Prominent Global Solutions (PGS) to zintegrowana firma świadcząca usługi profesjonalne na rzecz organizacji działających w obszarach SaaS, cyberbezpieczeństwa i technologii dla przedsiębiorstw. Jej działalność obejmuje wdrażanie i migrację rozwiązań chmurowych, tworzenie aplikacji, projektowanie inżynieryjne, cyberbezpieczeństwo oraz zarządzanie złożonymi programami IT. PGS wspiera również procesy związane z przejęciami i zarządzaniem finansami, pomagając klientom podejmować świadome decyzje dzięki informacjom w czasie rzeczywistym, kontrolować koszty i wzmacniać inwestycje w infrastrukturę. Firma koncentruje się na modernizacji systemów o kluczowym znaczeniu, zwiększaniu możliwości IT oraz ochronie danych dzięki praktycznym rozwiązaniom technologicznym i wiedzy branżowej.
Koordynator ofert federalnych (praca hybrydowa, Stany Zjednoczone)
Koordynowanie ofert dotyczących kontraktów federalnych dla PGS i NASA SEWP, w tym składania dokumentów, zgodności, wycen, danych kadrowych i przekazania zadań po udzieleniu zamówienia.
Stany Zjednoczone85 000 $ – 110 000 $ / rok
HybrydowoPełny etatPoziom średniSeniorWymagany Język: angielskiMenedżer ds. ofertOpis
- Koordynowanie federalnych RFI, ofert, wycen i możliwości NASA SEWP od przyjęcia sprawy przez złożenie dokumentów, wsparcie po udzieleniu zamówienia i przekazanie do realizacji operacyjnej we współpracy z osobami odpowiedzialnymi za programy, pozyskiwanie kontraktów i dane możliwości
- Monitorowanie NASA SEWP CHOP, komunikacji NASA SEWP i innych źródeł pod kątem RFI, RFQ, RFP, zamówień wykonawczych, zmian, zawiadomień, terminów i powiązanych działań
- Analizowanie zapytań ofertowych, opisów zakresu prac, zamówień wykonawczych, zmian, kryteriów oceny, klauzul, załączników i dokumentów zakupowych w celu identyfikowania wymagań, rezultatów, terminów, czynników oceny i ryzyk związanych ze zgodnością
- Tworzenie i utrzymywanie harmonogramów ofert, matryc zgodności, konspektów odpowiedzi, przydziałów odpowiedzialności, etapów przeglądu, rejestrów działań i list kontrolnych składania dokumentów
- Koordynowanie wkładu w oferty między zespołami rozwoju biznesu i pozyskiwania kontraktów, technicznym, kontraktowym, finansowym, rekrutacyjnym, programowym i operacyjnym oraz partnerami konsorcjalnymi
- Prowadzenie spotkań inauguracyjnych i przeglądów statusu, śledzenie przydziałów, zarządzanie terminami, zatwierdzeniami i decyzjami oraz monitorowanie działań następczych
- Zbieranie, monitorowanie i konsolidowanie danych technicznych, zarządczych, kadrowych, cenowych, życiorysów, wyników wcześniejszych realizacji, informacji korporacyjnych, kontraktowych i administracyjnych
- Śledzenie kategorii pracowników, nakładu pracy, stawek, założeń kadrowych, danych kluczowego personelu, życiorysów, informacji o dostępności lub zobowiązaniach oraz dokumentacji pomocniczej
- Redagowanie, edytowanie, korekta, formatowanie i kompilowanie RFI, wycen, ofert oraz powiązanej dokumentacji
- Sprawdzanie materiałów cenowych pod kątem poprawności matematycznej, spójności, kompletności, zatwierdzeń i zgodności z instrukcjami zawartymi w zapytaniu
- Przeprowadzanie kontroli zgodności i jakości ofert oraz pomoc w rozwiązywaniu braków informacyjnych, niespójności, pytań dotyczących cen, ryzyk harmonogramu, ograniczeń zasobów i braków w zatwierdzeniach
- Prowadzenie ukierunkowanych badań dotyczących klientów, obecnych dostawców, konkurentów, rynków i aktywności zakupowej
- Utrzymywanie gotowych do audytu plików ofertowych, zasobów wielokrotnego użytku, informacji korporacyjnych, danych partnerów konsorcjalnych oraz kontroli dokumentów i wersji
- Koordynowanie końcowych przeglądów, zatwierdzeń, autoryzowanego składania dokumentów, zmian, pytań i odpowiedzi, wyjaśnień, zawiadomień o wynikach oceny i działań po złożeniu oferty
- Aktualizowanie zapisów dotyczących możliwości, wycen, ofert, złożeń, udzielonych i utraconych zamówień oraz statusu w wyznaczonych systemach i przekazywanie aktualizacji statusu
- Zarządzanie przekazaniem po udzieleniu zamówienia dokumentacji ofertowej, wycen, zobowiązań kadrowych, założeń, wymagań kontraktowych, rezultatów i powiązanych zapisów
- Dokumentowanie zdobytych doświadczeń i proponowanie usprawnień procesów, szablonów, bibliotek treści, narzędzi zgodności, systemów śledzenia i praktyk współpracy
- Ochrona informacji zastrzeżonych, wrażliwych zakupowo, cenowych, kadrowych, klienckich, partnerskich i korporacyjnych
Wymagania
- Co najmniej pięć lat profesjonalnego doświadczenia w przygotowywaniu ofert dla administracji federalnej, obsłudze RFI i wycen, pozyskiwaniu kontraktów, operacjach sprzedaży federalnej lub kontraktach rządowych, w tym znaczące praktyczne doświadczenie w koordynowaniu ofert
- Doświadczenie w koordynowaniu federalnych RFI, RFQ, RFP, odpowiedzi na zamówienia, wycen lub innych konkurencyjnych złożeń
- Praktyczna znajomość federalnych procesów zakupowych i terminologii, w tym FAR, DFARS, struktur zapytań, klauzul, zmian, oświadczeń i certyfikatów, kryteriów oceny oraz procedur zamówień wykonawczych
- Doświadczenie w analizowaniu federalnych zapytań i przekładaniu wymagań na matryce zgodności, harmonogramy ofert, przydziały odpowiedzialności, rejestry i wymagania dotyczące złożenia
- Doświadczenie w koordynowaniu wkładu pracowników wewnętrznych, partnerów konsorcjalnych, podwykonawców, konsultantów lub innych zewnętrznych uczestników przygotowania ofert
- Bardzo dobre umiejętności redagowania, korekty, formatowania, produkcji dokumentów i kontroli jakości ofert
- Zaawansowana znajomość Microsoft Word, w tym stylów, szablonów, tabel, nagłówków i stopek, podziałów sekcji, porównywania dokumentów, śledzenia zmian i złożonego formatowania
- Biegłość w obsłudze Microsoft Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint, Adobe Acrobat/PDF oraz powiązanych platform współpracy i zarządzania dokumentami
- Doświadczenie z systemami CRM, zarządzania możliwościami, ofertami, lejkiem sprzedażowym lub federalnymi informacjami rynkowymi
- Bardzo dobre umiejętności organizacyjne, koordynowania projektów, komunikacji pisemnej i ustnej oraz doprowadzania spraw do końca
- Umiejętność zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie, konkurującymi priorytetami i stałymi terminami składania dokumentów
- Umiejętność identyfikowania pojawiających się ryzyk lub brakujących informacji, utrzymywania odpowiedzialności za otwarte działania i eskalowania spraw wymagających decyzji funkcjonalnych lub kierowniczych
- Umiejętność współpracy z zespołami rozwoju biznesu i pozyskiwania kontraktów, technicznym, kontraktowym, finansowym, rekrutacyjnym, programowym i operacyjnym, kadrą kierowniczą oraz zewnętrznymi partnerami konsorcjalnymi
- Umiejętność właściwego obchodzenia się z informacjami zastrzeżonymi, wrażliwymi zakupowo, kadrowymi, cenowymi, klienckimi, partnerskimi i korporacyjnymi
- Preferowane wykształcenie wyższe w dziedzinie biznesu, komunikacji, języka angielskiego, marketingu, kontraktów rządowych lub pokrewnej; odpowiednie doświadczenie zawodowe może zastąpić formalne wykształcenie
- Preferowane bezpośrednie doświadczenie we wspieraniu NASA SEWP V lub SEWP VI
- Preferowane doświadczenie z NASA SEWP CHOP
- Preferowane doświadczenie we wspieraniu federalnych GWAC, IDIQ lub porównywalnych instrumentów kontraktowych o dużej liczbie zadań
- Preferowane doświadczenie we wspieraniu ofert dotyczących federalnych usług profesjonalnych, szczególnie w obszarze IT, cyberbezpieczeństwa, chmury, inżynierii, zarządzania programami lub innych usług wsparcia misji
- Preferowane doświadczenie z SAM.gov, GSA eBuy, GovWin IQ, platformami CRM, SharePoint i innymi federalnymi systemami zarządzania możliwościami, lejkiem sprzedażowym lub ofertami
- Preferowana certyfikacja APMP Foundation, szkolenie Shipley z przygotowywania ofert lub porównywalne szkolenie z opracowywania ofert federalnych
Benefity
- Praca zdalna
- Elastyczność pracy zdalnej, hybrydowej lub z biura zgodnie z wymaganiami firmy i przydzielonymi obowiązkami
- W przypadku terminowych złożeń dokumentów i rządowych terminów może być czasami wymagana praca poza standardowymi godzinami