Troutman Pepper ist eine landesweit tätige US-amerikanische Anwaltskanzlei, die ihre Mandanten mit mehr als 1.100 Anwältinnen und Anwälten in über 20 Städten in den USA betreut. Das Team berät Start-ups, multinationale Unternehmen und andere Organisationen in den Bereichen Prozessführung, Transaktionen und regulatorische Angelegenheiten. Die Kanzlei ist in Branchen wie Versicherungen, Finanzdienstleistungen, Energie, Gesundheitswissenschaften und Private Equity tätig und unterstützt ihre Mandanten bei der Bewältigung komplexer rechtlicher und geschäftlicher Herausforderungen.
Abrechnungsspezialist/in für eine Kanzlei
Verwaltung von Rechnungen, Vorabrechnungen, Honorarvereinbarungen und Abrechnungsanfragen in einer Kanzlei. Unterstützung von Anwältinnen und Anwälten sowie Mandanten an mehreren US-Standorten.
Beschreibung
- Mandantenrechnungen in den erforderlichen Formaten erstellen.
- Vorabrechnungen sowie computerbasierte Rechnungsentwürfe und endgültige Rechnungen für die Prüfung durch Anwältinnen und Anwälte drucken, bearbeiten, ordnen und verteilen.
- Abrechnungsfragen von Anwältinnen und Anwälten, juristischen Assistenzkräften und Mandanten untersuchen und beantworten.
- Rechnungen im Buchhaltungssystem erfassen und aktualisieren sowie per Post versenden.
- Alternative Honorarvereinbarungen mit Mandanten verwalten.
- Umbuchungen von Zeiten und Auslagen, Aufteilungen von Arbeitszeiten, Umbuchungen auf Kundenkonten sowie Korrekturen von Zeiten und Auslagen bearbeiten.
- Abrechnungsadressen von Mandanten korrekt und aktuell halten.
- Abrechnungsausnahmen erfassen und ihren Status bis zum Monatsende nachverfolgen.
- Genehmigungen für Forderungsabschreibungen und monatliche Abrechnungsausnahmen nachverfolgen.
- Alternative Honorarsätze korrekt im Computersystem erfassen.
- Abrechnungsstatistiken in formatierten Excel-Tabellen erstellen.
- Mit Anwältinnen und Anwälten zusammenarbeiten, um Abrechnungsfristen einzuhalten.
- Rechnungen in elektronischen und webbasierten Abrechnungssystemen einreichen, bearbeiten und nachverfolgen.
- Die Abrechnungsleitung über den Arbeitsfortschritt der Zeiterfassenden informieren und damit verbundene Probleme lösen.
- Anfragen interner und externer Mandanten beantworten und bei Bedarf nachfassen.
Anforderungen
- Ein Hochschulabschluss ist von Vorteil.
- Mindestens drei Jahre Berufserfahrung in der Abrechnung einer Kanzlei.
- Erfahrung mit Aderant/CMS ist ausdrücklich erwünscht.
- Sicherer Umgang mit Microsoft Word und Excel.
- Klare schriftliche und mündliche Kommunikation zu Abrechnungsthemen.
- Ausgeprägte Serviceorientierung und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
- Fähigkeit, auch unter Druck konkurrierende Prioritäten zu bewältigen.
- Fähigkeit, in einem dynamischen, fristgebundenen Umfeld große Mengen computerbasierter Dokumentenbearbeitungen zu erledigen.
- Fähigkeit, selbstständig und im Team zu arbeiten.
- Fähigkeit, die Arbeit sowohl hybrid als auch im Büro selbstständig zu organisieren.
- Fähigkeit, geltende städtische oder bundesstaatliche Vorgaben für Arbeitsplätze einzuhalten.
- Eine vergleichbare Kombination aus Schulungen, Ausbildung und Berufserfahrung kann die Fähigkeit zur Erfüllung der wesentlichen Aufgaben belegen.
Zusatzleistungen
- Unterstützung für Mitarbeitende und Aufstiegsmöglichkeiten.
- Angemessene Vorkehrungen für Menschen mit Behinderungen.
- Chancengleichheit bei der Beschäftigung.