groei en het succes van medewerkers.
- Concurrerende beloning en arbeidsvoorwaarden.
- Aanvullende aanspraken.
- Gestructureerde programma's voor loopbaanontwikkeling.
- Werkplek met gelijke kansen en een inclusieve cultuur.
- Stabiele, mensgerichte omgeving met doorgroeimogelijkheden.