The Church of Jesus Christ of Latter-day Saints er en global religiøs organisation med medarbejdere i mere end 100 lande. Karrieremulighederne spænder over områder som informationsteknologi, drifts- og ejendomsadministration, sundhedspleje, rådgivning og andre funktioner, der understøtter kirkens verdensomspændende drift og mission. Organisationen ansætter både fastansatte og kontraktansatte, og stillingerne er præget af dens fokus på at udbrede Jesu Kristi evangelium og tjene sine medlemmer og lokalsamfund.
Koordinator for facility services – Calgary
Koordinér indkøb, vedligeholdelsesadministration, leverandørrelationer og økonomiske registreringer for kirkens faciliteter i Calgary. Understøt driften med rapportering, kontoradministration og koordinering af arbejdsordrer.
Beskrivelse
- Udarbejd indkøbsrekvisitioner og ordrer til faciliteterne.
- Sammenhold fakturaer med indkøbsordrer, og kontrollér, at de er korrekte, fuldstændige og overholder kontrolkravene.
- Følg fakturerede poster, og følg de fastlagte godkendelsesprocedurer.
- Forbered betalingsfiler og økonomiske rapporter.
- Gennemgå kontoudtog for indkøbskort.
- Følg materialer og tjenester, herunder restordrer, og vedligehold tilhørende økonomiske og personalemæssige filer.
- Overhold gældende krav til skatteoplysninger og regelefterlevelse.
- Koordinér løbende med leverandører og entreprenører efter facility managerens anvisninger.
- Hjælp med at oprette leverandører, udarbejde kontrakter og kontrollere forsikringsdokumenter.
- Vedligehold databaser over vurderinger af kapitalbehov, indkøb, arbejdsordrer, forebyggende vedligeholdelse, medarbejdere og faciliteter.
- Behandl betalinger og refusioner, og bekræft betaling af forsyningsydelser og ejendomsskatter.
- Udfør administrativt arbejde og sekretæropgaver, herunder korrespondance, rapporter, referater, dataindtastning, arkivering, telefonpasning, post, arbejdsordrer og oplæringsmøder.
- Udarbejd rapporter, og upload eller send dem med posten til hovedkontoret eller stavsledere.
- Før tilsyn med kontordrift, udstyr, forsyninger, administrative filer og telefonbeskeder.
- Oplær facility managerens administrative assistenter 1 og 2.
- Hjælp facility manageren med at tilpasse processer og politikker.
- Udarbejd resultatrapporter, og gennemgå månedens budgetforbrug.
- Hjælp teknikere med at tildele arbejdsordrer efter behov.
Krav
- Mindst tre års samlet relevant erfaring, igangværende eller afsluttet relevant videregående uddannelse eller en brancheanerkendt certificering.
- Erfaring med kontorarbejde på tværs af forskellige opgaver eller tilsvarende erfaring.
- IT-erfaring, herunder Windows og Microsoft-programmer, samt evne til at lære yderligere software efter behov.
- Gode kommunikationsevner, herunder professionel telefonbetjening og effektiv skriftlig forretningskommunikation.
- Grundlæggende kendskab til virksomhedsregnskab, herunder fakturaer, indkøbsordrer og kontrakter.
- Gode organisatoriske evner inden for arkivering, planlægning, tidsstyring og prioritering.
- Evne til at kommunikere høfligt og effektivt med præstedømmeledere, ledere, kolleger og leverandører.
- Kundefokus, resultatorientering, tilpasningsevne og fleksibilitet.
- Erfaring med håndtering af konti og betalinger.
- Evne til at skabe resultater og tilpasse sig forskellige situationer og sammenhænge.
- Skal være et begavet medlem af Jesu Kristi Kirke af Sidste Dages Hellige med en aktuel tempelanbefaling.
- Foretrukket: en anerkendt universitetsgrad, direkte relevant erfaring, relevante branchecertificeringer, engelskkundskaber, færdigheder i Power BI samt kendskab til regnskab og det lokale skattesystem.
Fordele
- Der tilbydes ansættelsesfordele gennem kirken; opslaget indeholder ingen yderligere oplysninger.