A Wolters Kluwer desenvolve informações profissionais, software e serviços para pessoas que trabalham nas áreas de saúde, direito, contabilidade, tributos, finanças, auditoria, gestão de riscos, conformidade e regulamentação. Seus produtos ajudam médicos, enfermeiros e profissionais das áreas empresarial e jurídica a organizar trabalhos complexos, tomar decisões fundamentadas e enfrentar desafios exigentes. Atuando em mais de 180 países e contando com mais de 21 mil funcionários, a Wolters Kluwer reúne experiência nos setores de saúde, serviços jurídicos e consultoria. Sua área de carreiras apoia oportunidades para profissionais interessados em desenvolver ferramentas e recursos de informação utilizados nesses setores.
Assistente Administrativo Executivo Sênior, Cibersegurança
Prestar suporte administrativo executivo ao CISO e à liderança de segurança da informação da Wolters Kluwer. Gerenciar calendários, governança, viagens, integração, relatórios, compras e as operações diárias da equipe.
Descrição
- Gerenciar o calendário complexo do CISO, programando prioridades e resolvendo conflitos entre fusos horários
- Organizar reuniões e teleconferências, preparar pautas, distribuir materiais e acompanhar as ações pendentes
- Atuar como principal ponto de contato e filtro do CISO
- Redigir, revisar e editar os e-mails, apresentações e correspondências do CISO
- Coordenar a logística dos Conselhos de Segurança, Comitês de Governança e Fóruns de Liderança
- Manter calendários de governança, agendas de reuniões, repositórios de documentos, pautas, atas e registros de decisões
- Organizar eventos da equipe, encontros externos, workshops e reuniões de liderança
- Organizar viagens nacionais e internacionais, além de preparar e reconciliar relatórios de despesas
- Coordenar a integração e o desligamento, incluindo equipamentos, solicitações de sistemas e acessos, preparação do espaço de trabalho e agendamento de orientações
- Manter os registros do ClickTime e preparar relatórios de horas e presença
- Gerenciar unidades compartilhadas e documentação interna
- Coordenar visitas de executivos, parceiros externos e reuniões com fornecedores
- Preparar relatórios sobre utilização de contratados, alocação de recursos, conformidade com folhas de ponto, licenças, quadro de funcionários, vagas abertas e status das contratações
- Apoiar os processos de relatórios de fechamento mensal e trimestral
- Coordenar revisões orçamentárias, solicitações de compra, pedidos de compra, faturas, atividades de fornecedores, renovações de contratados e aprovações de contratos
- Manter registros de assinaturas e serviços relacionados à segurança
- Proteger informações confidenciais com discrição e integridade
- Acompanhar prazos, entregas e ações de acompanhamento do CISO e da equipe
- Aprimorar processos administrativos e a eficiência da equipe
Requisitos
- Pelo menos sete anos de experiência apoiando executivos, preferencialmente em tecnologia, cibersegurança, riscos, auditoria ou funções corporativas
- Experiência apoiando vice-presidentes, vice-presidentes sênior, CISO, CIO ou outros executivos de nível C
- Experiência coordenando reuniões globais entre múltiplas regiões geográficas
- Sólida experiência em relatórios administrativos e coordenação da força de trabalho
- Excepcionais habilidades de organização e gestão do tempo, com atenção meticulosa aos detalhes
- Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal
- Discrição comprovada e bom julgamento ao lidar com informações confidenciais e sensíveis
- Excelentes habilidades interpessoais e de construção de relacionamentos
- Estilo de trabalho proativo e confiável
- Conforto para trabalhar com executivos seniores
- Proficiência no Microsoft Office, incluindo Outlook, Word, Excel e PowerPoint, além de ferramentas de colaboração como Teams, Zoom e SharePoint
- Familiaridade com plataformas de despesas e viagens, como Concur
- Capacidade de adotar e utilizar tecnologias emergentes, incluindo ferramentas de IA usadas pela Wolters Kluwer
- Familiaridade com plataformas de compras, como Coupa
- Capacidade de antecipar necessidades, trabalhar de forma independente e manter a calma e a eficácia sob pressão
- Abordagem profissional, colaborativa e orientada para o atendimento
Benefícios
- Cobertura médica, odontológica e oftalmológica
- Plano 401(k)
- Contas de gastos flexíveis e contas de poupança para saúde
- Benefícios de transporte
- Plano de assistência educacional
- Férias e licença médica
- Licença parental remunerada