The Church of Jesus Christ of Latter-day Saints is een wereldwijd actieve religieuze organisatie met medewerkers in meer dan 100 landen. De carrièremogelijkheden omvatten onder meer informatietechnologie, facilitair management, gezondheidszorg, consultancy en andere functies die de wereldwijde activiteiten en missie van de kerk ondersteunen. De organisatie neemt zowel vaste medewerkers als contractmedewerkers aan. De functies worden bepaald door haar focus op het verkondigen van het evangelie van Jezus Christus en het dienen van haar leden en gemeenschappen.
Coördinator facilitaire diensten – Calgary
Coördineer de inkoop, administratie van onderhoud, leveranciersrelaties en financiële administratie voor kerkgebouwen in Calgary. Ondersteun de facilitaire werkzaamheden met rapportages, kantooradministratie en coördinatie van werkopdrachten.
Beschrijving
- Stel inkoopaanvragen en bestellingen op voor de faciliteiten.
- Koppel facturen aan inkooporders en controleer ze op juistheid, volledigheid en naleving van interne beheersmaatregelen.
- Houd gefactureerde posten bij en volg de vastgestelde goedkeuringsprocedures.
- Bereid betalingsbestanden en financiële rapportages voor.
- Controleer overzichten van inkoopkaarten.
- Houd materialen en diensten, waaronder nabestellingen, bij en beheer de bijbehorende financiële en personeelsdossiers.
- Voldoe aan toepasselijke vereisten voor belastinginformatie en naleving.
- Stem onder leiding van de Facilitair Manager regelmatig af met leveranciers en aannemers.
- Help leveranciers aan te maken, stel contracten op en controleer verzekeringsdocumenten.
- Beheer databases met beoordelingen van kapitaalbehoeften, inkoop, werkopdrachten, preventief onderhoud, medewerkers en faciliteiten.
- Verwerk betalingen en onkostenvergoedingen en bevestig de betaling van nutsvoorzieningen en onroerendgoedbelasting.
- Voer administratieve en secretariële werkzaamheden uit, waaronder correspondentie, rapporten, notulen, gegevensinvoer, archivering, telefonische bereikbaarheid, post, werkopdrachten en trainingsbijeenkomsten.
- Stel rapporten op en upload of verstuur ze per post naar het hoofdkantoor of leidinggevenden van de ring.
- Houd toezicht op de kantooractiviteiten, apparatuur, benodigdheden, administratieve dossiers en telefoonberichten.
- Train administratief assistenten 1 en 2 van de Facilitair Manager.
- Help de Facilitair Manager processen en beleidsregels aan te passen.
- Stel voortgangsrapportages op en controleer de maandelijkse budgetuitgaven.
- Help technici zo nodig bij het toewijzen van werkopdrachten.
Vereisten
- Ten minste drie jaar gecombineerde relevante werkervaring, voortgang in of afronding van een relevante vervolgopleiding, of een branche-erkende certificering.
- Ervaring met uiteenlopende administratieve taken of gelijkwaardige ervaring.
- Computerervaring, waaronder Windows en Microsoft-toepassingen, en het vermogen om zo nodig aanvullende software te leren gebruiken.
- Sterke communicatieve vaardigheden, waaronder professionele telefoonetiquette en effectieve zakelijke schriftelijke communicatie.
- Basiskennis van bedrijfsboekhouding, waaronder facturen, inkooporders en contracten.
- Organisatievaardigheden op het gebied van archivering, planning, tijdbeheer en prioriteiten stellen.
- Vermogen om beleefd en effectief te communiceren met priesterschapsleiders, managers, collega's en leveranciers.
- Klant- en resultaatgerichtheid, aanpassingsvermogen en flexibiliteit.
- Ervaring met het beheren van rekeningen en betalingen.
- Vermogen om resultaten te behalen en zich aan verschillende situaties en contexten aan te passen.
- Moet een endowed lid zijn van De Kerk van Jezus Christus van de Heiligen der Laatste Dagen en een geldige tempelaanbeveling hebben.
- Gewenst: een erkend universitair diploma, rechtstreeks relevante ervaring, relevante branchecertificaten, Engelse communicatievaardigheid, Power BI-vaardigheden en kennis van boekhouding en het lokale belastingstelsel.
Voordelen
- Arbeidsvoorwaarden voor kerkmedewerkers zijn beschikbaar; de vacature vermeldt hierover geen verdere details.