Wolters Kluwer
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Wolters Kluwer sviluppa informazioni professionali, software e servizi per chi lavora nei settori della sanità, del diritto, della contabilità, della fiscalità, della finanza, della revisione contabile, della gestione dei rischi, della conformità e della regolamentazione. I suoi prodotti aiutano medici, infermieri e professionisti aziendali e legali a organizzare attività complesse, prendere decisioni informate e affrontare sfide impegnative. Con attività in oltre 180 Paesi e più di 21.000 dipendenti, Wolters Kluwer riunisce competenze nei settori della sanità, dei servizi legali e della consulenza. La sua organizzazione dedicata alle carriere offre opportunità a professionisti interessati a creare strumenti e risorse informative utilizzati in questi ambiti.

Assistente amministrativo esecutivo senior, cybersecurity

Fornire supporto amministrativo esecutivo al CISO e alla leadership della sicurezza delle informazioni di Wolters Kluwer. Gestire calendari, governance, viaggi, inserimento, report, approvvigionamenti e operazioni quotidiane del team.

Descrizione

  • Gestire il complesso calendario del CISO, programmando le priorità e risolvendo i conflitti tra fusi orari
  • Organizzare riunioni e conference call, preparare gli ordini del giorno, distribuire i materiali e monitorare le attività da completare
  • Agire come principale punto di contatto e filtro del CISO
  • Redigere, rileggere e modificare e-mail, presentazioni e corrispondenza del CISO
  • Coordinare la logistica dei Consigli per la Sicurezza, dei Comitati di Governance e dei Forum della Leadership
  • Gestire i calendari di governance, i programmi delle riunioni, gli archivi documentali, gli ordini del giorno, i verbali e i registri delle decisioni
  • Organizzare eventi del team, incontri fuori sede, workshop e riunioni della leadership
  • Organizzare viaggi nazionali e internazionali e preparare e riconciliare le note spese
  • Coordinare l’inserimento e l’uscita dei dipendenti, incluse attrezzature, richieste di sistemi e accessi, configurazione della postazione di lavoro e programmazione dell’orientamento
  • Gestire i registri ClickTime e preparare report sulle ore e sulle presenze
  • Gestire le unità condivise e la documentazione interna
  • Coordinare le visite dei dirigenti, i partner esterni e le riunioni con i fornitori
  • Preparare report sull’utilizzo dei collaboratori a contratto, sull’allocazione delle risorse, sulla conformità dei fogli presenze, sulle assenze, sull’organico, sulle posizioni aperte e sullo stato delle assunzioni
  • Supportare i processi di reporting di fine mese e fine trimestre
  • Coordinare revisioni di budget, richieste di acquisto, ordini di acquisto, fatture, attività dei fornitori, rinnovi dei contratti dei collaboratori e approvazioni contrattuali
  • Gestire i registri degli abbonamenti e dei servizi legati alla sicurezza
  • Proteggere le informazioni riservate con discrezione e integrità
  • Monitorare scadenze, deliverable e attività di follow-up del CISO e del team
  • Migliorare i processi amministrativi e l’efficienza del team

Requisiti

  • Almeno sette anni di esperienza nel supporto a dirigenti, preferibilmente in ambito tecnologico, cybersecurity, rischi, audit o funzioni aziendali
  • Esperienza nel supporto a vicepresidenti, vicepresidenti senior, CISO, CIO o altri dirigenti di livello C
  • Esperienza nel coordinamento di riunioni globali tra più aree geografiche
  • Solida esperienza nella reportistica amministrativa e nel coordinamento della forza lavoro
  • Eccezionali capacità organizzative e di gestione del tempo, con meticolosa attenzione ai dettagli
  • Eccellenti capacità di comunicazione scritta e verbale
  • Discrezione dimostrata e buon giudizio nella gestione di informazioni riservate e sensibili
  • Eccellenti capacità interpersonali e di sviluppo delle relazioni
  • Stile di lavoro proattivo e affidabile
  • A proprio agio nel lavorare con dirigenti senior
  • Padronanza di Microsoft Office, inclusi Outlook, Word, Excel e PowerPoint, oltre a strumenti di collaborazione come Teams, Zoom e SharePoint
  • Familiarità con piattaforme per spese e viaggi come Concur
  • Capacità di adottare e utilizzare tecnologie emergenti, inclusi gli strumenti di IA utilizzati da Wolters Kluwer
  • Familiarità con piattaforme di approvvigionamento come Coupa
  • Capacità di anticipare le esigenze, lavorare in autonomia e mantenere calma ed efficacia sotto pressione
  • Approccio professionale, orientato al servizio e collaborativo

Benefit

  • Copertura sanitaria, dentistica e oculistica
  • Piano 401(k)
  • Conti di spesa flessibili e conti di risparmio sanitario
  • Benefit per il pendolarismo
  • Piano di assistenza per la formazione
  • Ferie e giorni di malattia
  • Congedo parentale retribuito

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