Wolters Kluwer tworzy profesjonalne informacje, oprogramowanie i usługi dla osób pracujących w ochronie zdrowia, prawie, księgowości, podatkach, finansach, audycie, zarządzaniu ryzykiem, compliance i obszarach regulacyjnych. Produkty firmy pomagają lekarzom, pielęgniarkom oraz specjalistom biznesowym i prawnym organizować złożoną pracę, podejmować świadome decyzje i mierzyć się z wymagającymi wyzwaniami. Firma działa w ponad 180 krajach i zatrudnia ponad 21 000 osób, łącząc doświadczenie w ochronie zdrowia, usługach prawnych i obszarach związanych z doradztwem. Dział karier Wolters Kluwer wspiera możliwości rozwoju dla specjalistów zainteresowanych tworzeniem narzędzi i zasobów informacyjnych wykorzystywanych w tych sektorach.
Starszy asystent administracyjny dyrektora ds. cyberbezpieczeństwa
Zapewniaj wsparcie administracyjne CISO Wolters Kluwer oraz kadrze kierowniczej ds. bezpieczeństwa informacji. Zarządzaj kalendarzami, ładem korporacyjnym, podróżami, wdrażaniem pracowników, raportowaniem, zakupami i codziennym funkcjonowaniem zespołu.
Opis
- Zarządzać złożonym kalendarzem CISO, ustalać priorytety i rozwiązywać konflikty w różnych strefach czasowych
- Organizować spotkania i połączenia konferencyjne, przygotowywać agendy, dystrybuować materiały oraz monitorować realizację zadań
- Pełnić funkcję głównej osoby kontaktowej i koordynatora dostępu do CISO
- Przygotowywać, sprawdzać i redagować wiadomości e-mail, prezentacje oraz korespondencję CISO
- Koordynować logistykę rad ds. bezpieczeństwa, komitetów ds. ładu korporacyjnego i forów kierowniczych
- Prowadzić kalendarze ładu korporacyjnego, harmonogramy spotkań, repozytoria dokumentów, agendy, protokoły i rejestry decyzji
- Organizować wydarzenia zespołowe, wyjazdy integracyjne, warsztaty i spotkania kadry kierowniczej
- Organizować krajowe i międzynarodowe podróże oraz przygotowywać i uzgadniać raporty wydatków
- Koordynować wdrażanie i odejście pracowników, w tym sprzęt, wnioski o systemy i dostępy, przygotowanie stanowiska pracy oraz planowanie sesji wdrożeniowych
- Prowadzić ewidencję w ClickTime i przygotowywać raporty dotyczące czasu pracy oraz obecności
- Zarządzać współdzielonymi dyskami i dokumentacją wewnętrzną
- Koordynować wizyty kadry kierowniczej oraz spotkania z zewnętrznymi partnerami i dostawcami
- Przygotowywać raporty dotyczące wykorzystania wykonawców, alokacji zasobów, zgodności ewidencji czasu pracy, urlopów, zatrudnienia, otwartych stanowisk i statusu rekrutacji
- Wspierać procesy raportowania na koniec miesiąca i kwartału
- Koordynować przeglądy budżetu, wnioski zakupowe, zamówienia, faktury, działania dostawców, przedłużenia umów z wykonawcami i zatwierdzanie kontraktów
- Prowadzić ewidencję subskrypcji i usług związanych z bezpieczeństwem
- Chronić poufne informacje, zachowując dyskrecję i uczciwość
- Monitorować terminy, rezultaty i działania następcze CISO oraz zespołu
- Usprawniać procesy administracyjne i zwiększać efektywność zespołu
Wymagania
- Co najmniej siedem lat doświadczenia we wspieraniu kadry kierowniczej, najlepiej w obszarze technologii, cyberbezpieczeństwa, ryzyka, audytu lub funkcji korporacyjnych
- Doświadczenie we wspieraniu wiceprezesów, starszych wiceprezesów, CISO, CIO lub innych członków kadry C-suite
- Doświadczenie w koordynowaniu globalnych spotkań w wielu regionach
- Bogate doświadczenie w raportowaniu administracyjnym i koordynacji zatrudnienia
- Wyjątkowe umiejętności organizacyjne i zarządzania czasem oraz skrupulatna dbałość o szczegóły
- Doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i ustnej
- Udowodniona dyskrecja i trafna ocena sytuacji przy pracy z poufnymi i wrażliwymi informacjami
- Doskonałe umiejętności interpersonalne i budowania relacji
- Proaktywny i godny zaufania styl pracy
- Swoboda w pracy z kadrą kierowniczą wyższego szczebla
- Biegła znajomość pakietu Microsoft Office, w tym Outlook, Word, Excel i PowerPoint, oraz narzędzi do współpracy, takich jak Teams, Zoom i SharePoint
- Znajomość platform do obsługi wydatków i podróży, takich jak Concur
- Umiejętność wdrażania i wykorzystywania nowych technologii, w tym narzędzi AI używanych przez Wolters Kluwer
- Znajomość platform zakupowych, takich jak Coupa
- Umiejętność przewidywania potrzeb, samodzielnej pracy oraz zachowania spokoju i skuteczności pod presją
- Profesjonalne, zorientowane na obsługę i współpracę podejście
Benefity
- Ubezpieczenie medyczne, stomatologiczne i okulistyczne
- Plan 401(k)
- Elastyczne konta wydatków i konta oszczędnościowe na cele zdrowotne
- Świadczenia komunikacyjne
- Program pomocy w opłatach za naukę
- Płatny urlop wypoczynkowy i chorobowy
- Płatny urlop rodzicielski