A The Church of Jesus Christ of Latter-day Saints egy globális vallási szervezet, amely több mint 100 országban foglalkoztat munkatársakat. Karrierlehetőségei többek között az információtechnológia, a létesítménygazdálkodás, az egészségügy, a tanácsadás, valamint az egyház világszerte végzett működését és küldetését támogató egyéb területekre terjednek ki. A szervezet állandó munkatársakat és szerződéses dolgozókat egyaránt alkalmaz, munkájának középpontjában pedig Jézus Krisztus evangéliumának megosztása, valamint tagjai és a közösségek szolgálata áll.
Létesítményüzemeltetési koordinátor – Calgary
A calgaryi egyházi létesítmények beszerzéseit, karbantartási adminisztrációját, beszállítói kapcsolatait és pénzügyi nyilvántartásait koordinálja. Jelentésekkel, irodai adminisztrációval és munkamegrendelések egyeztetésével támogatja a létesítmények működését.
Leírás
- Beszerzési igényléseket és megrendeléseket készít a létesítmények szükségleteihez.
- A számlákat összeveti a beszerzési megrendelésekkel, és ellenőrzi azok pontosságát, teljességét, valamint a kontrolloknak való megfelelését.
- Nyomon követi a számlázott tételeket, és betartja a meghatározott jóváhagyási eljárásokat.
- Előkészíti a fizetési fájlok feltöltését és a pénzügyi jelentéseket.
- Ellenőrzi a beszerzési kártyák kivonatait.
- Nyomon követi az anyagokat és szolgáltatásokat, beleértve a hátralékos megrendeléseket, és vezeti a kapcsolódó pénzügyi és humánerőforrás-nyilvántartásokat.
- Teljesíti az alkalmazandó adózási tájékoztatási és megfelelőségi követelményeket.
- A létesítményvezető irányítása alatt rendszeresen egyeztet a beszállítókkal és vállalkozókkal.
- Segít a beszállítók nyilvántartásba vételében, szerződéseket készít elő, és ellenőrzi a biztosítási dokumentumokat.
- Karbantartja a tőkeigény-felméréseket, beszerzéseket, munkamegrendeléseket, megelőző karbantartást, alkalmazottakat és létesítményeket nyilvántartó adatbázisokat.
- Feldolgozza a kifizetéseket és költségtérítéseket, továbbá megerősíti a közüzemi díjak és ingatlanadók befizetését.
- Adminisztratív és titkársági feladatokat lát el, többek között levelezést, jelentések és jegyzőkönyvek készítését, adatbevitelt, irattárazást, telefonügyeletet, postakezelést, munkamegrendeléseket és képzési megbeszéléseket.
- Jelentéseket készít, majd feltölti vagy postán elküldi azokat a központnak vagy a cövek vezetőinek.
- Felügyeli az iroda működését, a berendezéseket, a kellékeket, az adminisztratív iratokat és a telefonüzeneteket.
- Betanítja a létesítményvezető 1. és 2. adminisztratív asszisztensét.
- Segíti a létesítményvezetőt a folyamatok és szabályzatok módosításában.
- Elkészíti az elvégzett feladatokról szóló jelentéseket, és áttekinti a havi költségvetési kiadásokat.
- Szükség esetén segíti a technikusokat a munkamegrendelések kiosztásában.
Követelmények
- Legalább három év összesített, kapcsolódó tapasztalat, releváns felsőfokú tanulmányok folytatása vagy releváns diploma, illetve iparágilag elismert tanúsítvány.
- Többféle feladatkört lefedő irodai ügyintézési tapasztalat vagy azzal egyenértékű tapasztalat.
- Számítógépes tapasztalat, beleértve a Windowst és a Microsoft-alkalmazásokat, valamint további szoftverek szükség szerinti elsajátításának képessége.
- Erős kommunikációs készség, beleértve a professzionális telefonos etikettet és a hatékony üzleti íráskészséget.
- Alapvető üzleti számviteli ismeretek, beleértve a számlákat, beszerzési megrendeléseket és szerződéseket.
- Szervezőkészség az irattárazás, ütemezés, időgazdálkodás és fontossági sorrend felállítása terén.
- Udvarias és hatékony kommunikáció képessége papsági vezetőkkel, vezetőkkel, munkatársakkal és beszállítókkal.
- Ügyfél- és eredményközpontú szemlélet, alkalmazkodóképesség és rugalmasság.
- Tapasztalat számlák és kifizetések kezelésében.
- Eredmények elérésének és különböző helyzetekhez, illetve körülményekhez való alkalmazkodásnak a képessége.
- Az Utolsó Napi Szentek Jézus Krisztus Egyháza felruházott tagjának kell lennie, érvényes templomi ajánlással.
- Előny: elismert egyetemi diploma, közvetlenül kapcsolódó tapasztalat, releváns iparági tanúsítványok, angol nyelvű kommunikációs készség, Power BI-ismeretek, valamint számviteli és helyi adórendszeri ismeretek.
Juttatások
- Az egyházi munkavállalói juttatások elérhetők; az álláshirdetés további részleteket nem közöl.