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Sponsor für H1B-VisumBeratungGesundheitswesenRecht
Wolters Kluwer entwickelt Fachinformationen, Software und Dienstleistungen für Menschen, die im Gesundheitswesen, im Rechtswesen, in der Buchhaltung, im Steuerwesen, im Finanzwesen, in der Wirtschaftsprüfung, im Risikomanagement, im Compliance-Bereich und in regulatorischen Fachgebieten tätig sind. Die Produkte helfen Ärztinnen und Ärzten, Pflegekräften sowie Fachleuten aus Wirtschaft und Recht dabei, komplexe Arbeitsabläufe zu organisieren, fundierte Entscheidungen zu treffen und anspruchsvolle Herausforderungen zu bewältigen. Wolters Kluwer ist in mehr als 180 Ländern tätig und beschäftigt über 21.000 Mitarbeitende. Das Unternehmen vereint Fachwissen aus den Bereichen Gesundheitswesen, Rechtsdienstleistungen und beratungsnahen Tätigkeitsfeldern. Der Karrierebereich unterstützt berufliche Perspektiven für Menschen, die an der Entwicklung von Werkzeugen und Informationsressourcen für diese Branchen interessiert sind.
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Stellen im Unternehmen

Senior Executive Assistant für Cybersicherheit

Unterstützen Sie den CISO und die Leitung der Informationssicherheit von Wolters Kluwer bei administrativen Aufgaben auf Führungsebene. Sie verwalten Kalender, Governance, Reisen, Onboarding, Reporting, Beschaffung und den täglichen Teambetrieb.

USVereinigte StaatenFLFloridaMDMarylandMAMassachusettsNJNew JerseyNYNew YorkPAPennsylvaniaVAVirginia
41.100 $ – 68.900 $ / Jahr
HybridVollzeitSeniorLeadErforderliche Sprache: EnglischVerwaltungsassistent
Cybersicherheit

Beschreibung

  • Verwalten Sie den komplexen Kalender des CISO, indem Sie Prioritäten terminieren und Konflikte über verschiedene Zeitzonen hinweg lösen
  • Organisieren Sie Besprechungen und Telefonkonferenzen, erstellen Sie Agenden, verteilen Sie Unterlagen und verfolgen Sie Aktionspunkte
  • Agieren Sie als wichtigste Ansprechperson und Gatekeeper des CISO
  • Verfassen, lektorieren und bearbeiten Sie E-Mails, Präsentationen und Korrespondenz des CISO
  • Koordinieren Sie die Logistik für Security Councils, Governance-Komitees und Leadership-Foren
  • Pflegen Sie Governance-Kalender, Besprechungspläne, Dokumentenablagen, Agenden, Protokolle und Entscheidungsaufzeichnungen
  • Organisieren Sie Teamveranstaltungen, Offsites, Workshops und Führungskräftemeetings
  • Organisieren Sie nationale und internationale Reisen und erstellen sowie gleichen Sie Spesenabrechnungen ab
  • Koordinieren Sie Onboarding und Offboarding, einschließlich Ausrüstung, System- und Zugriffsanfragen, Arbeitsplatzvorbereitung und Terminierung von Einführungsterminen
  • Pflegen Sie ClickTime-Datensätze und erstellen Sie Berichte zu Arbeitszeit und Anwesenheit
  • Verwalten Sie gemeinsam genutzte Laufwerke und die interne Dokumentation
  • Koordinieren Sie Besuche von Führungskräften, Meetings mit externen Partnern und Lieferantenterminen
  • Erstellen Sie Berichte zu Auftragnehmerauslastung, Ressourcenverteilung, Einhaltung der Zeiterfassung, Abwesenheiten, Personalbestand, offenen Stellen und Einstellungsstatus
  • Unterstützen Sie Monats- und Quartalsabschlussberichte
  • Koordinieren Sie Budgetprüfungen, Beschaffungsanfragen, Bestellungen, Rechnungen, Lieferantenaktivitäten, Verlängerungen von Auftragnehmerverträgen und Vertragsgenehmigungen
  • Pflegen Sie Aufzeichnungen zu sicherheitsbezogenen Abonnements und Dienstleistungen
  • Schützen Sie vertrauliche Informationen mit Diskretion und Integrität
  • Verfolgen Sie Fristen, Liefergegenstände und Nachfassaktionen des CISO und des Teams
  • Verbessern Sie administrative Prozesse und die Teameffizienz

Anforderungen

  • Mindestens sieben Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften, vorzugsweise in den Bereichen Technologie, Cybersicherheit, Risiko, Audit oder Unternehmensfunktionen
  • Erfahrung in der Unterstützung von VP-, SVP-, CISO-, CIO- oder anderen Führungskräften auf C-Level
  • Erfahrung in der Koordination globaler Meetings über mehrere Regionen hinweg
  • Umfangreiche Erfahrung im administrativen Reporting und in der Personal- und Einsatzkoordination
  • Hervorragende Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten sowie akribische Aufmerksamkeit für Details
  • Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
  • Nachgewiesene Diskretion und gutes Urteilsvermögen im Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen
  • Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten und ausgeprägte Kompetenz im Beziehungsaufbau
  • Proaktive und zuverlässige Arbeitsweise
  • Sicherer Umgang mit leitenden Führungskräften
  • Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, einschließlich Outlook, Word, Excel und PowerPoint, sowie in Kollaborationstools wie Teams, Zoom und SharePoint
  • Vertrautheit mit Spesen- und Reiseplattformen wie Concur
  • Bereitschaft und Fähigkeit, neue Technologien zu übernehmen und einzusetzen, einschließlich der von Wolters Kluwer verwendeten KI-Tools
  • Vertrautheit mit Beschaffungsplattformen wie Coupa
  • Fähigkeit, Bedürfnisse vorauszusehen, selbstständig zu arbeiten und auch unter Druck ruhig und wirksam zu bleiben
  • Professionelle, serviceorientierte und kooperative Arbeitsweise

Zusatzleistungen

  • Kranken-, Zahn- und Sehkraftversicherung
  • 401(k)-Plan
  • Flexible Ausgabenkonten und Gesundheitssparkonten
  • Pendlerleistungen
  • Programm zur Unterstützung von Studiengebühren
  • Urlaubs- und Krankheitszeiten
  • Bezahlter Elternurlaub

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