The Church of Jesus Christ of Latter-day Saints er en global religiøs organisasjon med ansatte i mer enn 100 land. Karrieremulighetene omfatter blant annet informasjonsteknologi, drift og forvaltning av eiendom, helsetjenester, rådgivning og andre funksjoner som støtter kirkens verdensomspennende virksomhet og misjon. Organisasjonen ansetter både fast ansatte og kontraktarbeidere, og stillingene er formet av dens fokus på å dele Jesu Kristi evangelium og tjene medlemmene og lokalsamfunnene.
Koordinator for facility services – Calgary
Koordiner innkjøp, vedlikeholdsadministrasjon, leverandørforhold og økonomiske registre for kirkens fasiliteter i Calgary. Støtt driften med rapportering, kontoradministrasjon og koordinering av arbeidsordrer.
Beskrivelse
- Utarbeid innkjøpsrekvisisjoner og bestillinger for fasilitetenes behov.
- Sammenlign fakturaer med innkjøpsordrer, og kontroller at de er korrekte, fullstendige og i samsvar med kontrollrutinene.
- Følg opp fakturerte poster og etablerte godkjenningsrutiner.
- Forbered betalingsfiler og økonomiske rapporter.
- Gå gjennom kontoutskrifter for innkjøpskort.
- Følg opp materialer og tjenester, inkludert restordrer, og vedlikehold tilhørende økonomiske filer og personalmapper.
- Oppfyll gjeldende krav til skatteinformasjon og etterlevelse.
- Koordiner regelmessig med leverandører og entreprenører etter anvisning fra eiendomssjefen.
- Bidra til å registrere leverandører, utarbeide kontrakter og kontrollere forsikringsdokumenter.
- Vedlikehold databaser for vurderinger av kapitalbehov, innkjøp, arbeidsordrer, forebyggende vedlikehold, ansatte og fasiliteter.
- Behandle betalinger og refusjoner, og bekreft betaling av forsyningstjenester og eiendomsskatt.
- Utfør administrativt arbeid og sekretæroppgaver, blant annet korrespondanse, rapporter, referater, dataregistrering, arkivering, telefonbetjening, post, arbeidsordrer og opplæringsmøter.
- Utarbeid rapporter og last dem opp eller send dem per post til hovedkontoret eller stavsledere.
- Følg opp kontordrift, utstyr, forbruksvarer, administrative filer og telefonbeskjeder.
- Gi opplæring til eiendomssjefens administrative assistenter 1 og 2.
- Hjelp eiendomssjefen med å tilpasse prosesser og retningslinjer.
- Utarbeid resultatrapporter og gjennomgå månedlige budsjettutgifter.
- Hjelp teknikere med å tildele arbeidsordrer ved behov.
Krav
- Minst tre års samlet relevant erfaring, pågående eller fullført relevant utdanning på høyere nivå eller en bransjeanerkjent sertifisering.
- Erfaring fra kontorarbeid med varierte oppgaver eller tilsvarende erfaring.
- Datakunnskaper, inkludert Windows og Microsoft-programmer, og evne til å lære mer programvare ved behov.
- Gode kommunikasjonsevner, inkludert profesjonell telefonetikette og effektiv skriftlig forretningskommunikasjon.
- Grunnleggende kunnskap om bedriftsregnskap, inkludert fakturaer, innkjøpsordrer og kontrakter.
- Gode organisatoriske evner innen arkivering, planlegging, tidsstyring og prioritering.
- Evne til å kommunisere høflig og effektivt med prestedømsledere, ledere, kolleger og leverandører.
- Kundefokus, resultatorientering, tilpasningsevne og fleksibilitet.
- Erfaring med å håndtere kontoer og betalinger.
- Evne til å oppnå resultater og tilpasse seg ulike situasjoner og sammenhenger.
- Må være et begavet medlem av Jesu Kristi Kirke av Siste Dagers Hellige med en gyldig tempelanbefaling.
- Foretrukket: anerkjent universitetsgrad, direkte relevant erfaring, relevante bransjesertifiseringer, evne til å kommunisere på engelsk, Power BI-ferdigheter og kunnskap om regnskap og det lokale skattesystemet.
Fordeler
- Ansettelsesfordeler gjennom kirken er tilgjengelige; stillingsannonsen gir ingen ytterligere detaljer.