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University of Wisconsin-Madison
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BildungRegierung
Die University of Wisconsin-Madison ist eine öffentliche Forschungsuniversität in Madison, Wisconsin, und der Hauptcampus des University of Wisconsin System. Ihre akademische und wissenschaftliche Gemeinschaft umfasst die Geistes- und Sozialwissenschaften, Naturwissenschaften sowie angewandte Fachbereiche; jährlich fließen mehr als eine Milliarde US-Dollar in die Forschung. Die Universität verbindet grundständige und weiterführende Studienangebote mit gesellschaftlichem Engagement, Ressourcen auf dem Campus und Hochschulsport. Maßgeblich ist dabei die Wisconsin Idea, die den Schwerpunkt auf den Dienst an der Öffentlichkeit legt. Zudem setzt sich die Universität für Vielfalt, inklusive Exzellenz und den Austausch mit der Gesellschaft ein.
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Verwaltungsassistenz – UW-Madison Extension (hybrid)

Unterstützung bei Verwaltung und Betrieb des Positive Youth Development Institute der UW-Madison Extension. Koordination von Unterlagen, Beschaffung, Kommunikation, Kalendern und Programmaktivitäten.

USVereinigte StaatenWIWisconsin
18 $ / Stunde
HybridVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischVerwaltungsassistent

Beschreibung

  • Unterstützung der Institutsleitung, der staatlichen und regionalen Programmmanager sowie der Fachmitarbeitenden durch umfassende Verwaltungsdienste
  • Pflege der Institutswebsites, SharePoint-Ressourcen, Kalender, Verzeichnisse, Organigramme und gemeinsam genutzten Dokumente
  • Verwaltung von Aufzeichnungen, Dateien und Dokumentbibliotheken gemäß den Aufbewahrungsanforderungen der Organisation und des Bundesstaates
  • Koordination von Beschaffungen, Verträgen, Materialien, Spesenabrechnungen und damit verbundenen Verwaltungsprozessen
  • Unterstützung von Freiwilligenprogrammen, Schulungsunterlagen, Zertifizierungen und zugehöriger Dokumentation
  • Koordination administrativer und operativer Aktivitäten zur effizienten Durchführung der Programme
  • Bearbeitung der Kommunikation, einschließlich Versand, Empfang, Vervielfältigung und Verteilung von Materialien gemäß festgelegten Verfahren
  • Pflege elektronischer und physischer Unterlagen im Zusammenhang mit den Arbeitsabläufen
  • Organisation der Logistik und Beschaffung von Ressourcen für Besprechungen, Konferenzen, Reisen und Aktivitäten der Arbeitseinheit
  • Erste Ansprechperson für allgemeine organisatorische Informationen und Weiterleitung komplexer Anfragen
  • Nutzung von Technologie zur Erfassung, Analyse und Erstellung von Kommunikationsmaterialien
  • Koordination des allgemeinen Bürobetriebs und -managements, gegebenenfalls mit Betreuung studentischer Hilfskräfte
  • Gelegentliche Arbeit am Abend und am Wochenende nach Bedarf
  • Organisation des persönlichen Transports für regelmäßige Dienstreisen innerhalb des Bundesstaates

Anforderungen

  • Abitur oder gleichwertiger Abschluss
  • Nachgewiesene Erfahrung im Kundenservice bei der Unterstützung von Besuchern, Klienten oder Kunden
  • Sicherer Umgang mit Microsoft Office 365, einschließlich Outlook, Word, Excel, Teams, SharePoint und Tools zur Kalenderverwaltung
  • Ausgeprägtes Organisationstalent, einschließlich Multitasking, Priorisierung, Terminmanagement und Liebe zum Detail
  • Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
  • Fähigkeit, effektiv mit Menschen unterschiedlicher Hintergründe und Perspektiven zu arbeiten
  • Fähigkeit, unter allgemeiner Anleitung selbstständig zu arbeiten und gleichzeitig zu einem kooperativen Team beizutragen
  • Gültiger Führerschein und zuverlässige unabhängige Transportmöglichkeit für regelmäßige Dienstreisen innerhalb des Bundesstaates oder Erfüllung der Anforderungen der UW-Madison zur Genehmigung der Fahrzeugnutzung
  • Berechtigung, in den Vereinigten Staaten ohne Unterstützung durch den Arbeitgeber arbeiten zu dürfen
  • Fähigkeit, eine anfängliche Prüfung für Betreuungspersonen sowie alle zwei Jahre stattfindende Folgeprüfungen zu bestehen
  • Bevorzugt: 1–3 Jahre Erfahrung in der Büroorganisation oder Verwaltungsunterstützung in einem Büroumfeld
  • Bevorzugt: Erfahrung mit Kalenderplanung, der Koordination von Büroveranstaltungen und Besprechungen sowie der Verwaltung täglicher Büroaktivitäten
  • Bevorzugt: Erfahrung mit Zahlungsabwicklung, Bestellung von Materialien, Begleichung von Lieferantenrechnungen und Organisation von Reisen in einem komplexen Finanzumfeld

Zusatzleistungen

  • Großzügiger bezahlter Urlaub
  • Kranken-, Zahn-, Augen- und Lebensversicherung
  • Steuerbegünstigte Sparkonten
  • Teilnahme am Pensionsfonds des Wisconsin Retirement System
  • Bis zu zwei Tage Remote-Arbeit pro Woche
  • Vom Universitäts bereitgestellter Computer für genehmigte Remote-Arbeit
  • Unterstützung bei Behinderungen oder schwangerschaftsbedingte Anpassungen während des Einstellungsverfahrens

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