Die Kirche Jesu Christi der Heiligen der Letzten Tage ist eine weltweit tätige religiöse Organisation mit Beschäftigten in mehr als 100 Ländern. Ihre beruflichen Möglichkeiten umfassen Bereiche wie Informationstechnologie, Gebäudemanagement, Gesundheitswesen, Beratung und weitere Funktionen, die den weltweiten Betrieb und die Mission der Kirche unterstützen. Die Organisation beschäftigt sowohl fest angestellte Mitarbeitende als auch Vertragspersonal. Die Tätigkeiten orientieren sich an ihrem Schwerpunkt, das Evangelium Jesu Christi zu verkünden und ihren Mitgliedern sowie den Gemeinschaften zu dienen.
Koordinator für Gebäudedienstleistungen – Calgary
Koordinieren Sie Einkauf, Instandhaltungsverwaltung, Lieferantenkontakte und Finanzunterlagen für die Einrichtungen der Kirche in Calgary. Unterstützen Sie den Gebäudebetrieb durch Berichtswesen, Büroverwaltung und die Koordination von Arbeitsaufträgen.
Beschreibung
- Erstellen Sie Bedarfsanforderungen und Bestellungen für die Einrichtungen.
- Gleichen Sie Rechnungen mit Bestellungen ab und prüfen Sie sie auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Einhaltung der Kontrollvorgaben.
- Verfolgen Sie abgerechnete Posten und halten Sie die festgelegten Genehmigungsverfahren ein.
- Bereiten Sie Zahlungsläufe und Finanzberichte vor.
- Prüfen Sie Abrechnungen der Einkaufskarten.
- Verfolgen Sie Materialien und Dienstleistungen einschließlich Rückständen und führen Sie die zugehörigen Finanz- und Personalakten.
- Erfüllen Sie geltende Anforderungen an Steuerinformationen und Compliance.
- Koordinieren Sie sich regelmäßig unter der Leitung des Facility Managers mit Lieferanten und Auftragnehmern.
- Unterstützen Sie die Aufnahme von Lieferanten, bereiten Sie Verträge vor und prüfen Sie Versicherungsunterlagen.
- Pflegen Sie Datenbanken zu Kapitalbedarfsbewertungen, Einkauf, Arbeitsaufträgen, vorbeugender Instandhaltung, Mitarbeitenden und Einrichtungen.
- Bearbeiten Sie Zahlungen und Erstattungen und bestätigen Sie die Begleichung von Versorgungsrechnungen und Grundsteuern.
- Erledigen Sie Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben, darunter Korrespondenz, Berichte, Protokolle, Dateneingabe, Ablage, Telefonvertretung, Post, Arbeitsaufträge und Schulungstermine.
- Erstellen Sie Berichte und laden Sie diese hoch oder senden Sie sie per Post an die Zentrale oder Pfahlführungsverantwortliche.
- Überwachen Sie den Bürobetrieb, die Ausstattung, Büromaterialien, Verwaltungsakten und Telefonmitteilungen.
- Schulen Sie die Verwaltungsassistenten 1 und 2 des Facility Managers.
- Unterstützen Sie den Facility Manager bei der Anpassung von Prozessen und Richtlinien.
- Erstellen Sie Leistungsberichte und prüfen Sie die monatlichen Budgetausgaben.
- Unterstützen Sie Techniker bei Bedarf bei der Zuweisung von Arbeitsaufträgen.
Anforderungen
- Mindestens drei Jahre einschlägige Berufserfahrung insgesamt, Fortschritte in einem relevanten Hochschulstudium oder dessen Abschluss oder eine branchenweit anerkannte Zertifizierung.
- Erfahrung mit vielfältigen Büro- und Verwaltungsaufgaben oder gleichwertige Erfahrung.
- Computerkenntnisse, einschließlich Windows und Microsoft-Anwendungen, sowie die Fähigkeit, bei Bedarf weitere Software zu erlernen.
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, einschließlich professioneller Telefonkommunikation und sicherer Geschäftskorrespondenz.
- Grundkenntnisse der betrieblichen Buchhaltung, einschließlich Rechnungen, Bestellungen und Verträgen.
- Organisationsfähigkeit in den Bereichen Ablage, Terminplanung, Zeitmanagement und Priorisierung.
- Fähigkeit, höflich und wirksam mit Priestertumsführern, Führungskräften, Kollegen und Lieferanten zu kommunizieren.
- Kunden- und Ergebnisorientierung, Anpassungsfähigkeit und Flexibilität.
- Erfahrung in der Verwaltung von Konten und Zahlungen.
- Fähigkeit, Ergebnisse zu erzielen und sich auf unterschiedliche Situationen und Kontexte einzustellen.
- Muss ein endowed Mitglied der Kirche Jesu Christi der Heiligen der Letzten Tage mit einem gültigen Tempelschein sein.
- Von Vorteil sind ein anerkannter Hochschulabschluss, direkt einschlägige Berufserfahrung, relevante Branchenzertifizierungen, Englischkenntnisse, Power-BI-Kenntnisse sowie Kenntnisse der Buchhaltung und des örtlichen Steuersystems.
Zusatzleistungen
- Leistungen für Beschäftigte der Kirche sind verfügbar; die Stellenausschreibung enthält keine weiteren Angaben.