University of Wisconsin-Madison
University of Wisconsin-Madison
De University of Wisconsin-Madison is een openbare onderzoeksuniversiteit in Madison, Wisconsin, en de hoofdcampus van het University of Wisconsin System. De academische en onderzoekscommunity omvat de geesteswetenschappen, exacte wetenschappen en toegepaste disciplines; jaarlijks wordt meer dan één miljard dollar in onderzoek geïnvesteerd. De universiteit combineert bachelor- en masteronderwijs met maatschappelijke betrokkenheid, voorzieningen op de campus en universiteitssport. Daarbij vormt de Wisconsin Idea, met haar nadruk op dienstverlening aan de samenleving, een belangrijke leidraad. Ook staan diversiteit, inclusieve excellentie en betrokkenheid bij de bredere gemeenschap centraal.

Administratief medewerker - UW-Madison Extension (hybride)

Bied administratieve en operationele ondersteuning aan het Positive Youth Development Institute van UW-Madison Extension. Coördineer dossiers, inkoop, communicatie, agenda’s en programmaactiviteiten.

Beschrijving

  • Ondersteunen van de instituutsleiding, staats- en regionale programmamanagers en professionele medewerkers met uitgebreide administratieve diensten
  • Bijwerken van instituutswebsites, SharePoint-middelen, agenda’s, adresboeken, organogrammen en gedeelde documenten
  • Beheren van dossiers, bestanden en documentbibliotheken volgens de bewaartermijnen van de organisatie en de staat
  • Coördineren van inkoop, contracten, benodigdheden, declaraties en aanverwante administratieve processen
  • Ondersteunen van vrijwilligersprogramma’s, trainingsgegevens, certificeringen en bijbehorende documentatie
  • Coördineren van administratieve en operationele activiteiten die een efficiënte uitvoering van programma’s mogelijk maken
  • Behandelen van communicatie, waaronder het verzenden, ontvangen, kopiëren en verspreiden van materiaal volgens vastgestelde procedures
  • Bijhouden van elektronische en fysieke dossiers die verband houden met de werkzaamheden
  • Organiseren van logistiek en regelen van middelen voor vergaderingen, conferenties, reizen en activiteiten van de werkeenheid
  • Optreden als eerste aanspreekpunt door algemene organisatorische informatie te verstrekken en complexe vragen door te verwijzen
  • Technologie gebruiken om communicatiemateriaal te verzamelen, analyseren en voorbereiden
  • Coördineren van de algemene kantooractiviteiten en het kantoorbeheer, mogelijk inclusief het aansturen van student-assistenten
  • Af en toe ’s avonds en in het weekend werken wanneer dat nodig is
  • Persoonlijk vervoer regelen voor periodieke werkreizen binnen de staat

Vereisten

  • Middelbareschooldiploma of gelijkwaardig
  • Aantoonbare ervaring in klantenservice bij het helpen van bezoekers, cliënten of klanten
  • Goede beheersing van Microsoft Office 365, waaronder Outlook, Word, Excel, Teams, SharePoint en hulpmiddelen voor agendabeheer
  • Sterk organisatorisch vermogen, waaronder multitasken, prioriteiten stellen, deadlines beheren en oog voor detail
  • Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden
  • Vermogen om effectief samen te werken met mensen met uiteenlopende achtergronden en perspectieven
  • Vermogen om zelfstandig te werken onder algemene begeleiding en tegelijkertijd bij te dragen aan een samenwerkend team
  • Geldig rijbewijs en betrouwbaar zelfstandig vervoer voor periodieke reizen binnen de staat, of voldoen aan de vereisten van UW-Madison voor toestemming om een voertuig te gebruiken
  • Toestemming om in de Verenigde Staten te werken zonder sponsoring door de werkgever
  • Vermogen om een eerste controle voor zorgverleners en terugkerende controles om de twee jaar te doorstaan
  • Bij voorkeur: 1–3 jaar ervaring met administratieve of secretariële ondersteuning in een kantooromgeving
  • Bij voorkeur: ervaring met agendaplanning, het coördineren van kantoorevenementen en vergaderingen en het beheren van dagelijkse kantooractiviteiten
  • Bij voorkeur: ervaring met het verwerken van betalingen, bestellen van benodigdheden, betalen van leveranciersfacturen en regelen van reizen in een complexe financiële omgeving

Voordelen

  • Ruim betaald verlof
  • Zorg-, tand-, oog- en levensverzekering
  • Fiscaal voordelige spaarrekeningen
  • Deelname aan het pensioenfonds van het Wisconsin Retirement System
  • Maximaal twee dagen per week op afstand werken
  • Door de universiteit verstrekte computer voor goedgekeurd thuiswerken
  • Aanpassingen in verband met een beperking of zwangerschap tijdens de sollicitatieprocedure

Gerelateerde vacatures

Bloomlife Inc

Account Sales Executive (Healthcare) voor remote verkoop

Bloomlife Inc

Bouw Bloomlifes activiteiten op het gebied van monitoring op afstand van moeder en foetus uit door oplossingen voor patiëntmonitoring op afstand te verkopen aan verloskundige en gynaecologische praktijken en zorgsystemen. Beheer het volledige verkooptraject: van prospectie en klinische presentaties tot contractonderhandelingen en overdracht voor implementatie.

Openen
Illumina

Clinical Sales Specialist Genomica – Thailand, Indonesië en Vietnam

Illumina

Ondersteun de verkoop van klinische genomica van Illumina in Thailand, Indonesië en Vietnam en adviseer klanten over toepassingen, werkprocessen en producten. De functie omvat reproductieve en genetische gezondheid, oncologie, klantontwikkeling en regionale marktgroei.

Openen
Trane Technologies

Senior Executive Assistant voor Digital Leadership

Trane Technologies

Ondersteun het digitale leiderschapsteam van Trane Technologies bij het coördineren van agenda’s, reizen, vergaderingen, communicatie en inkoop. De functie ondersteunt leidinggevenden in de Verenigde Staten en vereist aanwezigheid op kantoor in White Bear Lake, Minnesota, van maandag tot en met donderdag.

Openen