Ventura Foods produkuje artykuły spożywcze i rozwiązania kulinarne dla różnych klientów i sektorów. Działalność firmy obejmuje produkcję, inżynierię, zapewnianie jakości, zarządzanie łańcuchem dostaw oraz badania i rozwój, a możliwości kariery wiążą się z utrzymywaniem niezawodnego działania zakładów i opracowywaniem nowych produktów.
Asystent administracyjny ds. finansów — Ventura Foods, praca zdalna w Kalifornii
Ventura Foods poszukuje asystenta administracyjnego ds. finansów do zdalnego wsparcia liderów finansowych i działalności centrali z Kalifornii. Zakres obowiązków obejmuje raportowanie, fakturowanie, organizację wydarzeń, kalendarze, podróże i administracyjną obsługę kadry kierowniczej.
Opis
- Zapewnianie codziennego wsparcia administracyjnego zespołowi kierownictwa finansowego Ventura Foods i centrali firmy
- Prowadzenie kalendarzy, organizowanie podróży, realizowanie poufnych zadań, wprowadzanie danych i przygotowywanie raportów finansowych
- Wprowadzanie danych, opracowywanie raportów, koordynowanie harmonogramów projektów i monitorowanie zadań w kluczowych projektach finansowych
- Przygotowywanie i aktualizowanie pakietów raportów finansowych śledzących i przedstawiających wyniki finansowe
- Zapewnianie wsparcia w zarządzaniu biurem liderom finansowym, zespołom centrali i innym członkom kadry kierowniczej
- Współpraca z innymi asystentami administracyjnymi przy projektach i inicjatywach międzyfunkcyjnych
- Pomoc we wdrażaniu i orientacji nowych pracowników, podstawowych potrzebach technologicznych, programach centrali oraz w razie potrzeby obsługa recepcji lub stanowiska front desk
- Planowanie i koordynowanie konferencji, wydarzeń networkingowych, spotkań zespołu, szkoleń, działań onboardingowych i wydarzeń działu
- Przygotowywanie agend, koordynowanie podróży, rezerwowanie miejsc oraz zarządzanie materiałami i sprzętem
- Obsługa zapotrzebowań zakupowych i procesów zatwierdzania w Coupa
- Przetwarzanie i monitorowanie faktur za sponsoring, koszty wysyłki i płatności dla dostawców
- Realizowanie dodatkowych projektów i obowiązków zgodnie z przydziałem
Wymagania
- Wymagane wykształcenie średnie lub GED
- Wymagane co najmniej trzy lata doświadczenia we wspieraniu kadry kierowniczej wyższego szczebla jako asystent administracyjny lub wprowadzaniu i zestawianiu danych finansowych
- Gotowość do podróży przez maksymalnie 5% czasu pracy
- Bardzo dobre umiejętności komunikacji ustnej i pisemnej
- Umiejętność dyskretnego obchodzenia się z poufnymi informacjami i sytuacjami
- Duża dbałość o szczegóły
- Proaktywne podejście i trafna ocena sytuacji
- Umiejętność wykonywania wielu zadań jednocześnie, ustalania priorytetów, przestrzegania harmonogramów i dotrzymywania terminów
- Podstawowa znajomość finansów i umiejętność zestawiania danych zgodnie z instrukcjami
- Szybkie przyswajanie wiedzy i motywacja do rozwijania nowych umiejętności
- Średniozaawansowana lub zaawansowana znajomość Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Data Tracker, Visio, Corel Draw i Adobe
- Podstawowe rozumienie finansów
- Preferowany stopień associate degree lub równoważne wykształcenie z zakresu administracji biznesowej albo pokrewnej dziedziny
- Preferowane doświadczenie w branży gastronomicznej lub produkcyjnej
Benefity
- Ubezpieczenie medyczne, refundacja leków na receptę oraz ubezpieczenie dentystyczne i okulistyczne od pierwszego dnia dla uprawnionych pracowników
- Udział w zyskach i dopłaty do planu 401(k) po spełnieniu wymagań kwalifikacyjnych
- Płatny urlop wypoczynkowy, zwolnienia chorobowe i dni świąteczne
- Wydarzenia wyrażające uznanie dla pracowników
- Programy pomocy pracownikom
- Możliwości rozwoju kariery
- Szkolenia
- Bezpieczne środowisko pracy