Twoconnect är en leverantör av outsourcing- och offshorebemanningstjänster för företag i Australien och Nya Zeeland. Företaget hjälper organisationer att bygga och hantera dedikerade distansteam genom tjänster inom talanganskaffning, HR-rådgivning, introduktion och prestationshantering. Verksamheten omfattar bland annat hälso- och sjukvård, juridik, logistik, redovisning, IT och detaljhandel, med fokus på skalbara bemanningslösningar och löpande stöd till teamen.
Ekonomi- och administrationsansvarig (distansarbete, Filippinerna)
Distansbaserad heltidsroll inom ekonomi och administration som stödjer en boutiquebyrå inom juridiska tjänster i Filippinerna. Arbetsuppgifterna omfattar klientregister, dokumenthantering, fakturering, bokföringsstöd och daglig samordning.
Beskrivning
- Hantera gemensamma inkorgar och inkommande administrativa förfrågningar.
- Organisera kalendrar, möten, bokningar och efterföljande uppgifter.
- Håll klient- och ärenderegister, arkiveringsstrukturer och dokumentkontroller korrekta och uppdaterade.
- Stöd onboarding genom att samla in klientinformation, skicka formulär och följa upp utestående delar.
- Förbered, korrekturläs och distribuera korrespondens, rapporter och andra affärsdokument.
- Övervaka tidsfrister och åtgärdspunkter samt eskalera frågor vid behov.
- Samordna administration av leverantörer, kontor och team.
- Håll register över kontakter, hänvisningar och affärsmöjligheter uppdaterade.
- Stöd offertarbete, uppdragsadministration och samordning av tjänsteleveranser.
- Skapa och skicka fakturor enligt godkända faktureringsinstruktioner.
- Bearbeta leverantörsfakturor och utgifter samt underhåll leverantörsreskontran.
- Registrera inbetalningar, uppdatera kundreskontran och följa upp utestående betalningar.
- Ge stöd vid rutinmässiga avstämningar av bank- och kreditkortskonton.
- Ta fram statusrapporter för fakturering och administration samt rekommendera processförbättringar.
- Förfina mallar, checklistor och rutiner för filhantering när verksamheten växer.
- Ta på dig andra administrativa ansvarsområden vid behov.
Krav
- En kandidatexamen i företagsadministration, handel, redovisning, juridik eller ett närliggande område är meriterande.
- Minst tre års erfarenhet av administration, kontorssamordning eller stöd inom professionella tjänster krävs.
- Erfarenhet från en juridisk verksamhet eller organisation som tillhandahåller juridiska tjänster, inklusive klient- och ärendeadministration, värderas högt.
- Praktisk erfarenhet av fakturering, registrering av utgifter, grundläggande leverantörs- och kundreskontra samt rutinmässiga avstämningar krävs.
- Goda kunskaper i Microsoft 365, särskilt Outlook, Word och Excel, krävs.
- Erfarenhet av bokföringsprogram, verksamhetssystem för juridisk praxis eller CRM värderas högt, liksom förmåga att snabbt lära sig nya system.
- Professionell engelska i tal och skrift, inklusive korrekt utformning av e-post och klientkommunikation, krävs.
- Mycket god förmåga inom dokumentframställning, korrekturläsning, digital arkivering och registerhantering krävs.
- Utmärkt organisationsförmåga, stor noggrannhet och förmåga att hantera konkurrerande tidsfrister krävs.
- Diskretion och gott omdöme vid hantering av konfidentiell klient-, juridisk och finansiell information krävs.
- Konsekvent följsamhet till dokumenterade godkännandeprocesser för fakturering, utgifter, betalningar och åtkomst till register krävs.
- Ett praktiskt och serviceinriktat förhållningssätt för att stödja ett litet team och förbättra återkommande processer krävs.
- Förmåga att arbeta självständigt, be om förtydliganden vid behov och snabbt eskalera fel eller risker krävs.
- Förmåga att visa dessa färdigheter i en praktisk bedömning som omfattar e-postsortering, dokumentformatering, Excel, fakturering och grundläggande avstämning krävs.
Förmåner
- Arbeta hemifrån på dagtid, kl. 07.00–16.00 PHT, med justeringar för sommartid.
- Måndag till fredag med lediga helger.
- HMO-försäkring med två kostnadsfria medförsäkrade samt medicinska ersättningar.
- Lagstadgade förmåner.
- Möjlighet att stödja ledande företag i Australien och andra marknader.
- Utbildningsprogram med fokus på karriärutveckling.
- Företagsutflykter, teamaktiviteter och hälsosessioner.
- Stödjande och inkluderande arbetsplatskultur.
- Engagerade chefer som satsar på medarbetarnas utveckling och framgång.
- Konkurrenskraftig lön och konkurrenskraftiga förmåner.
- Ytterligare ersättningar.
- Strukturerade program för karriärutveckling.
- En arbetsplats med lika möjligheter och inkludering.
- Stabil och människoorienterad miljö med möjligheter att utvecklas.