Kościół Jezusa Chrystusa Świętych w Dniach Ostatnich jest ogólnoświatową organizacją religijną, której pracownicy działają w ponad 100 krajach. Możliwości zawodowe obejmują takie obszary, jak technologie informacyjne, zarządzanie obiektami, opieka zdrowotna, doradztwo oraz inne funkcje wspierające działalność i misję Kościoła na całym świecie. Organizacja zatrudnia zarówno pracowników etatowych, jak i osoby pracujące na podstawie umów, a charakter stanowisk wynika z jej zaangażowania w głoszenie ewangelii Jezusa Chrystusa oraz służbę członkom i społecznościom.
Koordynator ds. obsługi obiektów — Calgary
Koordynuj zakupy, administrację serwisową, relacje z dostawcami i dokumentację finansową obiektów Kościoła w Calgary. Wspieraj funkcjonowanie obiektów, przygotowując raporty, wykonując zadania biurowe i koordynując zlecenia prac.
Opis
- Przygotowywać zapotrzebowania i zamówienia dotyczące potrzeb obiektów.
- Dopasowywać faktury do zamówień i sprawdzać ich poprawność, kompletność oraz zgodność z procedurami kontrolnymi.
- Śledzić pozycje zafakturowane i stosować ustalone procedury zatwierdzania.
- Przygotowywać pliki do przesyłania płatności i raporty finansowe.
- Weryfikować wyciągi z kart zakupowych.
- Monitorować materiały i usługi, w tym zamówienia oczekujące na dostawę, oraz prowadzić powiązaną dokumentację finansową i kadrową.
- Spełniać obowiązujące wymogi dotyczące informacji podatkowych i zgodności z przepisami.
- Regularnie współpracować z dostawcami i wykonawcami pod kierunkiem kierownika ds. obiektów.
- Pomagać w rejestracji dostawców, przygotowywać umowy i weryfikować dokumenty ubezpieczeniowe.
- Prowadzić bazy danych dotyczące oceny potrzeb kapitałowych, zakupów, zleceń prac, konserwacji zapobiegawczej, pracowników i obiektów.
- Obsługiwać płatności i zwroty kosztów oraz potwierdzać opłacenie mediów i podatków od nieruchomości.
- Wykonywać prace administracyjne i sekretarskie, w tym prowadzić korespondencję i raporty, sporządzać protokoły, wprowadzać dane, archiwizować dokumenty, obsługiwać telefony i pocztę, koordynować zlecenia prac i spotkania szkoleniowe.
- Przygotowywać raporty oraz przesyłać je do centrali lub przywódcom palika.
- Nadzorować pracę biura, sprzęt, materiały, dokumentację administracyjną i wiadomości telefoniczne.
- Szkolić asystentów administracyjnych 1 i 2 kierownika ds. obiektów.
- Pomagać kierownikowi ds. obiektów dostosowywać procesy i zasady.
- Przygotowywać raporty z wykonanych zadań i analizować miesięczne wydatki budżetowe.
- W razie potrzeby pomagać technikom przydzielać zlecenia prac.
Wymagania
- Co najmniej trzy lata łącznego doświadczenia w pokrewnej dziedzinie, postępy w nauce lub ukończenie odpowiedniego programu kształcenia policealnego albo uznany certyfikat branżowy.
- Doświadczenie w różnorodnych pracach biurowych lub równoważne doświadczenie.
- Umiejętność obsługi komputera, w tym systemu Windows i aplikacji Microsoft, oraz gotowość do nauki dodatkowego oprogramowania w razie potrzeby.
- Dobre umiejętności komunikacyjne, w tym profesjonalna obsługa rozmów telefonicznych i skuteczne pisanie tekstów biznesowych.
- Podstawowa znajomość rachunkowości biznesowej, w tym faktur, zamówień i umów.
- Umiejętności organizacyjne w zakresie archiwizacji, planowania, zarządzania czasem i ustalania priorytetów.
- Umiejętność uprzejmej i skutecznej komunikacji z przywódcami kapłańskimi, menedżerami, współpracownikami i dostawcami.
- Nastawienie na klienta i wyniki, zdolność adaptacji i elastyczność.
- Doświadczenie w zarządzaniu kontami i płatnościami.
- Umiejętność osiągania wyników i dostosowywania się do różnych sytuacji i kontekstów.
- Wymagane jest członkostwo w Kościele Jezusa Chrystusa Świętych w Dniach Ostatnich, przyjęcie obdarowania w świątyni i posiadanie aktualnej rekomendacji świątynnej.
- Atutami będą: uznany stopień uniwersytecki, doświadczenie bezpośrednio związane ze stanowiskiem, odpowiednie certyfikaty branżowe, znajomość angielskiego w komunikacji, umiejętność obsługi Power BI oraz znajomość rachunkowości i lokalnego systemu podatkowego.
Benefity
- Dostępne są świadczenia pracownicze Kościoła; ogłoszenie nie zawiera dalszych szczegółów.