Twoconnect è un fornitore di servizi di outsourcing e gestione di personale offshore per aziende in Australia e Nuova Zelanda. L’azienda aiuta le organizzazioni a creare e gestire team remoti dedicati attraverso servizi che includono la ricerca di talenti, la consulenza in materia di risorse umane, l’inserimento e la gestione delle prestazioni. La sua attività abbraccia settori come sanità, legale, logistica, contabilità, tecnologia dell’informazione e vendita al dettaglio, con un’attenzione particolare a soluzioni di staffing scalabili e al supporto continuo dei team.
Responsabile contabilità e amministrazione (Da remoto, Filippine)
Ruolo da remoto e a tempo pieno nell’ambito della contabilità e dell’amministrazione, a supporto di una boutique di servizi legali nelle Filippine. Le responsabilità includono la gestione dei registri dei clienti, dei documenti e della fatturazione, il supporto contabile e il coordinamento quotidiano.
Descrizione
- Gestire le caselle di posta condivise e le richieste amministrative in entrata.
- Organizzare calendari, riunioni, appuntamenti e le relative attività di follow-up.
- Mantenere accurati e aggiornati i registri dei clienti e delle pratiche, le strutture di archiviazione e i controlli documentali.
- Supportare l’inserimento dei clienti raccogliendo informazioni, inviando moduli e monitorando gli elementi in sospeso.
- Preparare, rileggere e distribuire corrispondenza, report e altri documenti aziendali.
- Monitorare scadenze e attività da svolgere, segnalando i problemi quando necessario.
- Coordinare l’amministrazione dei fornitori, dell’ufficio e del team.
- Mantenere aggiornati i registri dei contatti, delle segnalazioni e delle opportunità commerciali.
- Supportare le proposte, l’amministrazione degli incarichi e il coordinamento dell’erogazione dei servizi.
- Creare e inviare fatture in conformità alle istruzioni di fatturazione approvate.
- Elaborare fatture e spese dei fornitori mantenendo i registri dei debiti verso fornitori.
- Registrare gli incassi, aggiornare i registri dei crediti verso clienti e sollecitare i pagamenti in sospeso.
- Fornire supporto nelle riconciliazioni ordinarie dei conti bancari e delle carte di credito.
- Produrre report sullo stato della fatturazione e dell’amministrazione e proporre miglioramenti dei processi.
- Perfezionare modelli, checklist e procedure di gestione dei file con la crescita dell’azienda.
- Assumere altre responsabilità amministrative secondo necessità.
Requisiti
- È preferibile una laurea in amministrazione aziendale, commercio, contabilità, studi giuridici o una disciplina affine.
- Sono richiesti almeno tre anni di esperienza nell’amministrazione, nel coordinamento d’ufficio o nel supporto a servizi professionali.
- È fortemente apprezzata un’esperienza presso uno studio legale o un’organizzazione di servizi legali, inclusa l’amministrazione di clienti e pratiche.
- È richiesta esperienza pratica nella fatturazione, nell’inserimento delle spese, nella gestione di base dei debiti e crediti e nelle riconciliazioni ordinarie.
- È richiesta una solida conoscenza di Microsoft 365, in particolare Outlook, Word ed Excel.
- È fortemente apprezzata l’esperienza con software di contabilità, strumenti di gestione dello studio o CRM, insieme alla capacità di apprendere rapidamente nuovi sistemi.
- È richiesta una conoscenza professionale dell’inglese scritto e parlato, inclusa la redazione accurata di e-mail e la comunicazione con i clienti.
- Sono richieste solide capacità di preparazione e revisione dei documenti, archiviazione digitale e gestione dei registri.
- Sono richieste eccellenti capacità organizzative, grande attenzione ai dettagli e capacità di gestire scadenze concorrenti.
- Sono richiesti discrezione e buon giudizio nella gestione di informazioni riservate relative a clienti, questioni legali e dati finanziari.
- È richiesta un’aderenza costante alle procedure documentate di approvazione per fatturazione, spese, pagamenti e accesso ai registri.
- È richiesta una mentalità pratica e orientata al servizio per supportare un piccolo team e migliorare i processi ripetibili.
- È richiesta la capacità di lavorare in autonomia, chiedere chiarimenti quando opportuno e segnalare tempestivamente errori o rischi.
- È richiesta la capacità di dimostrare queste competenze in una valutazione pratica riguardante il triage delle e-mail, la formattazione dei documenti, Excel, la fatturazione e le riconciliazioni di base.
Benefit
- Lavoro da casa nel turno diurno, dalle 7:00 alle 16:00 PHT, con adeguamenti per l’ora legale.
- Orario dal lunedì al venerdì, con weekend liberi.
- Copertura HMO con due persone a carico gratuite e rimborsi medici.
- Benefit previsti obbligatoriamente dalla legge.
- Opportunità di supportare aziende leader in Australia e in altri mercati.
- Programmi di formazione incentrati sullo sviluppo professionale.
- Gite aziendali, attività di team e sessioni dedicate al benessere.
- Cultura lavorativa inclusiva e orientata al supporto.
- Manager dedicati alla crescita e al successo dei dipendenti.
- Retribuzione e benefit competitivi.
- Benefit aggiuntivi.
- Programmi strutturati di sviluppo professionale.
- Ambiente inclusivo e basato sulle pari opportunità.
- Ambiente stabile e orientato alle persone, con opportunità di crescita.