Prominent Global Solutions (PGS) ist ein integriertes Professional-Services-Unternehmen, das Organisationen aus den Bereichen SaaS, Cybersicherheit und Enterprise-Technologie unterstützt. Das Leistungsspektrum umfasst die Implementierung und Migration von Cloud-Lösungen, Anwendungsentwicklung, Engineering-Design, Cybersicherheit sowie das Management komplexer IT-Programme. PGS unterstützt außerdem bei Übernahmen und beim Finanzmanagement und hilft Kunden, durch Echtzeit-Einblicke fundierte Entscheidungen zu treffen, Kosten zu kontrollieren und Investitionen in die Infrastruktur zu stärken. Das Unternehmen konzentriert sich auf die Modernisierung geschäftskritischer Systeme, die Verbesserung der IT-Kapazitäten und den Schutz von Daten durch praxisnahe Technologie- und Branchenexpertise.
Koordinator/in für Bundesangebote (Hybrid, Vereinigte Staaten)
Koordinieren Sie Angebote für Bundesaufträge für PGS und NASA SEWP und steuern Sie Einreichungen, Compliance, Preisgestaltung, Personaleingaben und Übergaben nach der Zuschlagserteilung.
Vereinigte Staaten85.000 $ – 110.000 $ / Jahr
HybridVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischAngebotsmanagerBeschreibung
- Bundesweite RFIs, Angebote, Kostenvoranschläge und NASA-SEWP-Möglichkeiten von der Erfassung über die Einreichung und Unterstützung nach der Zuschlagserteilung bis zur operativen Übergabe mit Programm-, Capture- und Opportunity-Leads koordinieren
- NASA SEWP CHOP, NASA-SEWP-Kommunikation und andere Quellen auf RFIs, RFQs, RFPs, Task Orders, Änderungen, Bekanntmachungen, Fristen und damit verbundene Maßnahmen überwachen
- Ausschreibungen, Leistungsbeschreibungen, Task Orders, Änderungen, Bewertungskriterien, Klauseln, Anhänge und Beschaffungsunterlagen analysieren, um Anforderungen, zu liefernde Ergebnisse, Fristen, Bewertungsfaktoren und Compliance-Risiken zu ermitteln
- Angebotszeitpläne, Compliance-Matrizen, Antwortgliederungen, Zuständigkeitszuweisungen, Prüftermine, Maßnahmenverfolgungen und Einreichungs-Checklisten erstellen und pflegen
- Beiträge zu Angeboten über die Bereiche Growth/Capture, Technik, Verträge, Finanzen, Recruiting, Programm/Betrieb und Teampartner koordinieren
- Kick-off-Meetings und Statusbesprechungen leiten, Zuweisungen verfolgen, Fristen verwalten, Genehmigungen und Entscheidungen koordinieren sowie Folgemaßnahmen nachverfolgen
- Technische, managementbezogene, personalbezogene, preisliche, lebenslaufbezogene, leistungsbezogene, unternehmensbezogene, vertragliche und administrative Eingaben sammeln, überwachen und konsolidieren
- Arbeitskategorien, Aufwandsniveaus, Arbeitssätze, Personalannahmen, Angaben zu Schlüsselpersonal, Lebensläufe, Verfügbarkeits- oder Verpflichtungsinformationen und unterstützende Unterlagen verfolgen
- RFIs, Kostenvoranschläge, Angebote und zugehörige Dokumentation verfassen, bearbeiten, Korrektur lesen, formatieren und zusammenstellen
- Preismaterialien auf mathematische Richtigkeit, Konsistenz, Vollständigkeit, Genehmigungen und Übereinstimmung mit den Ausschreibungsanweisungen prüfen
- Compliance- und Qualitätskontrollen für Angebote durchführen und dabei helfen, fehlende Informationen, Inkonsistenzen, Preisfragen, Terminrisiken, Ressourcenengpässe und fehlende Genehmigungen zu beheben
- Gezielte Recherchen zu Kunden, bisherigen Auftragnehmern, Wettbewerbern, Märkten und Beschaffungsaktivitäten durchführen
- Prüfungsbereite Angebotsdateien, wiederverwendbare Ressourcen, Unternehmensinformationen, Informationen zu Teampartnern sowie Dokument- und Versionskontrollen pflegen
- Abschlussprüfungen, Genehmigungen, autorisierte Einreichungen, Änderungen, Fragen und Antworten, Klarstellungen, Bewertungsmitteilungen und Aktivitäten nach der Einreichung koordinieren
- Aufzeichnungen zu Möglichkeiten, Kostenvoranschlägen, Angeboten, Einreichungen, Zuschlägen, Verlusten und Status in den vorgesehenen Systemen aktuell halten und Statusaktualisierungen liefern
- Übergaben nach der Zuschlagserteilung von Angebotsunterlagen, Preisen, Personalzusagen, Annahmen, vertraglichen Anforderungen, Liefergegenständen und zugehörigen Aufzeichnungen verwalten
- Erkenntnisse festhalten und Verbesserungen an Arbeitsabläufen, Vorlagen, Inhaltsbibliotheken, Compliance-Tools, Nachverfolgungssystemen und Praktiken der Zusammenarbeit vorschlagen
- Eigentumsrechtlich geschützte, beschaffungssensible, preisbezogene, personalbezogene, kundenbezogene, partnerbezogene und unternehmensbezogene Informationen schützen
Anforderungen
- Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung mit Angeboten für die US-Bundesregierung, RFIs, Kostenvoranschlägen, Capture, Vertriebsabläufen im Bundesgeschäft oder verwandten Bereichen des öffentlichen Auftragswesens, einschließlich umfassender praktischer Erfahrung in der Angebotskoordination
- Erfahrung in der Koordination von RFIs, RFQs, RFPs, Task-Order-Antworten, Kostenvoranschlägen oder anderen wettbewerblichen Einreichungen für die US-Bundesregierung
- Praktische Kenntnisse der Beschaffungsprozesse und Terminologie der US-Bundesregierung, einschließlich FAR, DFARS, Ausschreibungsstrukturen, Klauseln, Änderungen, Erklärungen und Zertifizierungen, Bewertungskriterien und Task-Order-Verfahren
- Erfahrung in der Prüfung von Ausschreibungen der US-Bundesregierung und der Überführung von Anforderungen in Compliance-Matrizen, Angebotszeitpläne, Zuständigkeitszuweisungen, Tracker und Einreichungsanforderungen
- Erfahrung in der Koordination von Eingaben interner Mitwirkender, Teampartner, Unterauftragnehmer, Berater oder anderer externer Angebotsteilnehmer
- Ausgeprägte Fähigkeiten in der Bearbeitung, Korrektur, Formatierung, Dokumentenerstellung und Qualitätskontrolle von Angeboten
- Fortgeschrittene Microsoft-Word-Kenntnisse, einschließlich Formatvorlagen, Templates, Tabellen, Kopf- und Fußzeilen, Abschnittsumbrüchen, Dokumentvergleich, Änderungsverfolgung und komplexer Formatierung
- Sicherer Umgang mit Microsoft Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint, Adobe Acrobat/PDF-Tools und verwandten Plattformen für Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement
- Erfahrung mit CRM-, Opportunity-Management-, Angebotsmanagement-, Pipeline-Management- oder Marktintelligenzsystemen für den öffentlichen Sektor
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie Kompetenz in Projektkoordination, schriftlicher und mündlicher Kommunikation und konsequenter Nachverfolgung
- Fähigkeit, mehrere parallele Aufgaben, konkurrierende Prioritäten und feste Einreichungsfristen zu bewältigen
- Fähigkeit, neu entstehende Risiken oder fehlende Informationen zu erkennen, offene Maßnahmen zu verfolgen und Angelegenheiten zu eskalieren, die fachliche oder Managemententscheidungen erfordern
- Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit Growth/Capture, Technik, Verträgen, Finanzen, Recruiting, Programm/Betrieb, der Geschäftsleitung und externen Teampartnern
- Fähigkeit zum ordnungsgemäßen Umgang mit geschützten, beschaffungssensiblen, personenbezogenen, preisbezogenen, kundenbezogenen, partnerbezogenen und unternehmensbezogenen Informationen
- Bachelorabschluss in Betriebswirtschaft, Kommunikation, Anglistik, Marketing, Vertragswesen der öffentlichen Hand oder einem verwandten Fach bevorzugt; einschlägige Berufserfahrung kann eine formale Ausbildung ersetzen
- Direkte Erfahrung in der Unterstützung von NASA SEWP V oder SEWP VI bevorzugt
- Erfahrung mit NASA SEWP CHOP bevorzugt
- Erfahrung in der Unterstützung umfangreicher GWACs, IDIQs oder vergleichbarer Vertragsvehikel der US-Bundesregierung bevorzugt
- Erfahrung in der Unterstützung von Angeboten für professionelle Dienstleistungen der US-Bundesregierung, insbesondere in IT, Cybersicherheit, Cloud, Engineering, Programmmanagement oder anderen missionsunterstützenden Dienstleistungen bevorzugt
- Erfahrung mit SAM.gov, GSA eBuy, GovWin IQ, CRM-Plattformen, SharePoint und anderen Systemen für Bundesangebote, Pipeline- oder Angebotsmanagement bevorzugt
- APMP-Zertifizierung auf Foundation-Niveau, Shipley-Angebotstraining oder vergleichbare Schulung zur Entwicklung von Angeboten für die US-Bundesregierung bevorzugt
Zusatzleistungen
- Arbeit im Homeoffice
- Flexibilität, virtuell, hybrid oder von einem Büro aus entsprechend den Unternehmensanforderungen und den zugewiesenen Aufgaben zu arbeiten
- Für zeitkritische Einreichungen und Fristen der US-Regierung kann gelegentliche Arbeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten erforderlich sein