Wolters Kluwer mengembangkan informasi profesional, perangkat lunak, dan layanan untuk orang-orang yang bekerja di bidang kesehatan, hukum, akuntansi, pajak, keuangan, audit, risiko, kepatuhan, dan regulasi. Produk-produknya membantu dokter, perawat, serta profesional di bidang bisnis dan hukum mengatur pekerjaan yang kompleks, mengambil keputusan berdasarkan informasi, dan menghadapi tantangan yang berat. Beroperasi di lebih dari 180 negara dengan lebih dari 21.000 karyawan, Wolters Kluwer memadukan keahlian di bidang kesehatan, layanan hukum, dan domain yang terkait dengan konsultasi. Organisasi kariernya mendukung peluang bagi para profesional yang tertarik membangun perangkat dan sumber informasi yang digunakan di berbagai sektor tersebut.
Asisten Administratif Eksekutif Senior, Keamanan Siber
Memberikan dukungan administratif eksekutif kepada CISO Wolters Kluwer dan pimpinan keamanan informasi. Mengelola kalender, tata kelola, perjalanan, orientasi, pelaporan, pengadaan, dan operasional tim sehari-hari.
Deskripsi
- Mengelola kalender kompleks CISO dengan menjadwalkan prioritas dan menyelesaikan konflik lintas zona waktu
- Mengatur rapat dan konferensi, menyiapkan agenda, membagikan materi, serta memantau tindak lanjut
- Bertindak sebagai kontak utama dan penjaga akses bagi CISO
- Menyusun, mengoreksi, dan menyunting email, presentasi, serta korespondensi CISO
- Mengoordinasikan logistik Dewan Keamanan, Komite Tata Kelola, dan Forum Pimpinan
- Memelihara kalender tata kelola, jadwal rapat, repositori dokumen, agenda, notulen, dan catatan keputusan
- Mengorganisasi acara tim, kegiatan di luar kantor, lokakarya, dan rapat pimpinan
- Mengatur perjalanan domestik dan internasional serta menyiapkan dan merekonsiliasi laporan pengeluaran
- Mengoordinasikan proses orientasi dan pelepasan karyawan, termasuk peralatan, permintaan sistem dan akses, penyiapan ruang kerja, serta penjadwalan orientasi
- Memelihara catatan ClickTime dan menyiapkan laporan waktu kerja serta kehadiran
- Mengelola drive bersama dan dokumentasi internal
- Mengoordinasikan kunjungan eksekutif, mitra eksternal, dan rapat dengan vendor
- Menyiapkan laporan mengenai pemanfaatan kontraktor, alokasi sumber daya, kepatuhan lembar waktu, cuti, jumlah karyawan, posisi yang terbuka, dan status perekrutan
- Mendukung proses pelaporan akhir bulan dan akhir kuartal
- Mengoordinasikan peninjauan anggaran, permintaan pembelian, pesanan pembelian, faktur, kegiatan vendor, perpanjangan kontraktor, dan persetujuan kontrak
- Memelihara catatan langganan dan layanan terkait keamanan
- Melindungi informasi rahasia dengan kebijaksanaan dan integritas
- Memantau tenggat waktu, hasil kerja, dan tindak lanjut CISO serta tim
- Meningkatkan proses administratif dan efisiensi tim
Persyaratan
- Setidaknya tujuh tahun pengalaman mendukung eksekutif, idealnya dalam bidang teknologi, keamanan siber, risiko, audit, atau fungsi korporat
- Pengalaman mendukung VP, SVP, CISO, CIO, atau eksekutif tingkat C lainnya
- Pengalaman mengoordinasikan rapat global di berbagai wilayah geografis
- Latar belakang yang kuat dalam pelaporan administratif dan koordinasi tenaga kerja
- Kemampuan organisasi dan manajemen waktu yang luar biasa dengan perhatian sangat teliti terhadap detail
- Keterampilan komunikasi tertulis dan lisan yang sangat baik
- Kemampuan yang terbukti dalam menjaga kerahasiaan dan menggunakan penilaian yang baik terhadap informasi rahasia dan sensitif
- Keterampilan interpersonal dan membangun hubungan yang sangat baik
- Gaya kerja yang proaktif dan dapat diandalkan
- Nyaman bekerja dengan eksekutif senior
- Menguasai Microsoft Office, termasuk Outlook, Word, Excel, dan PowerPoint, serta alat kolaborasi seperti Teams, Zoom, dan SharePoint
- Familiar dengan platform pengeluaran dan perjalanan seperti Concur
- Mampu mengadopsi dan menggunakan teknologi baru, termasuk alat AI yang digunakan Wolters Kluwer
- Familiar dengan platform pengadaan seperti Coupa
- Mampu mengantisipasi kebutuhan, bekerja mandiri, dan tetap tenang serta efektif di bawah tekanan
- Pendekatan yang profesional, berorientasi pada layanan, dan kolaboratif
Tunjangan
- Perlindungan kesehatan, gigi, dan penglihatan
- Program 401(k)
- Rekening pengeluaran fleksibel dan rekening tabungan kesehatan
- Tunjangan transportasi
- Program bantuan biaya pendidikan
- Cuti dan waktu sakit
- Cuti orang tua berbayar