账务与行政专员（远程，菲律宾）
远程全职账务与行政岗位，为菲律宾一家精品法律服务公司提供支持。 职责包括客户记录、文件管理、开票、簿记支持及日常协调。
描述
- 管理共享收件箱并处理收到的行政请求。
- 安排日历、会议、预约及由此产生的后续任务。
- 确保客户和案件记录、归档结构及文件控制准确并保持最新。
- 通过收集客户信息、发送表格及跟进未完成事项，支持客户入职流程。
- 准备、校对并传阅函件、报告及其他业务文件。
- 监控截止日期和行动事项，并在必要时升级问题。
- 协调供应商、办公室及团队行政事务。
- 及时更新联系人、推荐来源及业务机会记录。
- 支持提案、委托管理及服务交付协调。
- 根据经批准的开票指示创建并发送发票。
- 处理供应商发票和费用，同时维护应付账款记录。
- 记录收款、更新应收账款记录并跟进逾期付款。
- 协助进行日常银行和信用卡对账。
- 生成开票及行政状态报告，并提出流程改进建议。
- 随着业务扩展，优化模板、检查清单及文件管理流程。
- 根据需要承担其他行政职责。
任职要求
- 优先考虑拥有工商管理、商学、会计、法律研究或相关专业学士学位者。
- 必须具备至少三年行政、办公室协调或专业服务支持经验。
- 具备法律事务所或法律服务机构背景，包括客户及案件管理经验者优先。
- 必须具备发票处理、费用录入、基础应付及应收账款处理以及日常对账经验。
- 必须熟练使用 Microsoft 365，尤其是 Outlook、Word 和 Excel。
- 具备簿记软件、事务管理工具或 CRM 使用经验者优先，并应能快速学习新系统。
- 必须具备专业的英语书面及口头沟通能力，包括准确起草电子邮件及与客户沟通的能力。
- 必须具备较强的文件准备、校对、电子归档及记录管理能力。
- 必须具备出色的组织能力、严谨的细节意识及平衡多项截止日期的能力。
- 处理机密客户、法律及财务信息时，必须具备保密意识和良好的判断力。
- 必须始终遵守有关开票、费用、付款及记录访问的书面审批流程。
- 必须具备务实、以服务为导向的思维，能够支持小型团队并改进可重复执行的流程。
- 必须能够独立工作，在适当时寻求澄清，并及时上报错误或风险。
- 必须能够通过涵盖电子邮件分流、文件格式设置、Excel、开票及基础对账的实际评估，证明上述能力。
福利待遇
- 居家办公，日班时间为菲律宾时间上午 7:00 至下午 4:00，并根据夏令时进行调整。
- 周一至周五工作，周末休息。
- 提供 HMO 医疗保险，含两名免费受扶养人及医疗费用报销。
- 享有政府规定的福利。
- 有机会为澳大利亚及其他市场的领先企业提供支持。
- 提供注重职业发展的培训项目。
- 提供公司郊游、团队活动及健康活动。
- 拥有支持性和包容性的工作文化。
- 配备致力于员工成长与成功的专属经理。
- 提供具有竞争力的薪酬和福利。
- 享有额外福利待遇。
- 提供结构化的职业发展项目。
- 提供平等机会和包容性的工作环境。
- 提供稳定、以人为本且拥有成长机会的工作环境。