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Wolters Kluwer développe des informations professionnelles, des logiciels et des services destinés aux personnes travaillant dans les domaines de la santé, du droit, de la comptabilité, de la fiscalité, de la finance, de l’audit, de la gestion des risques, de la conformité et de la réglementation. Ses produits aident les médecins, les infirmiers ainsi que les professionnels des secteurs commercial et juridique à organiser des travaux complexes, à prendre des décisions éclairées et à relever des défis exigeants. Présente dans plus de 180 pays et forte de plus de 21 000 employés, Wolters Kluwer réunit une expertise dans les domaines de la santé, des services juridiques et du conseil. Son organisation dédiée aux carrières propose des opportunités aux professionnels souhaitant créer des outils et des ressources d’information utilisés dans ces secteurs.
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Offres de l’entreprise

Assistant administratif exécutif senior, cybersécurité

Fournir un soutien administratif exécutif au CISO et à la direction de la sécurité de l’information de Wolters Kluwer. Gérer les calendriers, la gouvernance, les déplacements, l’intégration, les rapports, les achats et les opérations quotidiennes de l’équipe.

USÉtats-UnisFLFlorideMDMarylandMAMassachusettsNJNew JerseyNYNew YorkPAPennsylvanieVAVirginie
41 100 $ – 68 900 $ / an
HybrideTemps pleinSeniorLeadLangue Requise : anglaisAssistant administratif
Cybersécurité

Description

  • Gérer le calendrier complexe du CISO en planifiant les priorités et en résolvant les conflits entre fuseaux horaires
  • Organiser les réunions et les conférences téléphoniques, préparer les ordres du jour, distribuer les documents et suivre les actions à mener
  • Être le principal point de contact et filtre du CISO
  • Rédiger, relire et modifier les e-mails, présentations et courriers du CISO
  • Coordonner la logistique des conseils de sécurité, des comités de gouvernance et des forums de direction
  • Tenir à jour les calendriers de gouvernance, les plannings de réunions, les référentiels documentaires, les ordres du jour, les procès-verbaux et les registres de décisions
  • Organiser les événements d’équipe, les réunions hors site, les ateliers et les réunions de direction
  • Organiser les déplacements nationaux et internationaux, et préparer et rapprocher les notes de frais
  • Coordonner l’intégration et le départ des collaborateurs, notamment les équipements, les demandes de systèmes et d’accès, l’installation du poste de travail et la planification des séances d’accueil
  • Tenir à jour les données ClickTime et préparer les rapports de temps et de présence
  • Gérer les lecteurs partagés et la documentation interne
  • Coordonner les visites de dirigeants, les partenaires externes et les réunions avec les fournisseurs
  • Préparer des rapports sur l’utilisation des contractuels, l’allocation des ressources, la conformité des feuilles de temps, les congés, les effectifs, les postes ouverts et l’état des recrutements
  • Soutenir les processus de reporting de fin de mois et de fin de trimestre
  • Coordonner les revues budgétaires, les demandes d’achat, les bons de commande, les factures, les activités des fournisseurs, les renouvellements de contrats de prestataires et les validations contractuelles
  • Tenir à jour les registres des abonnements et services liés à la sécurité
  • Protéger les informations confidentielles avec discrétion et intégrité
  • Suivre les échéances, les livrables et les relances du CISO et de l’équipe
  • Améliorer les processus administratifs et l’efficacité de l’équipe

Exigences

  • Au moins sept ans d’expérience dans le soutien aux dirigeants, de préférence dans la technologie, la cybersécurité, la gestion des risques, l’audit ou les fonctions corporate
  • Expérience auprès de vice-présidents, vice-présidents senior, CISO, CIO ou autres dirigeants de niveau C
  • Expérience de la coordination de réunions internationales entre plusieurs zones géographiques
  • Solide expérience en reporting administratif et en coordination des effectifs
  • Excellentes capacités d’organisation et de gestion du temps, avec une attention méticuleuse aux détails
  • Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale
  • Discrétion avérée et bon jugement dans le traitement d’informations confidentielles et sensibles
  • Excellentes aptitudes relationnelles et de développement de relations
  • Style de travail proactif et fiable
  • Aisance dans le travail avec des dirigeants senior
  • Maîtrise de Microsoft Office, notamment Outlook, Word, Excel et PowerPoint, ainsi que d’outils collaboratifs tels que Teams, Zoom et SharePoint
  • Connaissance de plateformes de gestion des frais et des déplacements telles que Concur
  • Capacité à adopter et utiliser les technologies émergentes, notamment les outils d’IA utilisés par Wolters Kluwer
  • Connaissance de plateformes d’achats telles que Coupa
  • Capacité à anticiper les besoins, à travailler de manière autonome et à rester calme et efficace sous pression
  • Approche professionnelle, collaborative et orientée service

Avantages

  • Couverture médicale, dentaire et optique
  • Plan 401(k)
  • Comptes de dépenses flexibles et comptes d’épargne santé
  • Avantages liés aux trajets domicile-travail
  • Plan d’aide aux frais de scolarité
  • Congés et jours de maladie
  • Congé parental rémunéré

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