Wolters Kluwer розробляє професійні інформаційні ресурси, програмне забезпечення та сервіси для фахівців, які працюють у сферах охорони здоров’я, права, бухгалтерського обліку, оподаткування, фінансів, аудиту, управління ризиками, комплаєнсу та регулювання. Продукти компанії допомагають лікарям, медсестрам, фахівцям із бізнесу та права організовувати складну роботу, ухвалювати обґрунтовані рішення й долати серйозні виклики. Компанія працює більш ніж у 180 країнах і об’єднує понад 21 000 співробітників, поєднуючи експертизу у сфері охорони здоров’я, юридичних послуг і консалтингу. Кар’єрний напрям Wolters Kluwer підтримує можливості для фахівців, зацікавлених у створенні інструментів та інформаційних ресурсів, які використовуються в цих сферах.
Старший адміністративний асистент керівника з питань кібербезпеки
Надавайте адміністративну підтримку CISO Wolters Kluwer та керівництву з інформаційної безпеки. Керуйте календарями, питаннями корпоративного управління, відрядженнями, адаптацією працівників, звітністю, закупівлями та щоденною роботою команди.
Опис
- Керувати складним календарем CISO, визначати пріоритети та вирішувати конфлікти в різних часових поясах
- Організовувати зустрічі й конференц-зв’язок, готувати порядки денні, поширювати матеріали та відстежувати виконання завдань
- Бути основною контактною особою та координатором доступу до CISO
- Готувати, вичитувати й редагувати електронні листи, презентації та кореспонденцію CISO
- Координувати логістику рад із безпеки, комітетів із корпоративного управління та форумів керівництва
- Вести календарі корпоративного управління, розклади зустрічей, сховища документів, порядки денні, протоколи та реєстри рішень
- Організовувати командні заходи, виїзні зустрічі, семінари та зустрічі керівництва
- Організовувати внутрішні й міжнародні відрядження, готувати та звіряти звіти про витрати
- Координувати адаптацію та звільнення працівників, зокрема забезпечення обладнанням, запити на системи й доступи, облаштування робочого місця та планування ознайомчих заходів
- Вести записи в ClickTime і готувати звіти про робочий час та відвідуваність
- Керувати спільними дисками та внутрішньою документацією
- Координувати візити керівників, зустрічі із зовнішніми партнерами та постачальниками
- Готувати звіти про використання підрядників, розподіл ресурсів, дотримання вимог до табелів, відпустки, чисельність персоналу, відкриті вакансії та статус найму
- Підтримувати процеси звітності наприкінці місяця та кварталу
- Координувати перевірки бюджету, заявки на закупівлі, замовлення на закупівлю, рахунки, роботу з постачальниками, продовження договорів із підрядниками та погодження контрактів
- Вести облік підписок і послуг, пов’язаних із безпекою
- Захищати конфіденційну інформацію, діючи розсудливо та доброчесно
- Відстежувати дедлайни, результати роботи та подальші дії CISO і команди
- Удосконалювати адміністративні процеси та підвищувати ефективність команди
Вимоги
- Щонайменше сім років досвіду підтримки керівників, бажано у сфері технологій, кібербезпеки, ризиків, аудиту або корпоративних функцій
- Досвід підтримки віцепрезидентів, старших віцепрезидентів, CISO, CIO або інших керівників рівня C-suite
- Досвід координації глобальних зустрічей у кількох регіонах
- Ґрунтовний досвід адміністративної звітності та координації персоналу
- Виняткові організаторські навички й уміння керувати часом, прискіплива увага до деталей
- Відмінні навички письмової та усної комунікації
- Підтверджені розсудливість і виваженість під час роботи з конфіденційною та чутливою інформацією
- Відмінні навички міжособистісного спілкування та побудови взаємин
- Проактивний і надійний стиль роботи
- Готовність працювати з керівниками найвищого рівня
- Впевнене володіння Microsoft Office, зокрема Outlook, Word, Excel і PowerPoint, а також інструментами спільної роботи, такими як Teams, Zoom і SharePoint
- Знайомство з платформами обліку витрат і організації відряджень, такими як Concur
- Здатність опановувати й використовувати нові технології, зокрема інструменти ШІ, які застосовує Wolters Kluwer
- Знайомство з платформами закупівель, такими як Coupa
- Уміння передбачати потреби, працювати самостійно та зберігати спокій і ефективність під тиском
- Професійний, орієнтований на сервіс і командну співпрацю підхід
Переваги
- Медичне, стоматологічне страхування та страхування зору
- План 401(k)
- Гнучкі рахунки витрат і ощадні рахунки на медичні потреби
- Пільги на проїзд
- Програма допомоги в оплаті навчання
- Оплачувана відпустка та лікарняні
- Оплачувана відпустка у зв’язку з народженням дитини