Twoconnect היא ספקית שירותי מיקור חוץ ואיוש עובדים מרחוק, המשרתת עסקים באוסטרליה ובניו זילנד. החברה מסייעת לארגונים להקים ולנהל צוותים ייעודיים מרחוק באמצעות שירותים הכוללים איתור וגיוס כישרונות, ייעוץ בתחום משאבי האנוש, קליטת עובדים וניהול ביצועים. פעילותה משתרעת על פני תחומים כגון בריאות, משפטים, לוגיסטיקה, ראיית חשבון, טכנולוגיית מידע וקמעונאות, תוך התמקדות במודלי איוש גמישים הניתנים להרחבה ובתמיכה שוטפת בצוותים.
קצין חשבונות ואדמיניסטרציה (מרחוק, הפיליפינים)
תפקיד חשבונות ואדמיניסטרציה מרחוק במשרה מלאה, התומך במשרד בוטיק לשירותים משפטיים בפיליפינים. תחומי האחריות כוללים רישומי לקוחות, ניהול מסמכים, חשבוניות, תמיכה בהנהלת חשבונות ותיאום שוטף.
תיאור
- ניהול תיבות דואר משותפות וטיפול בבקשות אדמיניסטרטיביות נכנסות.
- ארגון לוחות שנה, פגישות, תורים ומשימות המעקב הנובעות מהם.
- שמירה על דיוק ועדכניות של רישומי לקוחות ותיקים, מבני תיוק ובקרות מסמכים.
- תמיכה בתהליך הקליטה באמצעות איסוף פרטי לקוחות, שליחת טפסים ומעקב אחר פריטים שטרם הושלמו.
- הכנה, הגהה והפצה של התכתבויות, דוחות ומסמכים עסקיים אחרים.
- מעקב אחר מועדים ומשימות, והסלמת בעיות בעת הצורך.
- תיאום אדמיניסטרציית ספקים, משרד וצוות.
- שמירה על עדכניות רישומי אנשי קשר, הפניות והזדמנויות עסקיות.
- תמיכה בהצעות, בניהול התקשרויות ובתיאום אספקת שירותים.
- יצירה ושליחה של חשבוניות בהתאם להנחיות חיוב מאושרות.
- עיבוד חשבוניות ספקים והוצאות תוך שמירה על רישומי זכאים.
- רישום תקבולים, עדכון רישומי חייבים ומעקב אחר תשלומים שטרם התקבלו.
- מתן תמיכה בהתאמות שגרתיות של חשבונות בנק וכרטיסי אשראי.
- הפקת דוחות מצב בנושאי חיוב ואדמיניסטרציה והמלצה על שיפורי תהליכים.
- שיפור תבניות, רשימות בדיקה ונהלי ניהול קבצים עם התרחבות העסק.
- לקיחת אחריות על משימות אדמיניסטרטיביות נוספות לפי הצורך.
דרישות
- תואר ראשון במנהל עסקים, מסחר, חשבונאות, לימודי משפטים או תחום קשור הוא יתרון.
- נדרשות לפחות שלוש שנות ניסיון באדמיניסטרציה, בתיאום משרד או בתמיכה בשירותים מקצועיים.
- ניסיון במשרד עורכי דין או בארגון לשירותים משפטיים, כולל ניהול לקוחות ותיקים, מוערך מאוד.
- ניסיון מעשי בהפקת חשבוניות, הזנת הוצאות, ניהול בסיסי של זכאים וחייבים והתאמות שגרתיות הוא חובה.
- נדרשות מיומנויות חזקות ב-Microsoft 365, במיוחד Outlook, Word ו-Excel.
- ניסיון בתוכנות הנהלת חשבונות, בכלי ניהול פרקטיקה או במערכת CRM מוערך מאוד, לצד יכולת ללמוד מערכות חדשות במהירות.
- נדרשת אנגלית מקצועית בכתב ובעל פה, כולל ניסוח מדויק של הודעות דוא״ל ותקשורת עם לקוחות.
- נדרשות יכולות חזקות בהכנת מסמכים, הגהה, תיוק דיגיטלי וניהול רשומות.
- נדרשים ארגון מצוין, תשומת לב רבה לפרטים ויכולת לאזן בין מועדים מתחרים.
- נדרשות דיסקרטיות ושיקול דעת בעת טיפול במידע חסוי של לקוחות ובמידע משפטי ופיננסי.
- נדרשת הקפדה עקבית על נהלי אישור מתועדים לחיובים, הוצאות, תשלומים וגישה לרשומות.
- נדרשת גישה מעשית וממוקדת שירות לתמיכה בצוות קטן ולשיפור תהליכים חוזרים.
- נדרשת יכולת לעבוד באופן עצמאי, לבקש הבהרות במידת הצורך ולהסלים במהירות טעויות או סיכונים.
- נדרשת יכולת להדגים יכולות אלה בהערכה מעשית הכוללת מיון דוא״ל, עיצוב מסמכים, Excel, חשבוניות והתאמה בסיסית.
הטבות
- עבודה מהבית במשמרת יום, בין 7:00 ל-16:00 לפי שעון הפיליפינים, עם התאמות לשעון קיץ.
- שבוע עבודה בימים שני עד שישי, עם סופי שבוע פנויים.
- כיסוי HMO עם שני תלויים ללא עלות והחזרים רפואיים.
- הטבות המחויבות על פי חוק.
- הזדמנויות לתמוך בחברות מובילות באוסטרליה ובשווקים נוספים.
- תוכניות הכשרה המתמקדות בפיתוח קריירה.
- טיולי חברה, פעילויות צוות ומפגשי רווחה.
- תרבות עבודה תומכת ומכילה.
- מנהלים ייעודיים המחויבים לצמיחת העובדים ולהצלחתם.
- שכר והטבות תחרותיים.
- זכאויות נוספות.
- תוכניות מובנות לפיתוח קריירה.
- מקום עבודה שוויוני ומכיל.
- סביבה יציבה המעמידה אנשים במרכז ומציעה הזדמנויות לצמיחה.