Troutman Pepper is een landelijk opererend Amerikaans advocatenkantoor dat cliënten bedient met meer dan 1.100 advocaten in ruim 20 steden in de Verenigde Staten. Het team adviseert start-ups, multinationale ondernemingen en andere organisaties over procesvoering, transacties en regelgeving. Het kantoor werkt voor sectoren zoals verzekeringen, financiële dienstverlening, energie, life sciences en private equity en helpt cliënten complexe juridische en zakelijke uitdagingen aan te pakken.
Factureringsspecialist bij een advocatenkantoor
Beheer facturen, conceptfacturen, tariefafspraken en vragen over facturering bij een advocatenkantoor. Ondersteun advocaten en cliënten op meerdere locaties in de Verenigde Staten.
Beschrijving
- Stel cliëntfacturen op in de vereiste formaten.
- Print, bewerk, orden en verspreid conceptfacturen en digitale factuurconcepten en definitieve facturen ter beoordeling door advocaten.
- Onderzoek vragen over facturering van advocaten, juridisch assistenten en cliënten en beantwoord deze.
- Voer facturen in het boekhoudsysteem in en werk ze bij; verstuur ze per post.
- Beheer alternatieve tariefafspraken met cliënten.
- Verwerk overdrachten van tijd en onkosten, splitsingen van tijd, overdrachten naar rekening en correcties van tijd en onkosten.
- Zorg dat de factuuradressen van cliënten juist en actueel zijn.
- Registreer uitzonderingen op de facturering en volg de status ervan tot het einde van de maand.
- Volg goedkeuringen voor afboekingen en maandelijkse factureringsuitzonderingen.
- Voer alternatieve tarieven nauwkeurig in het computersysteem in.
- Maak factureringsstatistieken in opgemaakte Excel-spreadsheets.
- Stem met advocaten af om factureringsdeadlines te halen.
- Dien facturen in elektronische en webgebaseerde factureringssystemen in, verwerk ze en volg ze op.
- Informeer de factureringsmanager over de voortgang van het werk van tijdschrijvers en los verwante problemen op.
- Beantwoord vragen van interne en externe cliënten en neem zo nodig contact met hen op.
Vereisten
- Een hbo- of universitair diploma is een pré.
- Minimaal drie jaar ervaring met facturering bij een advocatenkantoor.
- Ervaring met Aderant/CMS is nadrukkelijk gewenst.
- Goede beheersing van Microsoft Word en Excel.
- Duidelijke schriftelijke en mondelinge communicatie over factureringszaken.
- Sterke servicegerichte en sociale vaardigheden.
- In staat om onder druk uiteenlopende prioriteiten te beheren.
- In staat om in een dynamische omgeving met strakke deadlines grote aantallen digitale documenten te bewerken.
- Zelfstandig en in teamverband kunnen werken.
- Werk zelfstandig kunnen beheren in een hybride en kantooromgeving.
- In staat om toepasselijke gemeentelijke of landelijke voorschriften voor de werkplek na te leven.
- Een vergelijkbare combinatie van training, opleiding en ervaring kan aantonen dat je de essentiële taken kunt uitvoeren.
Voordelen
- Ondersteuning voor medewerkers en doorgroeimogelijkheden.
- Redelijke aanpassingen voor mensen met een beperking.
- Gelijke kansen op werk.