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Winning Assistants LLC
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51 – 200 Mitarbeitende
BeratungLogistikMarketing
Winning Assistants LLC ist ein Personalvermittlungs- und Recruiting-Unternehmen, das Ärzte, Angehörige der Gesundheitsberufe und Geschäftsinhaber mit qualifizierten virtuellen Assistenzkräften aus einem globalen Talentpool zusammenbringt. Die HIPAA-konformen Supportleistungen umfassen administrative Aufgaben, die Verwaltung medizinischer Praxen, Marketing und Kundenservice. Sie helfen Kunden dabei, ihre täglichen Abläufe zu optimieren, Kosten zu kontrollieren und mehr Zeit in das Wachstum ihres Unternehmens zu investieren.
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Stellen im Unternehmen

Zweisprachige medizinische virtuelle Empfangskraft (Spanisch/Englisch)

Unterstützen Sie eine Physiotherapiepraxis in Kalifornien mit virtuellem Empfang, die auf die Beckenbodengesundheit von Frauen spezialisiert ist. Verwalten Sie Terminplanung, Patientenaufnahme und Kommunikation auf Englisch und Spanisch.

ARArgentinienCOKolumbienMXMexikoSVEl SalvadorUSVereinigte StaatenVEVenezuela
10.400 $ – 12.480 $ / Jahr
RemoteVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischErforderliche Sprache: SpanischZweisprachig

Beschreibung

  • Planen Sie Erstuntersuchungen, Folgetermine, Absagen und verlegte Termine in Jane App.
  • Kontaktieren Sie Patientinnen und Patienten proaktiv, um Termine zu vereinbaren und genehmigte Behandlungen zu koordinieren.
  • Verwalten Sie Wartelisten und besetzen Sie frei gewordene Termine nach Absagen.
  • Fassen Sie bei Patientinnen und Patienten nach, denen noch genehmigte Behandlungstermine zustehen, die diese aber noch nicht gebucht haben.
  • Koordinieren Sie die Zeitpläne der Behandelnden und unterstützen Sie die Terminplanung, während die Praxis wächst.
  • Bearbeiten Sie täglich etwa 20 oder mehr eingehende Anrufe sowie eine große Zahl von Textnachrichten und ausgehenden Anrufen.
  • Beantworten Sie Fragen von Patientinnen und Patienten sowie verpasste Anrufe, Sprachnachrichten und Terminanfragen.
  • Informieren Sie über verfügbare Termine, Buchungsabläufe und allgemeine Praxisrichtlinien.
  • Unterstützen Sie die Terminplanung für von Versicherungen genehmigte Behandlungen, einschließlich Überweisungen durch Kaiser.
  • Nehmen Sie Kontakt auf, um eine kontinuierliche Versorgung zu unterstützen und versäumte Möglichkeiten zur Terminvereinbarung zu verringern.
  • Leiten Sie klinische Fragen oder Anliegen an medizinisches Fachpersonal weiter.
  • Versenden Sie Aufnahmeformulare, Registrierungsunterlagen und weitere erforderliche Dokumente.
  • Behalten Sie unvollständige Formulare im Blick und fassen Sie nach, damit sie zeitnah ausgefüllt werden.
  • Halten Sie Patientendaten und Verwaltungsunterlagen in Jane App korrekt und aktuell.
  • Koordinieren Sie Fragen zu Genehmigungen und Verwaltung mit der Praxisleitung und dem Abrechnungsteam.
  • Führen Sie tägliche Checklisten, Übersichten und Nachverfolgungsprotokolle.
  • Erkennen Sie fehlende Patientenangaben oder Dokumente und helfen Sie, Verzögerungen bei Terminen zu vermeiden.
  • Informieren Sie über offene Aufgaben und eskalieren Sie Themen, bei denen Unterstützung benötigt wird.

Anforderungen

  • Erfahrung als medizinische Empfangskraft, virtuelle Assistenz im Gesundheitswesen, Koordinatorin bzw. Koordinator für Patiententermine oder Fachkraft am medizinischen Empfang.
  • Praktische Erfahrung mit der Terminplanung für Patientinnen und Patienten, der Koordination von Terminen, der Aufnahme und administrativen Nachverfolgung.
  • Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Spanisch.
  • Erfahrung mit einer elektronischen Patientenakte (EHR) oder einem Praxisverwaltungssystem im Gesundheitswesen.
  • Sicherer Umgang mit einem hohen Aufkommen eingehender und ausgehender Anrufe, Textnachrichten und Sprachnachrichten.
  • Kenntnisse der HIPAA-Anforderungen, des Datenschutzes für Patientinnen und Patienten und des Umgangs mit vertraulichen medizinischen Informationen.
  • Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben eigenständig zu bewältigen.
  • Selbstsichere, klare und mitfühlende Kommunikation mit Patientinnen und Patienten.
  • Eigeninitiative, Problemlösungsfähigkeit und zuverlässige Erledigung von Aufgaben ohne ständige Aufsicht.
  • Verfügbarkeit zu den erforderlichen Arbeitszeiten nach pazifischer Zeit.
  • Möglichkeit, vor dem Onboarding ein NBI Clearance und/oder ein polizeiliches Führungszeugnis der örtlichen Polizei vorzulegen.
  • Bei Bedarf Verfügbarkeit für Videokonferenzen mit eingeschalteter Kamera.
  • Zuverlässiger Laptop oder Desktop-Computer.
  • Stabile Hochgeschwindigkeits-Internetverbindung mit mindestens 25 Mbit/s.
  • Geräuschunterdrückendes Headset.
  • Funktionierende Webcam.
  • Ruhiger, professioneller Arbeitsplatz.
  • Professionelle Sprachkenntnisse in Englisch und Spanisch.
  • Einschlägige Erfahrung in der Verwaltung im Gesundheitswesen oder am Empfang.

Zusatzleistungen

  • Eigenes HR- und Auftragnehmer-Supportteam.
  • Optionaler Zugang zu einem Premium-VPN.
  • HIPAA- und Cybersicherheitsschulungen sowie Zertifizierung werden bereitgestellt.
  • Leistungstraining für virtuelle Assistenzen der besten 1 Prozent.
  • Vom Kunden genehmigte US-Feiertage.
  • Vom Kunden genehmigte bezahlte oder unbezahlte Freistellung.
  • Zugang zu Tools und Ressourcen.
  • Optionale leistungsabhängige Prämien.
  • Optionale Zusatzleistungen für Auftragnehmende und vom Kunden genehmigte Zuschüsse.

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RemoteVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischErforderliche Sprache: SpanischZweisprachig

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