Wolters Kluwer vyvíjí profesionální informační zdroje, software a služby pro lidi působící ve zdravotnictví, právu, účetnictví, daních, financích, auditu, řízení rizik, compliance a regulovaných oborech. Její produkty pomáhají lékařům, zdravotním sestrám a odborníkům z oblasti podnikání a práva organizovat složitou práci, přijímat informovaná rozhodnutí a řešit náročné výzvy. Společnost působí ve více než 180 zemích a zaměstnává přes 21 000 lidí. Propojuje odborné znalosti ze zdravotnictví, právních služeb a oblastí souvisejících s poradenstvím. Kariérní oddělení Wolters Kluwer podporuje příležitosti pro odborníky, kteří se chtějí podílet na tvorbě nástrojů a informačních zdrojů využívaných v těchto sektorech.
Seniorní administrativní asistent vedoucího kybernetické bezpečnosti
Poskytujte administrativní podporu CISO společnosti Wolters Kluwer a vedení informační bezpečnosti. Spravujte kalendáře, řízení a dohled, cestování, nástup zaměstnanců, reporting, nákup a každodenní provoz týmu.
Popis
- Spravovat komplexní kalendář CISO, stanovovat priority a řešit konflikty v různých časových pásmech
- Organizovat schůzky a konferenční hovory, připravovat programy, distribuovat materiály a sledovat plnění úkolů
- Být hlavní kontaktní osobou a koordinátorem přístupu k CISO
- Připravovat, kontrolovat a upravovat e-maily, prezentace a korespondenci CISO
- Koordinovat logistiku bezpečnostních rad, výborů pro řízení a dohled a fór vedení
- Vést kalendáře řízení a dohledu, rozvrhy schůzek, úložiště dokumentů, programy, zápisy a evidenci rozhodnutí
- Organizovat týmové akce, mimopracovní setkání, workshopy a schůzky vedení
- Organizovat tuzemské i mezinárodní cesty a připravovat a kontrolovat výkazy výdajů
- Koordinovat nástup a odchod zaměstnanců včetně vybavení, žádostí o systémy a přístupy, přípravy pracovního místa a plánování úvodních školení
- Vést záznamy v ClickTime a připravovat výkazy pracovní doby a docházky
- Spravovat sdílené disky a interní dokumentaci
- Koordinovat návštěvy vedoucích pracovníků a schůzky s externími partnery a dodavateli
- Připravovat reporty o využití dodavatelů, alokaci zdrojů, dodržování pravidel evidence času, dovolené, počtu zaměstnanců, otevřených pozic a stavu náboru
- Podporovat procesy reportingu na konci měsíce a čtvrtletí
- Koordinovat kontroly rozpočtu, nákupní požadavky, objednávky, faktury, činnost dodavatelů, prodlužování smluv s dodavateli a schvalování smluv
- Vést evidenci předplatného a služeb souvisejících s bezpečností
- Chránit důvěrné informace s rozvahou a integritou
- Sledovat termíny, výstupy a následné kroky CISO a týmu
- Zlepšovat administrativní procesy a efektivitu týmu
Požadavky
- Nejméně sedm let zkušeností s podporou vedoucích pracovníků, nejlépe v oblasti technologií, kybernetické bezpečnosti, rizik, auditu nebo podnikových funkcí
- Zkušenosti s podporou viceprezidentů, seniorních viceprezidentů, CISO, CIO nebo jiných vedoucích pracovníků na úrovni C-suite
- Zkušenosti s koordinací globálních schůzek v několika regionech
- Rozsáhlé zkušenosti s administrativním reportingem a koordinací pracovníků
- Vynikající organizační schopnosti a schopnost řídit čas s mimořádnou pozorností k detailům
- Výborné písemné a ústní komunikační schopnosti
- Prokázaná diskrétnost a zdravý úsudek při práci s důvěrnými a citlivými informacemi
- Vynikající mezilidské a vztahové dovednosti
- Proaktivní a spolehlivý pracovní styl
- Schopnost pracovat s vrcholovými vedoucími pracovníky
- Pokročilá znalost Microsoft Office včetně Outlooku, Wordu, Excelu a PowerPointu a nástrojů pro spolupráci, jako jsou Teams, Zoom a SharePoint
- Znalost platforem pro správu výdajů a cestování, jako je Concur
- Schopnost osvojovat si a používat nové technologie včetně nástrojů AI používaných společností Wolters Kluwer
- Znalost nákupních platforem, jako je Coupa
- Schopnost předvídat potřeby, pracovat samostatně a zachovat klid a efektivitu pod tlakem
- Profesionální, servisně orientovaný a spolupracující přístup
Benefity
- Zdravotní, stomatologické a oční pojištění
- Plán 401(k)
- Flexibilní účty výdajů a zdravotní spořicí účty
- Příspěvky na dojíždění
- Program podpory při hrazení školného
- Dovolená a nemocenské volno
- Placená rodičovská dovolená