Vinfen è un’organizzazione senza scopo di lucro che offre servizi sanitari e alla persona e sostiene persone e comunità dal 1977. I suoi programmi territoriali assistono persone con problemi di salute mentale, disabilità intellettive e dello sviluppo, lesioni cerebrali, autismo e altre difficoltà legate alla salute comportamentale. In oltre 500 sedi in Massachusetts e Connecticut, Vinfen offre servizi di recupero e abilitazione, supporto alla vita indipendente, sostegno all’istruzione e all’occupazione, servizi clinici e tra pari, nonché interventi in situazioni di crisi. L’organizzazione assiste circa 14.000 persone ogni anno e riunisce équipe sanitarie, di impatto sociale e di servizi alla persona impegnate nella tutela dei diritti, nella resilienza e nell’autodeterminazione. Le sue attività a favore della comunità comprendono inoltre partnership, volontariato, eventi e raccolte fondi.
Assistente amministrativo part-time - Servizi del Clubhouse
Ruolo di supporto amministrativo part-time nei servizi Clubhouse di Vinfen per adulti con condizioni psichiatriche. Le responsabilità includono telefono, posta, registri di fatturazione, report e operazioni amministrative generali.
Descrizione
- Accogliere i membri e i visitatori del Clubhouse e indirizzarli al membro del personale o all’area di lavoro appropriati
- Rispondere e inoltrare le telefonate, assistere nella gestione dei messaggi, monitorare la segreteria telefonica e mantenere gli elenchi telefonici aziendali
- Indirizzare richieste e domande alle persone appropriate
- Utilizzare e mantenere il fax, inviare fax e distribuire quelli ricevuti nelle caselle postali
- Mantenere la macchina affrancatrice e applicare l’affrancatura corretta alla posta in uscita
- Distribuire la posta, aggiornare le caselle postali e preparare pacchi ordinari ed espressi per la spedizione
- Monitorare le forniture, inclusi buste, materiali per la spedizione e articoli di cancelleria
- Preparare i moduli per l’invio a Vinfen e per la fatturazione sotto la direzione del direttore del programma
- Elaborare la documentazione relativa all’erogazione dei servizi
- Compilare report standard secondo le indicazioni del direttore del programma
- Fornire supporto amministrativo digitando la corrispondenza e creando fogli di calcolo
- Collaborare con i membri del Clubhouse per completare le attività amministrative
- Svolgere altre mansioni correlate assegnate
Requisiti
- Diploma di scuola superiore o equivalente richiesto
- Familiarità con le applicazioni informatiche e le apparecchiature d’ufficio
- Forti capacità organizzative e comunicative
- Stile di lavoro professionale e cortese
- Preferibile formazione amministrativa
- Capacità di sollevare almeno 25 libbre utilizzando tecniche di sollevamento corrette
- Capacità di utilizzare un computer e apparecchiature d’ufficio, tra cui calcolatrice, fotocopiatrice e stampante
- Capacità di rimanere fermi per circa il 50% della giornata lavorativa, quando necessario
- Capacità di piegarsi, allungarsi, archiviare, sedersi, stare in piedi e spostarsi all’interno della struttura
- Capacità di parlare, ascoltare e comunicare con le persone assistite, il personale e i rappresentanti esterni
- Sono richieste capacità visive da vicino, da lontano, dei colori, periferiche e di profondità, oltre alla capacità di mettere a fuoco
- Non è necessario guidare
Benefit
- Opportunità di formazione
- Benefit per i dipendenti
- Opportunità di sviluppo professionale
- Sicurezza del lavoro